薬品業界の経理業務を経費精算システムで効率化
会計ソフトなどとの連携も可能
更新日：2024年2月13日
薬品業界の経理業務で悩みがちなポイント
①経費処理を効率化したい
製薬会社や医薬品卸売会社では、MRやMSが営業をする際に経費を使う場面も多くあります。一方で、書類の記入や内容の確認などの負担から、申請が後回しになるケースもあるでしょう。本社とは別の支店や店舗の場合は、紙の申請書を記入した上でさらに本社に送付しなければなりません。本社の経理担当者も確認や承認の作業を行う必要があり、申請が完了するまでの時間や手間がかかります。
このように、紙を使う経費申請では申請者・経理の担当者ともに処理が非効率になりがちです。
②経費申請フローを効率化したい
経費申請の作業そのものだけでなく、経費申請から承認までの流れが非効率である場合も多くあります。紙で経費を申請する場合は、まず従業員が手書きで記入し、提出や送付を行うのが一般的です。紙を物理的に移動させなければならず、提出や送付に時間がかかります。
さらに、担当者が申請内容を確認する必要もあります。不備がある場合は、書類が差し戻されることもあるでしょう。担当者の承認が下りても、上司が不在で承認が完了しないことも多いです。
③バックオフィス業務を一気通貫で管理したい
会計ソフトや給与計算、経費精算などが別々のシステムやファイルで行われている場合は、それぞれのシステムにその都度入力しなければなりません。煩雑になりがちなバックオフィス業務全体を見直し、一気通貫で管理したいという会社も多くあるでしょう。
システムを連携することで一度入力したデータを複数のシステムで共有できるため、入力にかかる手間や時間を削減できます。さらに、ミスの防止や業務の非属人化も期待できます。
経費精算システムで薬品業界の経理業務を効率化した事例
アナログな業務フローを改善し、月末締め作業を大幅に効率化
ジェネリック医薬品の製造や調剤薬局の展開など、幅広い業務をおこなう協和メディカル株式会社さまは、「マネーフォワード クラウド経費」を導入されました。
従来、バックオフィス業務をアナログな別々の仕組みで行っていました。しかし、ベテラン従業員の退職をきっかけにシステムを導入したことで大幅な業務効率化を実現でき、新たな取り組みや経営改革に力を入れています。
クラウド経費精算で効率化できるポイント
データ連携によって入力を効率化
経費精算システムとクレジットカードや電子マネーを連携させることで、申請者は取り込んだ明細から経費の申請ができます。自動的に取り込めるだけでなく勘定科目も分類されてより手軽に申請でき、入力ミスも発生しにくくなります。
手入力だと「経路や料金を調べて、紙に記入して……」と一つひとつの作業に時間がかかりがちです。しかし、調べる作業も入力作業も削減できるため、忙しい中でも効率的に経費申請ができます。
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
経費申請システムを利用すれば、スマホアプリやWebからいつでもどこでも経費の申請や承認が可能です。申請者は出張や外回り営業の帰りにも操作できるため、申請の先延ばしも防止できます。「上長が不在で承認を受けられない」という事態も少なくなるでしょう。
店舗から支店へ申請書類を送付することなく、オンラインで経費精算が完結するため、申請から承認までの時間も大幅に短縮できます。書類に印鑑を押すために出社する必要もなくなるため、テレワークにも対応可能です。
会計システムと連携
経費精算システムは、会計システムと連携することでより便利に使えます。経費精算システムからデータを取り込むことで仕訳の漏れを防止し、正確な仕訳を行えるでしょう。さらに、従業員が立て替えた金額を振込APIや振込データの出力によって簡単に払い戻せます。
経費精算と会計処理で別々のシステムを使っていても、連携しやすい経費精算システムを導入することで、一つのシステムを使っているようにスムーズな連携が可能です。
経理業務の改善に役立つお役立ち資料
伝票処理が膨大になりがちな薬品業界
さまざまな事業形態のある薬品業界では取引の量や取引先が多く、伝票や書類も膨大になりがちです。
主に企業間で取引を行う製薬会社や卸売会社では、MRやMSが営業を行う中で経費を使うことも多いものです。一方で医療関連施設や薬局・ドラッグストアでは、企業に加えて一般の顧客とのやり取りも多くあります。オンライン資格確認システムや電子処方箋など、薬品・医療業界の電子化が進んではいますが、紙の書類を使う会社や事業主も今なお多いのが現状です。
多くの書類を扱う薬品業界では、バックオフィス業務における負担も大きくなりやすい傾向にあります。製薬会社の支店や薬局の店舗など、本社以外に展開している場合はさらに複雑になるでしょう。できるところからペーパーレス化を進め、効率化を図ることが重要と言えます。