マネーフォワード クラウドインボイスの導入で、煩雑だった電子帳簿保存法への対応フローを改善！請求書受領業務の効率化・標準化を実現
経営企画部 部長 江戸義和
- 導入サービス
- 請求書クラウドインボイス
- 業種
- その他の業種
- 事業規模
- 法人（11～50名）
取引先から受領する請求書の電子帳簿保存法対応フローを見直し、業務負担を軽減したい
佐藤様: 取引先から受領する請求書の電子帳簿保存法対応に悩んでいました。当社では電子帳簿保存法に対応するため、タイムスタンプが付与できるストレージサービスを以前から利用していました。毎月、取引先からメール・郵送・FAXなどさまざまな形式で請求書が届きますので、紙ベースのものはスキャニングによりPDFファイルに変換して、ストレージにアップロードしています。
しかし、このストレージサービスにはOCR機能（紙や画像データに書かれている文字をデジタルデータに変換する機能）がないので、電子帳簿保存法の検索要件を満たすには、取引先名や金額など、請求書の内容を人手でテキスト化する必要がありました。毎月、担当者が請求書の確認と入力作業を行っていましたが、この単純な事務作業をなんとか効率化できないかと思っていました。
マネーフォワード クラウドインボイスは、請求書のデータ化費用が驚くほど安かった
江戸様:サービスの選定では、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプ機能と検索可能なストレージ機能があることに加えて、AI OCR 機能がセットになっていることを必須条件としました。また、OCR機能の読み込み精度やオペレーター入力補正の有無など、機能と品質の両面から複数のサービスを比較検討して、最終的にマネーフォワード クラウドインボイスの導入を決めました。
選定理由の1つ目は「費用の安さ」です。マネーフォワード クラウドインボイスは、オペレーター補正を含む請求書1枚あたりのデータ化費用が驚くほど安かったのです。他社サービスの場合、オペレーター入力補正はオプションとして別料金になることがほとんどでしたが、マネーフォワード クラウドインボイスはAI OCR読み込みとオペレーター入力補正が基本料金内に含まれていました。
佐藤様:私たちが比較した中ではマネーフォワード クラウドインボイスが一番安く、そこは非常にインパクトがありました。個人的には「一体どういう仕組みでこの費用が実現できるんだろう？」と不思議に思っていました（笑）。後日営業担当の方にお聞きしたところ、要はオペレーションを高度に仕組み化して洗練させることで、この低コストを実現できるというお話でした。それを聞いて非常に納得感がありましたね。
2カ月間のトライアルで読み取り精度を入念に検証し、導入を決定
江戸様: 選定理由の2つ目は「入力精度の高さ」です。いくらデータ化費用が安くても、入力精度が低ければ話になりません。そこで、正式導入前にトライアル利用をお願いして、読み取り精度を検証させてもらいました。検証は2カ月行いまして、最初のひと月でまず読み取りを行い、不備があったものをフィードバックして、次の月にどのぐらい改善されるかを検証しました。
トライアル利用のひと月目は、正直なところあまり期待した結果ではなかったのですが、驚いたのはふた月目です。フィードバックしたものがほとんど改善されていて、特殊な書式を除くほとんどの請求書で読み取りができました。この結果を受けて、費用面・機能面・品質面で問題なしと判断して導入を決めました。読み取り不備のフィードバックに関しては、営業の方が一件一件、開発部門やオペレーター部門の方に掛け合って調整してくださり、親身な対応が印象に残っています。
マネーフォワード クラウドインボイスの導入で、請求書受領業務の効率化・標準化を実現！
江戸様: 導入効果の1つ目としては「業務効率化」が挙げられます。請求書のPDFデータをマネーフォワード クラウドインボイスにアップロードすると、タイムスタンプの付与に加えて、取引年月日・取引金額・取引先などの記載内容がテキスト化されてシステムに登録されます。以前のように、請求書の内容を担当者が人手でテキスト化する作業がなくなりました。
当社では月末にまとめてマネーフォワード クラウドインボイスに請求書をアップロードしています。数時間後にはテキスト化が完了しているので、データ化はスピーディーな印象です。読み取りに不備があった場合はリスト化して、担当の方にメールでフィードバックをしています。利用開始から6カ月ほど経ちましたが、フィードバックを毎月重ねることで読み取り不備はほぼほぼ解消されています。
導入効果の2つ目は、「属人化の解消」です。今回のマネーフォワード クラウドインボイス導入では、未経験の若手社員と一緒に、サービスを利用しながら業務フローを構築し、併せて業務マニュアルの作成も行いました。サービスに合わせた業務フローの構築により、支払請求書まわりの業務が標準化されたことで、経理部門メンバー全員が同じ品質で作業が行えるので、作業の属人化を防ぐことができます。
マネーフォワードシリーズは画面遷移やデザインなどUIがよくできているので、業務フローを標準化しやすく、マニュアル作成もスムーズに進みました。操作マニュアルはサー ビス内にありますし、オンラインチャットなどヘルプサービスも豊富なので、マニュアルでカバーできない部分をサービス側がうまく補ってくれるところも良いと思います。
マネーフォワードシリーズ導入で、受領請求書と発行請求書、どちらの電帳法対応にも不安がなくなった
江戸様: 導入効果の3つ目は、「電子帳簿保存法への対応」が大きく進んだことです。マネーフォワードさんは税務分野の最新情報をきちんとリサーチしてこまめに情報提供してくれますし、システム面での対応が必要な事項は各サービスに機能として実装してくれます。当社では以前からマネーフォワード クラウド請求書も利用していますが、マネーフォワード クラウドインボイスと併用することで、当社が発行する請求書も、当社が受領する請求書も、どちらも電子帳簿保存法対応に関しては不安がなくなりました。
今後、従業員の経費精算効率化のためにマネーフォワード クラウド経費を利用することを検討しています。これが完了すれば、会社としての電子帳簿保存法対応はある程度完了するものと考えています。
今後も製品面でサポートいただきながら、業界全体の経理業務のDX化にも一緒に取り組んでいきたい
江戸様: 今後は、マネーフォワード クラウドインボイスの請求書受領機能をもっと使っていきたいと考えています。現在は、取引先から受領する請求書を経理部門が一旦取りまとめてアップロードしていますが、今後は取引先がメールアドレスのCC欄にマネーフォワード クラウドインボイスの請求書受領用アドレスを含めて送付することで、取引先からダイレクトにマネーフォワード クラウドインボイスに請求書が届くようにしたいと考えています。
佐藤様: 企業としてのマネーフォワードさんに今後期待することは、当社だけでなく、取引先のバックオフィス業務のDXを一緒に推進してほしいということです。当社がビジネスで深く関わっている廃棄物業界は、業界全体でデジタル化が遅れており、手書きでの請求書発行や郵送・FAXによる請求書の送付など、アナログな業務フローからなかなか抜け出せません。マネーフォワード クラウドのような仕組みを使い、業界全体のDXが進んでいけば、請求書を受領する私たちのバックオフィスも当然効率化が進んでいきます。
今後、マネーフォワードさんと一緒に何か取り組んでいくことで、業界全体の生産性向上や、ひいては、私たちのクライアントへの価値提供にもつなげていけたらと考えています。
今回の導入サービス
