導入事例トップ サービス「請求書」の導入事例 月末の膨大な請求業務にかかっていた時間がたった1/3に。

月末の膨大な請求業務にかかっていた時間がたった1/3に。

株式会社ワークライフバランス

課題
・コンサルタントごとに異なる料金を都度エクセルで計算していたため、請求書の金額が正しいかの確認に時間がかかっていた。
・請求業務に会計事務所の時間がとられてしまい、本来すべき相談の時間が限られてしまっていた。

評価
・品目登録を利用することでコンサルタントごとの料金も管理できるようになり、すぐに請求書を作成できるようになった。
・会計事務所ともWeb上で確認をしてもらえるようになったため、経営上の相談に時間を費やすことができるようになった。

クラウドサービスのなかでも高い信頼性からMFクラウド請求書を採用。

請求書の発行枚数も増えて、毎月の請求業務をもっと効率化できないかと思い、リモートでも各関係者が確認できるようクラウドサービスを導入したいと考えるようになりました。いくつか競合サービスはありましたが、もともと家計簿アプリのマネーフォワードを使っており、これが非常に使いやすかったこともあり、マネーフォワード社なら信頼できると思い、採用しました。

請求業務にかかる時間はたった1/3に。しかもリモートで完結。

株式会社ワークライフバランス

導入前は紙で出力した請求書を関係者全員で確認していました。

当社では、コンサルタントごとに料金体系が異なっていれば、講演やコンサルティングなど複数メニューもあり、かつ、ディスカウントなどもあります。そのため毎回エクセルで料金を計算して請求書を作成していたのですが、起票者以外の関係者が内容をみても請求金額が正しいかをすぐに判別することが難しい状況でした。

会計事務所に請求書の発行業務をお願いしていたため、お送りしたデータに間違いがあると修正してもらい、再発行する、といった手間や取引先を待たせてしまうといった難点がありました。さらに月末には、紙で出力したものを税理士の方と社内の各部門の責任者6名で集まって一斉に確認する必要もありました。

導入後は税理士と本質的な経営課題の議論ができるように。

導入後は、品目登録により、各メニューを呼び出すことでできるので、都度計算をする必要がなくなりました。また、メニューは課税で、交通費は非課税なのですが、それらも品目ごとに設定できるためミスがありません。一番大きいのは、出力した紙を月末に全員で確認する必要がなくなったことですね。当社はリモートワークが当たり前なので、出社日を合わせる必要がなくなりましたし、税理士の方ともリモートで内容の確認が都度できるようになったので、直接お会いするときには、経営を改善していくための相談に時間を割けるようになりました。郵送もいままでは自分たちでやっていましたが、郵送代行もしてもらえるので、紙を折って、封入して、という手作業がなくなり効率的に。

私たちは毎日『朝メール.com』という弊社独自のツールで日々の時間を見える化しているのですが、なんと請求業務にかかる時間は1/3に減ったことがわかりました。メンバー全員の業務を見てみると、全体の業務時間の約30%も費やしてしまっていたのが、たった7%になり、当社も会計事務所も本質的な業務や相談に時間を割けるようになりました。なにより請求書の修正などで予定よりも時間がかかってしまうことをはじめ、月末のあの膨大な作業の心理的負担がなくなったのは大きいです(笑)。

消込の利用や品目レポートの活用でさらなる業務改善を。

いまはまだ請求書の機能のみを利用していますが、Enterprise版で使える入金自動消込も使っていきたいと思っています。また、品目ごとに売上レポート機能も開発いただけると、メニューごとや講師ごとの売上管理もできるようになるので、より業務改善に活用できそうですね。マネーフォワード社はチャットサポートの対応が非常に早く、わからないことがあってもすぐに解決できるので、今後も積極的に利用していきたいと思います。

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株式会社ワークライフバランス

株式会社ワークライフバランス

株式会社ワーク・ライフバランスは個人の多様性を活かした日本社会を実現すべく、 ワークライフバランスコンサルティング事業等を展開。900社以上にコンサルティングを提供し、残業を削減して業績は向上させるという成果を出している。3月23日には最新刊『労働時間革命』(毎日新聞出版)が発売。『女性活躍 最強の戦略』(日経BP社)など著書多数。 時間を見える化し、生産性向上に貢献する業績分析ツール『朝メール.com』などWebアプリケーションも展開している。

http://www.work-life-b.com/

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