◆NPO設立のきっかけ
当時はソーシャルワーカーとして働く中で、深い傷を負ったたくさんの子どもたちに出会い、ケアを行っていました。
傷のケアも重要だけど、深い傷を負う前に地域の中でサポートできないかと考えていて、同じような想いを持ちながらドクターとして働いていたメンバーらと一緒にNPO法人PIECESを立ち上げました。
実は当初、株式会社を創っていたのですが、よりふさわしい法人形態を模索し、NPO法人にしたのです。とはいえやはり、いきなりNPO法人としてやっていくのは大変だったので、代表も私も他のメンバーも他で働きながら今の仕事をしていたのですが、現在はPIECESの仕事がメインとなっています。

税理士との連携のしやすさからマネーフォワード クラウドを導入

PIECESは2016年に立ち上がり、そのころは別の会計ソフトを使っていました。当時はNPOの会計基準にも則ったフォーマットを持つ会計ソフトがあまりなく、その中で1番コストが安く、操作性が良いと思った会計ソフトを選んだ形です。

私は経理知識が全くなかったのですが、他に得意なメンバーがいなかったので独学で知識を得ながら経理を担当していました。

しばらくして組織の人数が増えてきたタイミングで、現在は監事を務める税理士さんに経理周りの相談をしたのですが、当時使っていた会計ソフトだと税理士視点ではあまり使い勝手が良くないと言われてしまい…。これから顧問税理士をつけることを考えていたので、マネーフォワードなら多くの税理士にとって見やすいというアドバイスをいただいたこともあり、税理士さんとの連携や経理担当者のことを考えて、マネーフォワード クラウド会計に移行することになりました。

税理士との役割分担でマネーフォワード クラウドの導入はスムーズに

当法人では、マネーフォワード クラウド会計とクラウド給与を導入しています。
登録や初期設定は自分たちで行いました。マネーフォワード クラウド会計では銀行口座やクレジットカードを連携して経理データを自動で取得できるのですが、それらの連携を自分たちで行なった形です。

会計データの移行に関しては、期の途中で会計ソフトを変更することになったので、当期分のデータは移行しています。打ち合わせで今の状況を税理士さんにお伝えし、作業をお任せしたので、その他に自分たちで行なったことはクラウド給与に従業員情報を入力したぐらいかと思います。

移行が決定して税理士さんに現状の経理状況を引き継ぎしたり、データの移行や初期設定などを進め、マネーフォワード クラウド会計とマネーフォワード クラウド給与に完全移行できるまでは、一か月半ほどかかりました。

基本的にすべてスムーズに進んだので、特に負担もなく始められたと思います。

現在の業務フローについて

基本的には経理担当のメンバーが仕訳を行っており、一定金額以上のものに関しては私がチェックするようにしています。勘定科目などわからないことがあった際に税理士さんに相談しています。

入ってくるお金は、寄付金・助成金と事業収益の売上が主になっています。
企業や財団からくる大きめの寄付や助成金に関しては銀行振込が主で、そのほかの事業収入に関しても、基本的には請求書を発行して銀行口座に振り込んでもらう形になっています。そのため、連携している銀行口座の情報はすべてマネーフォワード クラウド会計に自動で連携される状態です。

個人からの寄付は、契約している決済サービス経由でまとめて銀行口座に振り込まれます。
出ていくお金は銀行振り込みするものとクレジットカード支払いするものがほとんどなので、これらの明細はすべてマネーフォワード クラウド会計に自動で連携されています。

◆立替経費について
従業員の立替経費に関しては、スプレッドシートを作って取りまとめている状況です。
流れとしては、まず経費申請書をこちらで受理して、そのデータを従業員の給与や経費・交通費などを一覧で記載しているGoogleスプレートシートに入力していく。すべて入力された後に私が最終チェックを行って、金額に誤りがないか確認しています。
雇用契約しているメンバーの分に関しては、その取りまとめた立替経費の金額をクラウド給与に入力し、業務委託のメンバーの分は、立替経費が含まれた請求書を作成してもらい、それに従って振り込むという形です。

マネーフォワード クラウド給与を使っているので、毎月の給与仕訳はクラウド会計に自動作成されます。毎月立替経費が発生するメンバーは5名程度で、一部従業員は団体の法人カードを使っています。

◆NPO法人の会計について
NPO法人の場合、毎年所轄庁に提出する活動計算書に関して、必ず事業費と管理費を分けなければなりません。
私たちは定款に基づいて3つの事業を行っているので、各事業ごとの数字を見れるようにするためにも、事業ごとにマネーフォワード クラウド会計の部門を作成しています。(部門の設定方法)

マネーフォワード クラウド会計上で決算を行い、部門ごとのPLを作成してCSVを出力します。そのあと、出力したCSVをもとに、NPO法人として出さないといけない報告書を自分たちで手動で作成しています。

マネーフォワード クラウドの導入により日々の業務がストレスフリーに。

今経理に関わっているメンバーや税理士にとって使用感やUXがなじみやすいため、日々のちょっとした躓きもありません。経理を経験してきたメンバーからは、以前使用していた会計ソフトよりもマネーフォワード クラウド会計の方が使いやすいと好評です。
また、他社会計ソフトからマネーフォワード クラウド会計に乗り換えたことで、他の人との共有がしやすくなったと感じています。

今後は、勤怠周りをどうにかしたいと考えています。
私たちはフルリモートやフルフレックス、副業といったメンバーも多いのですが、今はスプレッドシートで運用しています。
しかし、メンバーも増えて煩雑になってきているため、これからは勤怠システムも検討していきたいです。