天藤製薬株式会社

手作業での請求書送付をデジタル化。取引先が増加しても請求業務の負担を大幅に軽減 

天藤製薬株式会社 経営統括部 経理グループ 仲井様
約100年前に「ボラギノール®」を創製し、患者様の命や健康を第一に「安らぎと感動」を提供し続ける天藤製薬株式会社。同社は、販売施策の改革に伴う取引先の増加に対応するため、マネーフォワード クラウドインボイスを導入。手作業でおこなっていた請求書送付業務を、デジタル化により効率化し、販売施策の改革を実現しています。

同社経理グループ  仲井様に、マネーフォワード クラウドインボイス導入に至った背景や導入後の効果について伺いました。

販路拡大に伴い請求書送付業務の負担増が課題に。手作業での運用を見直し、業務を効率化したい

当社では以前まで、印刷・押印・発送まですべての請求書送付業務を手作業でおこなっていました。誤送付などのミスをしないよう注意する必要があり、大きな手間と負担がかかっていたのです。

具体的なフローを説明すると、まず販売管理システムを用いて請求書を作成し、付表を周辺システムで発行。それから請求書、売掛金残高を記載した帳票、付属資料を印刷・押印します。その後、さらに各請求関連の書類を郵便局に持ち込んで発送をしていたため、書類の封入漏れや入れ違いなどのミスにも注意する必要がありました。

気を使う作業ではありましたが、当社はもともと一次代理店への販売がメインで、得意先が1グループ2社でした。そのため、手作業での請求書送付フローでも運用はできていました。

しかし、当社が販売施策の見直しをおこない販路の拡大が決まると、得意先の数が2社から数十社にまで増加。さらに請求書や売掛金管理帳票について「当社指定の書式で発行してほしい」との得意先からの要望が寄せられ、従来の形式からフォーマットを変更する必要に迫られました。

対応コストを見積もった結果、従来のままでは、販売管理システムのカスタマイズに数千万円の投資、さらには請求書の発送のために人員を増員しなければならないことがわかりました。そこで請求書送付業務の根本的な見直しを決めたのです。

マネーフォワード クラウドインボイスで取引先の要望に対応する帳票レイアウトを実現。初期投資も驚くほどリーズナブルだった

 

請求書送付業務の見直しにあたっては、販売管理システムのカスタマイズや販売管理システムの新規導入などさまざまな方法を検討しました。そのなかから請求書送付システムの導入に絞り込み、複数の請求書送付システムを比較して、たどり着いたのがマネーフォワード クラウドインボイスです。

マネーフォワード クラウドインボイスを選んだ理由は大きく3つあります。

まず1つ目が、取引先の要望に対応する帳票を作成できたところです。マネーフォワード クラウドインボイスはカスタマイズ性が高く、スライド作成ツールのような操作感でフォーマットを作成できます。取引先のあらゆる要望に応える、柔軟な帳票レイアウト設定が可能だったのは、マネーフォワード クラウドインボイスだけでした。

2つ目の理由は、請求書送付業務を大幅に効率化できると考えた点です。マネーフォワード クラウドインボイスは、請求書のデータをアップロードすることで、メール送付や郵送・FAXの代行など、各社ごとに適した方法で請求書を送付できます。この機能を活用すれば、今まで従業員が紙で発送していた請求書送付業務をデジタル化し、負担を軽減できると考えました。

3つ目の理由は、初期投資の安さです。具体的な金額は控えますが、社内の誰もが驚くほどリーズナブルに導入できました。マネーフォワード クラウドインボイスを利用しなかったら、事前に見積もっていた販売管理システムのカスタマイズ、もしくは新規導入にかかる数千万円の費用、さらには営業事務の増員にかかる費用も発生していたはずです。ほぼ初期投資が発生しなかったのはありがたかったです。

なお、導入時にはマネーフォワード社のサポートにも助けていただきました。マネーフォワード クラウドインボイスの本格的な運用開始が、ちょうどゴールデンウィークのお休み時期だったのですが、マネーフォワード社のサポート担当の方には親切に対応していただきました。おかげさまで無事に数十件の請求書送付業務をおこなうことができ、以降スムーズに運用を開始できています。

請求書送付業務のデジタル化で業務負担が大幅に軽減!電帳法・インボイス制度への対応もまとめて実現

取引先の増加による請求関連業務の増加を懸念していましたが、マネーフォワード クラウドインボイスの導入で、大幅に作業時間を抑えられました。もし手作業でおこなっていたら、さらに時間と人手を要していたと思います。

特に、検討段階から期待していた、データ取込をおこなうだけで請求書送付業務を自動化できる機能に、大きなメリットを感じています。送付メールの文面をテンプレートとして保存できるため、都度文面を書く必要がありませんし、郵送が必要な取引先への発送代行までしてくれるので、従業員が郵便局に書類を持ち込む時間も削減できました。印刷、押印、発送などの手作業でおこなう請求書送付業務がなくなり、業務効率化とミスの防止にも貢献しています。

また、もう1つ感じているメリットは、電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応できたことです。マネーフォワード クラウドインボイスは、発行した請求書の控えはすべて電子帳簿保存法に対応した状態で保管されます。履歴も一元管理されるため、過去に送付した請求内容も簡単に探せて確認でき、安心して使用できています。

それから、適格請求書のフォーマットに則った請求書を発行できるので、インボイス制度対応も安心です。独自で保管方法を検討したり請求書の書式を検討したりせずに済んだため、非常に助かりました。

マネーフォワード社は導入後の運用サポート体制も整っているため、何か不明点があった際に、すぐに問い合わせられます。そのおかげで、安心してサービスを利用できています。

経理業務の効率化から、積極的な事業拡大をサポートしていきたい

現状でも業務の効率化を実現できていますが、今後はマネーフォワード クラウドインボイスで、1つの請求データをアップロードすると、すべての得意先に対して自動で請求書を送れるようにしていただけるとなお嬉しいです。これにより現状は1件ずつ手動で請求書ファイルをアップロードしている作業がなくなり、さらなる業務効率化につながると期待しています。

繰り返しになりますが、さまざまな取引先の帳票フォーマットの要望に対応できたのは、マネーフォワード クラウドインボイスだけでした。販路拡大が決まったときには、販売管理システムのカスタマイズや営業事務の増員も覚悟しましたが、マネーフォワード クラウドインボイスの導入で、大きな課題を解決できました。同じように請求書送付業務に負担を感じている企業には、マネーフォワード クラウドインボイスはとてもおすすめのサービスです。

当社が販売施策の改革を実現できたのは、当社の営業部門の粘り強い努力と、マネーフォワード クラウドインボイスのおかげと言っても過言ではありません。これからも業務を効率化しながら積極的な事業拡大に挑戦していきたいと思います。

今回の導入サービス

    天藤製薬株式会社
    江戸時代後期に薬種商として創業し、1921年に天藤薬化学研究所を設立。同年に、日本の痔疾用新薬の先駆けである「ボラギノール®」を創製発売。 2021年にロート製薬グループの一員となる。“『安らぎと感動』を提供する” をミッションとし、患者様の命や健康を第一に考え、新たな価値創造をしている。これまでの痔疾領域の知見を活かし「ボラギノールスムース便秘薬」「ボラソフトプロテクトバーム」等、新商品も積極的に展開。