従業員の勤怠管理を適切に行うためには、勤怠管理システムで正確な労働時間を算出するのがおすすめです。勤怠管理システムにアラート機能が付いていれば、より正確な勤怠管理が可能になります。
本記事では、勤怠管理システムにおけるアラート機能とはどのようなものなのか解説します。

勤怠管理システムにおけるアラート機能とは

勤怠管理システムにおけるアラート機能とは、残業時間や遅刻回数などが決められた数値を超過した場合や、打刻漏れや間違いなどに対して警告を鳴らすことができる機能のことです。

本項では、勤怠管理システムにおけるアラート機能の中でも、年次有給休暇の取得状況や残業時間の超過に対するアラート機能について解説します。

年次有給休暇の取得状況を把握

勤怠管理システムでは、従業員ごとの年次有給休暇の取得状況を管理できます。年次有給休暇の取得日数にアラート機能を設定することで、年次有給休暇の取得が少ない従業員を検知することが可能です。

また、労働基準法第39条第7項では、10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対して、時季を定めて年5日の年次有給休暇を取得させなければならないと定められています。たとえ、年次有給休暇を年5日以上取得できていない従業員がいたとしても、勤怠管理システムのアラート機能によりその従業員の検知が可能です。

一方、従業員ごとの年間の年次有給休暇の取得可能日数に対してアラート機能を設定しておけば、取得可能日数の上限まで取得してこれ以上年次有給休暇を取得できない従業員の検知もできます。

参考：労働基準法 第39条｜e-Gov法令検索

残業時間の超過を検知

労働基準法第32条では、原則労働時間は1日8時間以内かつ週40時間以内と定められています（法定労働時間）。また、労働基準法第35条では、休日は週1日以上または4週間で4日以上与えなければならないと定められています（法定休日）。

法定労働時間を超えて従業員を残業させる場合や、法定休日に労働させる場合には、労働基準法第36条に基づき36協定を締結しなければなりません。しかし、36協定を締結すれば何時間でも残業をさせてよいわけではなく、原則時間外労働は月45時間、年間360時間までと定められています。

残業時間の上限に対して勤怠管理システムのアラート機能を設定しておけば、残業時間の超過を検知することが可能です。

参考：労働基準法 第32条,第35条,第36条｜e-Gov法令検索

勤怠管理システムにアラート機能があるメリット

勤怠管理システムによって備わっている機能が様々であり、アラート機能が備わっているものと備わっていないものがあります。本項では、勤怠管理システムにアラート機能があるメリットについて解説します。

36協定・コンプライアンスの遵守につながる

従業員の勤怠管理を正しく行うためには、企業のコンプライアンスを遵守しなければなりません。勤怠管理システムにアラート機能があることにより、労働基準法に定められた法令を守ることができるため、36協定・コンプライアンスの遵守につながります。

労働基準法では、以下の労働時間について労働時間の枠が決められています。

• 法定労働時間
• 法定休日
• 法定労働時間を超える時間外労働の上限
• 法定休日労働
• 深夜労働
• 有給休暇の取得

この枠に対して勤怠管理システムのアラート機能を設定することで、コンプライアンスを遵守することが可能になります。

マネジメント・従業員の状態把握に役立つ

勤怠管理システムにアラート機能があることにより、労働時間の上限に近づいた従業員を把握することが可能です。また、休日出勤や、有給休暇の取得状況などにより、従業員の状態把握に役立ちます。

アラート機能で把握した従業員の状況により、業務過多になっている従業員の仕事を他の従業員に振り分けるなどのマネジメントが可能です。残業時間を超過している従業員がいないかなども可視化できるため、労働時間に対するマネジメントにも役立ちます。

マネーフォワード クラウド勤怠におけるアラート機能

マネーフォワード クラウド勤怠におけるアラート機能とは、異常な打刻、残業時間が一定時間を超えた場合、36協定の遵守状況などをアラートで管理できる機能です。

本項では、マネーフォワード クラウド勤怠におけるアラート機能について詳しく解説します。

36協定に順じたアラートの設定

マネーフォワード クラウド勤怠では、「36協定画面」にて36協定届の内容に応じた任意のアラートを設定できます。特別条項なしの36協定の場合は、入力した起算日から以下の項目についてアラート機能の設定が可能です。

・1か月の法定外労働時間
1か月の法定外労働時間の上限時間を設定することができ、その時間を超えると赤色のアラートが表示されます。また、1か月の法定外労働時間について任意の警告時間を設定して、その時間を超えた場合に黄色のアラートを表示させることが可能です。

