当社では以前まで、印刷・押印・発送まですべての請求書送付業務を手作業でおこなっていました。誤送付などのミスをしないよう注意する必要があり、大きな手間と負担がかかっていたのです。

具体的なフローを説明すると、まず販売管理システムを用いて請求書を作成し、付表を周辺システムで発行。それから請求書、売掛金残高を記載した帳票、付属資料を印刷・押印します。その後、さらに各請求関連の書類を郵便局に持ち込んで発送をしていたため、書類の封入漏れや入れ違いなどのミスにも注意する必要がありました。

気を使う作業ではありましたが、当社はもともと一次代理店への販売がメインで、得意先が1グループ2社でした。そのため、手作業での請求書送付フローでも運用はできていました。

しかし、当社が販売施策の見直しをおこない販路の拡大が決まると、得意先の数が2社から数十社にまで増加。さらに請求書や売掛金管理帳票について「当社指定の書式で発行してほしい」との得意先からの要望が寄せられ、従来の形式からフォーマットを変更する必要に迫られました。

対応コストを見積もった結果、従来のままでは、販売管理システムのカスタマイズに数千万円の投資、さらには請求書の発送のために人員を増員しなければならないことがわかりました。そこで請求書送付業務の根本的な見直しを決めたのです。

取引先の増加による請求関連業務の増加を懸念していましたが、マネーフォワード クラウドインボイスの導入で、大幅に作業時間を抑えられました。もし手作業でおこなっていたら、さらに時間と人手を要していたと思います。

特に、検討段階から期待していた、データ取込をおこなうだけで請求書送付業務を自動化できる機能に、大きなメリットを感じています。送付メールの文面をテンプレートとして保存できるため、都度文面を書く必要がありませんし、郵送が必要な取引先への発送代行までしてくれるので、従業員が郵便局に書類を持ち込む時間も削減できました。印刷、押印、発送などの手作業でおこなう請求書送付業務がなくなり、業務効率化とミスの防止にも貢献しています。

また、もう1つ感じているメリットは、電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応できたことです。マネーフォワード クラウドインボイスは、発行した請求書の控えはすべて電子帳簿保存法に対応した状態で保管されます。履歴も一元管理されるため、過去に送付した請求内容も簡単に探せて確認でき、安心して使用できています。

それから、適格請求書のフォーマットに則った請求書を発行できるので、インボイス制度対応も安心です。独自で保管方法を検討したり請求書の書式を検討したりせずに済んだため、非常に助かりました。

マネーフォワード社は導入後の運用サポート体制も整っているため、何か不明点があった際に、すぐに問い合わせられます。そのおかげで、安心してサービスを利用できています。