導入事例トップ サービス「請求書」の導入事例 作成や管理が効率化され、月末の請求業務の作業工数が半分以下に

作成や管理が効率化され、月末の請求業務の作業工数が半分以下に

株式会社トレタ

課題
・表計算ソフトを使って一枚一枚請求書を作成するのが非常に手間だった
・請求書を紙で印刷してチェックするという確認フローが面倒だった

評価
・自動入力機能などにより、二名がかりで一週間かかっていた月末の請求業務が一人で三日に
・複数メンバーでデータを共有できるので、確認のための印刷が不要に。さらに確認にかかる工数も減少

導入の決め手は価格とクラウド型のサービスである点でした。

株式会社トレタ

請求書作成や管理の効率化のために、MFクラウド請求書の導入を検討しました。

以前に請求周りにおけるちょっとしたミスが発生し、お金に関する話なので「なんとかしなくては」ということで請求周りのフローを改善するためのプロジェクトが立ち上がり、私がそのプロジェクトの担当をしておりました。

請求周りのヒアリングを行い、今までのやり方を大きく崩すことなくコスト削減できる方法を考えた結果、請求書作成や管理の効率化を行うために、マネーフォワードさんの請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」の導入を検討しました。実は私個人もフリーランスの時に、マネーフォワードさんのサービスについては知っていたので、特に不安な点はありませんでした。経理業務を担当している服部に試しに使ってもらって、導入を決めました。

データの共有が簡単に行える点も大きかったです。

導入の決め手となったのは当然使いやすさや価格というのもありますが、他には「クラウドサービスである」という点もあります。どこにいても使えるのでデータの共有が簡単に行えるというのは大きかったです。1つのパソコンでしか使えないツールの場合、常にオフィスに行くのは手間ですし。誰がどこにいても使うことができるツールじゃないとお金は払えないかなと。それだけで選択肢はかなり絞られましたし、実際導入を決めるのも早かったですね。

課題だった作業工数や管理の問題はかなり軽減されました。

株式会社トレタ

以前は請求書を一枚作成するだけでも時間がかかっていました。

請求書の作成・管理などは経理の私が担当しているのですが、以前は表計算ソフトで請求書を作成していました。当時の課題としては、まず一枚一枚処理するのが非常に面倒でした。あと、うちのサービスが月額と従量課金があるので毎月請求額が変動するのですが、それを毎月アップデートするのも非常に手間で、請求書を一枚作るだけでもけっこうな時間がかかってしまっていました。

また、店舗様をいくつも持っていらっしゃる取引先もいるのですが、そういった取引先が増えていくと、表計算ソフトでの管理に課題を感じていました。

株式会社トレタ

メンバー追加機能のおかげで、請求書の確認にかかる工数が減りました。

MFクラウド請求書の導入で、課題だった作業工数や管理の問題はかなり軽減されました。シンプルで使いやすいですし、一度登録した取引先や品目は次から自動入力されるので、すぐに使い慣れました。以前だと請求書の作成・確認に二名がかりで一週間ほどかかっていたのですが、今では三日あれば一人で郵送まで行えるようになりました。

また以前は請求書を確認するのに、いちいち印刷して紙をチェックし間違っていたらもう一度直すといった面倒なフローでしたが、MFクラウド請求書ではメンバー追加によって、印刷せずに同じ画面を見て確認できるようになったので確認にかかる工数もかなり軽減されました。

毎月の売り上げが見れるレポート機能は重宝しています。

社内において数値の報告をする機会があるのですが、レポート機能で毎月の売り上げが見れるのでとても便利です。色がキレイでグラフが見やすい点も気に入っています。また、うちは請求先がいくつかの種類に分けられていて、個別店舗・代理店・グループ会社と三つあります。それらを識別するのにタグを使っていまして、レポート機能ではタグ別売り上げを見ることもできるので重宝しています。

あと、会計ソフト「MFクラウド会計」との連携機能も便利だと思います。会計業務については現在は外部の会計士の方にお願いしています。私の方で請求書を作成すると自動的に会計の方に反映されるので、請求書の締めが終わったら、そのコピーを会計士さんに送って全部チェックしてもらっているというフローです。MFクラウド請求書同様に、複数のメンバーで同じ画面を見ることができるので、余計なコミュニケーションの抑制に繋がっていると思います。

株式会社トレタ

MFクラウド請求書はスタートアップ系の会社にオススメです。

株式会社トレタ

さらなる管理の効率化に期待しています。

今、うちが対応しているのは銀行引き落としと振込だけですが、今後は取引する店舗様もさらに増えて、それに伴い決済手段も増える予定です。そうなっていくとお金回りの作業も膨大になってきて、より複雑になると思うので、そういったところの管理の効率化には今後期待したいですね。

請求業務が整理されていない会社の担当者は助かると思います。

経理業務がある程度整理されている会社、お金の流れが整ってるような会社はいいのですが、うちの会社のような、取引先や請求額が月によって変わるような規模の小さな会社でしたら、MFクラウド請求書を導入して効率化を実感できるはずです。特にスタートアップ系の会社は請求業務が整理されていなかったり、担当者が一人でバックオフィス系の業務を任されていることが多いので、とても助かると思います。

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飲食店の予約をiPadで簡単・便利に管理できる、予約台帳サービス「トレタ」を提供。2013年12月のサービスリリース以来、繁盛店や人気店を中心に2,800超の店舗がトレタを利用中。飲食店に不可欠なオペレーション効率化をサポートすると同時に、飲食業界のIT化の核となるサービスを目指す。

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