・1か月の法定外・休日労働時間（特別条項）
1か月の法定外・休日労働時間の上限時間を設定することができ、その時間を超えると赤色のアラートが表示されます。また、1か月の法定外・休日労働時間について任意の警告時間を設定して、その時間を超えた場合に黄色のアラートを表示させることが可能です。

・1年の法定外労働時間
1年の法定外労働時間については、アラート条件に休日労働時間を含むか含まないかを選択できます。1年の法定外労働時間の上限時間を設定することができ、その時間を超えると赤色のアラートが表示されます。

また、1年の法定外労働時間について任意の警告時間を設定して、その時間を超えた場合に黄色のアラートを表示させることが可能です。

・法定外・休日労働時間の複数月平均
2〜6か月までの法定外・休日労働時間の複数月平均上限時間を設定することができ、その時間を超えると赤色のアラートが表示されます。また、2〜6か月までの法定外・休日労働時間の複数月平均上限時間について任意の警告時間を設定して、その時間を超えた場合に黄色のアラートを表示させることが可能です。

特別条項ありの36協定の場合は、上記の特別条項なしの36協定の場合の項目に加えて、以下の項目についてアラート機能の設定が可能です。

・特別条項該当回数
1か月の法定外労働時間を超えて労働させることができる上限回数を設定することができ、その回数を超えると赤色のアラートが表示されます。また、1か月の法定外労働時間を超えて労働させることができる任意の警告回数を設定して、その回数を超えた場合に黄色のアラートを表示させることが可能です。

参考：「36協定」画面の設定方法｜マネーフォワード クラウド勤怠サポート

法定外・休日労働時間のアラートもわかりやすく

事前に「36協定画面」で36協定についての設定をしておけば、「法定外・休日労働時間レポート」を表示することが可能です。法定外・休日労働時間レポートでは、設定したアラートの条件に応じて以下の項目が上限を超えている場合は赤色で、警告を超えている場合は黄色で表示されます。

・36協定
36協定とは、休暇みなし（法定外）時間は含めない平日と所定休日の法定外労働時間の合計時間のことです。

・特別条項
特別条項とは、休暇みなし（法定外）時間を含めない平日と所定休日の法定外労働時間と法定休日の労働時間の合計時間になります。

・複数月（2～6か月平均）
複数月（2〜6か月平均）とは、平日と所定休日の法定外労働時間と法定休日の労働時間の合計時間の平均のことです。

・年度累計
年度累計とは、起算月からの法定外労働時間（平日と所定休日）の累計のことです。「36協定画面」での設定で「法定休日労働時間を含む」を選択した場合は、法定休日の労働時間も含みます。

・特別条項該当回数
法定外労働時間（平日と所定休日）の合計が、「36協定画面」にて設定した上限値を超過した回数のことです。

参考：「法定外・休日労働時間レポート」について｜マネーフォワード クラウド勤怠サポート

メール通知にも対応

マネーフォワード クラウド勤怠では、メール通知を有効にすれば「従業員」、もしくは「全権管理者」、もしくは「従業員」「全権管理者」両者宛にメール通知を送信することが可能です。通知条件を設定して、その通知条件の時間数や回数を超えたらメール通知を送信します。

通知条件を設定できる項目は、以下のとおりです。

• 1か月の法定外・休日労働時間
• 特別条項該当回数
• 1か月の法定外・休日労働時間（特別条項）
• 1年の法定外労働時間
• 法定外・休日労働時間の複数月平均

参考：「36協定」画面の設定方法｜マネーフォワード クラウド勤怠サポート

アラートの表示条件も細かく設定可能

マネーフォワード クラウド勤怠では、アラートの設定のみならず、アラートで表示するエラーのレベルの設定も可能です。エラーのレベルは、「エラー（勤怠締め不可）」「警告（検知内容の表示のみ）」「なし（アラートを検知しない）」の3種類から選択できます。

参考：「アラート」の設定方法｜マネーフォワード クラウド勤怠サポート

アラート機能付きの勤怠管理システムは従業員の勤怠管理をより正しくできる

勤怠管理システムにアラート機能が付いていれば、コンプライアンスに基づいた労働時間の上限を設定できるため、より正確に従業員の勤怠管理を行えます。

勤怠管理を正確に行いたいと考えているならば、勤怠管理システムに様々なアラート機能が付いたマネーフォワード クラウド勤怠の導入がおすすめです。