食品業界のバックオフィス業務を経費精算システムで効率化
更新日：2024年2月13日
食品業界の経理業務で悩みがちなポイント
①経費処理を効率化したい
見積や請求書など、取引先とのやり取りを紙ベースで行うことが多いため、食品業界では経費処理も煩雑になりがちです。月末近くになると、大量の請求書発送に追われている経理担当者も多いのではないでしょうか。このような煩雑な経費処理を効率化したいと考えている食品業界の方は多いです。
②経費申請フローを効率化したい
経理担当者が行う経費処理だけでなく、経費申請フローにも紙ベースでの習慣が残っています。たとえば、営業担当が営業車のガソリンや出張の交通費を精算する際に、紙の申請書類に領収書を貼り付けしている会社も多いでしょう。紙ベースでの申請は申請する方も承認する方も手間なため、経費申請フローの効率化を望んでいる方は多いです。
③立替経費を減らしたい
立替経費が多いことも、事務が煩雑になる要因の一つです。特に営業担当であれば交通費や手土産代など経費を使うことも多く、その都度立替払いをしている方も多いでしょう。
経費精算システムを導入して経理業務を効率化した事例
経費処理業務の改善例
世界トップクラスのシェアを誇るシリアルブランド「ケロッグ」を国内で販売している日本ケロッグ合同会社様は、かねて経費処理の非効率を課題として認識していました。紙ベースでの申請では時間がかかり、社員もストレスを感じながらも粛々と行っている状態です。同社は「マネーフォワード クラウド経費」を導入し、経費の効率化に成功しています。経費の管理工数を15％も削減でき、社員の負担も軽減しています。
経費申請フローを効率化した事例
埼玉県で28店舗を展開するダイハツの正規ディーラー、埼玉ダイハツ販売株式会社様では非効率な経費申請フローを改善するため「マネーフォワード クラウド経費」を導入しました。経費精算の完全ペーパーレス化により作業効率のアップだけでなく、書類紛失リスクも軽減することに成功しています。
経費処理をペーパーレス化した事例
整形外科をはじめ4つのクリニックと介護老人保険施設を運営している医療法人社団紺整会様では、アナログの経費精算を見直すため「マネーフォワード クラウド経費」を導入しました。経費処理のペーパーレス化だけでなく、「マネーフォワード ビジネスカード」も発行し、外部企業への支払をカードで行うことでさらなる効率化に成功しています。
クラウド経費精算でできること
データ連携によって入力を効率化
経費精算システムでは、連携したクレジットカードや電子マネーの明細からそのまま経費登録ができます。書類の記入や、手入力で打ち込む手間がないだけではなく、入力ミスも防げます。システムによっては科目も自動で分類してくれるため効率化を図れることに加えて、不正防止の効果もあるでしょう。
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
経費申請システムではスマホアプリやWeb上で、申請から承認まで完結できます。スマホで申請ができれば、外出先などのスキマ時間を活用して経費申請が可能です。また、上司が不在でなかなか承認が貰えない事態も防げるでしょう。紙ベースでの申請書類が不要になるため、保管場所も取りません。過去のデータもすぐに見返せるため、大幅な効率化が期待できます。
法人カードとの連携で立替精算をなくす
経費精算システムと法人カードを連携させることで、立替精算をなくす効果もあります。法人カードと連携させれば経費処理も楽になるため、従業員の生産性向上にもなるでしょう。
経理業務の改善に役立つお役立ち資料
伝票処理が膨大になりがちな食品業界の経理業務
食品業界では、製品の原料はもちろん、仕入先が多岐にわたることが多いです。たとえば、小麦粉を使うパン製造業者であれば、小麦の供給元は国内外に数多く存在します。さらにパンの種類によっては、チーズや果物、ナッツなどのトッピング用の原料も欠かせません。これらの原料はそれぞれ異なる供給元から仕入れることが多いため、伝票処理が複雑になりがちです。
仕入先が多いということは、その分仕入などにかかわる伝票が多くなってしまいます。
また、食品業界では紙の文化が残っている面もあります業界の慣習として紙ベースでの処理が多く、請求書だけでなく見積書や納品書など多くの書類が発生しがちです。
また紙ベースの書類が多い場合、社内の承認フローも煩雑になります。担当者が作成した見積を、上司が承認する際、紙ベースだと上司が社内にいなければ承認できません。このように食品業界は慣習として紙ベースの処理が多く、バックオフィスが忙しくなりがちです。