戦略的人事システムの構築へ。伴走するようなサポートでスムーズに実現
HR Serviceチームリーダー 伊藤様
- 導入サービス
- 給与
- 業種
- IT・メディア
- 事業規模
- 法人（501~1000名）
新システムでは「社員の様々な情報を社内で共有・活用し、多様な成長を支援すること」が目的であり、バックオフィスの業務やタレントマネジメントに役立つ複数のSaaSを連携させていくことに。その際、「マネーフォワードクラウドのセールス担当者が真の目的を理解し、システム全体を見渡しながら伴走するようにサポートしてくれた」とのことで、スムーズな導入ができたそうです。「企業として目指す未来」の基盤となる、戦略的人事システムの構築を実現のため必要な、タレントマネジメントとペイロール業務の両立。その一端をクラウド給与が担っています
「社員のさらなる成長」を目指し、戦略的人事システムの構築へ
効率化より、「情報の共有・活用」ができる未来を目指した
柳様：「The Data Empowerment Company」を標榜している当社は、多様なデータを活用する国内シェアNo.1のBIツール「Motionboard」や帳票基盤ソリューション「SVF」などを提供し、顧客のデータ活用の課題解決に向き合っています。現在、国内に9拠点を展開、国内外のグループ会社は６社、社員数は連結692名となっています（2021年2月末時点）。
当社では以前、 “給与や労務関連の業務において”に限っては、多機能型のパッケージ型のシステムを利用していて、問題なく回っていました。給与・労務関連の業務も上手くアウトソースできていたこともあり、単なる業務効率化のためにシステムを刷新する必要はありませんでした。人事関連システムの刷新に向かったのは、組織として「社員のさらなる成長を支えていく」ことに、よりフォーカスしていくためです。それに伴い、「人事部」から「People Success部」に名称を変更し、社員の成長に寄与する基盤づくりを目指すことになりました。そのために、まずは社員の多面的な情報をストックするシステムを構築しようと。そして、将来的には人事部内だけでなく、社員にも広くその情報を共有し、相互のコミュニケーションや、各自の強みやスキルを発揮・活用に役立てていける運用をしていこうと考えたのです。
タレントマネジメントができるシステムを軸に、複数のSaaSを連携
新システムの構築においては、社労士事務所様、BPOベンダー様とタッグを組み、複数のSaaSを連携させていくことにしました。もともと利用していたパッケージ型システムでは、システムそのものを大きく改修することができず、また、システムの細かい部分について改修する際にも都度、スクラッチ開発を要するため、手間やコストが掛かっていましたし、自社のデータツールとのAPI連携ができないという問題もありました。
第一の目標は、「社員の成長に寄与できるシステムとすること」であり、そもそも我々はデータ活用で顧客を支えていくことを目指している企業です。ですから、「蓄積したデータを活用し、タレントマネジメントしていくこと」「個々の力を最大限に引き出し、エンゲージメントを高めていくこと」が重要だと考えました。そこで、社員のスキルや職場でのキャラクター、強みなどのデータまで蓄積できるSaaSサービスの人事データベースを中心に据え、給与労務の領域で必須な情報を登録し、給与、勤怠システム等へ連携していく。それぞれの領域でベストなSaaSを精査していく中、給与領域のSaaSとして選んだのがマネーフォワードクラウド 給与でした。
機能性とコストが決め手。システム全体を見据えるサポートをしてくれた
２社を比較し、業務に対応できる機能とコストメリットが決め手に
給与領域のSaaSでは、マネーフォワードを含む２社を候補としていました。タッグを組んだBPOベンダー様から「業務に対応できるだけの機能があるSaaSサービスは現在、この2社のみ」というアドバイスをもらったので、それ以外のものは見ていないですね。マネーフォワードクラウド 給与を選択した最終的な決め手は、コストメリットとUIの機能性でした。もう1社と比べると、掛かるコストを半分近くに抑えられますし、直感的に操作できる画面のため、社員もミスなく使えそうだと感じました。導入を予定していた他社の勤怠管理SaaSともAPI連携しているため、データ連携もスムーズです。運用面においても問題ないと考えました。
また、マネーフォワードクラウドの年末調整の機能についても、期待感がありました。以前は、人事システムから入力の上で必要書類を作成した後に、社員が自らプリントアウトし、ハンコを押したものを社労士事務所に送付することが必要であったため、社員の皆様へ書類作成の案内だけでなく、返送用の封筒等を別途をお一人ずつに配布しなくてはなりませんでした。未提出の人に働きかけることも必要だったため、相応の手間がかかっていましたね。
けれど、一部書類の回収が必要になるものの、年末調整の機能を使えば、社員の入力から社労士事務所への共有、そして提出や修正のやりとりまで、ほぼすべてクラウド内で完結できるので、バックオフィスへの業務負担も一切なくなると考えました。
パートナーとして、システム全体を見据えた導入サポートをしてくれた
クラウド給与の導入準備をスタートしたのは2020年７月、運用を開始したのは10月でした。一つではなく、複数のSaaSの導入を並行し、連携まで見据えたシステム構築をしていかねばならず、非常に大変でした。人事・労務の担当者が中心に立ち、全体のプロジェクトマネジメントをしていきましたが、それぞれのSaaSプロダクトに対して知見があるわけではないため、やりたいことをどう実現していけばいいのか明確な方法論がわからず、その上で複数のシステムの導入プロジェクトがパラレルに進行していきます。そんな中、マネーフォワードのセールス担当者の方が、多岐にわたるサポートをしてくれて、本当に助かりました。
最初の時点で、システム全体の構築図を見せて、「こういうものにしたい」と伝えたら、他社の勤怠管理SaaSとの連携における課題などを洗い出してくれました。他社のSaaSシステムや人事データベースの仕組みなどにも豊富な知見を持っている方で、システム全体を見据えて踏み込んだアドバイスをくれましたね。自社プロダクトの領域を超え、プロジェクト・パートナーのように動いてくれたので、とても助かりました。
また、勤怠管理SaaSについても当社から、「データ連携を考えたら、やはりマネーフォワークラウド 勤怠で統一した方がいいのではないか」と相談したこともありました。しかし、意外にも答えはNOだったんです。「今の時点ではまだ、御社のやりたいことに対応できない部分もあるので、現状では、予定通りに他社のものを導入することをお勧めします」というアドバイスをもらい、本当に信頼できる会社だと思いましたね。
伴走してくれるプロがいてこそ構想を実現できた。ここから新しい未来へ！
導入後の運用もスムーズに。伴走してくれるプロがいてくれて良かった
プロジェクト全体の中では、データ移行や運用面でトラブルが発生するSaaSもありましたが、クラウド給与に関しては非常にスムーズでした。社員の使用においても、クラウド給与については特にトラブルが発生することなく、「使いやすい」「源泉徴収票を探しやすくていい」「過去のデータを探しやすい」という声が多く聞かれています。また、コロナ禍の中、当社は完全テレワークに移行していますので、クラウド給与を導入せずに紙ベースで年末調整をしていたら、例年以上に大変な手間がかかったはずです。アフターコロナの未来では、クラウドの活用がスタンダードになるのではないかと思いますね。
導入後、あらためて思うのは、「伴走してくれるプロがいてくれて良かった」ということです。単体ではなく、複数のSaaSを導入・連携してシステムを構築するとなると、プロジェクトをマネジメントする負荷は非常に大きいものとなります。マネーフォワードのセールス担当さんは、自社プロダクトや自分の担当領域だけでなく、他に導入しようと考えているシステムにもアンテナを張って、プロダクトの特性などを調べて最適解を提示してくれました。
「単なるシステム導入のお手伝い」という姿勢ではなく、我々の構想を現実にするところまで、しっかり伴走してくれたと感じます。顧客のプロジェクトに対して、当事者意識を持ってくれる会社でなくては成立しないことだと思いますね。私自身も非常に頼りにしていますし、現在も、運用面や今後の展望などについて度々、相談に乗ってもらっています。
新たな人事システムの運用で、「社員の力」を最大限に引き出す未来へ！
私どもは、「戦略的人事の取り組み」と「給与・労務」は、両輪であると考えています。システムについて言えば、給与労務の業務を固めることで社員が安心して働ける基盤を築くことはもちろん、社員の生活を支えるという高い責任感で給与労務の業務に取り組んでいる人事メンバーの業務や信条にも配慮した上でこそ、社員の活躍に寄与できる仕組みが実現できると考えます。今回のプロジェクトでは、ただ単にタレントマネジメントやエンゲージメント管理のシステムを導入するのではなく、給与などの労務管理のシステムまで勘案して紐づけた、ベストな構築を目指しました。
当社は、2020年の2月に原則としてテレワークを前提としたワークスタイルに踏み切り、現状、社員の出社率は約4％となっています(2021年２月〜４月の３ヶ月の平均出勤率)。業務効率化は進んでいますが、人事担当としては、個々の状況が把握しにくいことにデメリットも感じます。テレワークがますます加速するこれからの時代は、離れていてもチームとしてコミュニケーションできることが大事になりますし、給与・労務などの管理業務についても遠隔でスムーズに対応していける仕組みが必要になると思います。
今後の展望としては、この人事システムを活用して、「いかにタレントマネジメントをし、いかに社員の成長を支えていくか」という部分にフォーカスしていきます。個人情報の取り扱いについてしっかりと整備しつつ、新たな運用方法を構築していく予定です。まずは、社員のスキルや職場でのキャラクター、強み、くだけたところでは趣味などのデータを蓄積し、相互理解を深めるコミュニケーションに役立てていこうと考えています。
例えば、プロジェクトをキックオフする際にも、メンバー同士が「この人はどんな人なのか」を理解しやすくなりますし、異動による引き継ぎやメンバー構成の変更などにおいても、よりスムーズなコミュニケーションができるようになります。今年度中には、「できること、得意なこと」などのスキルや強みを共有できるようにしたいですね。社員数の様々な情報を人事として管理しつつ、それを社員全員に還元し、個々の力を最大限に引き出す仕組みをつくっていきたいと思います。
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