システム制約と実務の溝をどう埋める？複雑な承認フローも妥協なき設計へ。

オフィス、商業施設、ホテル等における工事を対象とした請負・企画・設計・施工・監理やマンションリフォーム工事を手掛けている株式会社東急Ｒｅ・デザイン様。

同社では従来利用していた交通費精算システムのサービス終了に伴い、経費システムを導入しました。本プロジェクトではサービス終了に伴うタイトなスケジュールの中で移行作業を完了させることに加え、交通費と経費で分かれていた精算システムを一本化するという
2つの課題を同時に取り組む必要がありました。

『マネーフォワード クラウド経費』の導入にあたり、コンサルティングサービスを活用した背景とは何か。導入前には見えづらかった課題や支援を受けて実感した価値を石塚様に伺いました。

事業内容

当社は1969年に東急不動産が販売する住宅のアフターサービスから始まり、2017年に東急コミュニティーと東急ホームズのリフォーム事業が統合して設立されました。施設のリノベーションや住まいのリフォームなど、多彩な領域でお客様の異なるニーズに最適なソリューションを提供しております。

交通費精算システムの終了に伴う、システム導入をコンサルと共に

当社では交通費と経費で別々の精算システムを利用していました。しかし交通費精算システムのサービス終了が決定したことにより、状況は一変しました。サービスが終了する期限までに新たなシステムを選定し、リプレイスを完了させて本稼働に乗せなければならず、システム選定が完了した時点で本稼働まで3ヶ月を切っている状況でした。
限られた時間で自社だけで対応するとなると、何から手をつければよいのか？どの順番で進めるのが効率的なのか？を判断するだけでも多くの時間を浪費してしまうことが懸念されました。
マネーフォワード クラウド経費を使いこなすために、設定作業はもちろん、日々の運用方法や他社事例等も相談できるよう、さらに期限内に運用体制を築くためにプロの力を借りることにしました。

グループ会社ならではの安心感、万全の支援体制で決裁も円滑に

システム選定にあたっては、IT推進部が中心となって複数のシステムを比較しました。その中でマネーフォワード クラウド経費を選んだ最大の理由は、データの取り込みやすさです。航空券や交通ICカードなど、さまざまな外部データとスムーズに連携でき、日々精算を行う従業員にとって利便性が高い点が決め手となりました。
あわせて、システム導入を支援してもらうコンサルティング会社についても検討しました。マネーフォワードコンサルティング（旧：ナレッジラボ）に依頼した理由は、マネーフォワードのグループ会社として製品仕様に精通していること、そしてサービス提供会社と連携した支援体制を見込めたことです。これらが社内の稟議でも説明しやすく、決裁までのプロセスを円滑に進められました。

従業員の利便性向上を実感、システム統合でシンプルな運用を実現

本稼働前に、出張が多い従業員を対象にテスト運用をおこなったところ「非常に便利なので今すぐにでも導入してほしい！」といった要望をもらい、現場での評判は上々でした。
従来は従業員が立替精算の台紙にレシートを添付し、伝票を起票していましたが、マネーフォワード クラウド経費の導入により、スマートフォンからレシートを撮影し電子化することで、作業時間の短縮と業務の効率化を実現できました。また外出先からでも精算ができるため、利便性も向上しました。
出張計画書の作成や日当・ガソリン代の精算についてもマネーフォワード クラウド経費で管理することで、従業員が個々で作成していた書類や精算額を計算する手間がなくなり、業務改善を実現できました。システムの導入のみならず、従業員の「やる気」も決め手になったと思います。
承認者や財務経理チームにとっても多くのメリットがありました。まず申請の電子化により、リモートワーク下でも承認が進めやすくなり、承認待ちによる滞りを抑えられました。加えて領収書の回収や保管、突合といった作業の手間が減り、確認や月次処理を進めやすくなりました。さらに交通費と経費で分かれていた運用を一本化したことで、申請ルールや承認の基準を統一でき、差戻しや問い合わせの削減にもつながりました。

複雑な承認ルートもプロの知見で「納得の着地」へ

マネーフォワードコンサルティングのコンサルタントは、定例の打ち合わせやフォローメールで「次に行うべきアクション」を明確に提示してくれました。そのおかげで2月のキックオフから3月のテスト稼働、4月の従業員説明会を経ての本稼働という非常にタイトなスケジュールを完遂することができました。
具体的には「購入～精算」までの全体フローの作成、勘定科目マスターや承認フローの構築、マニュアルの作成、本稼働前のテスト運用と課題の把握、動画による説明会の開催に向けてご教示いただきました。

また今までの精算方法から新たな精算方法に変更するため、従業員の使い勝手や実情に合わせた精算の流れを体系化するのに時間を要し、苦労しました。
特に大きな課題となったのが、当社の複雑な承認ルートをシステム上でどう再現するかという点です。当社では、各事業部の庶務担当が内容を精査して第一承認を行い、その後に部門長が第二承認を行う体制をとっています。さらに、事前申請か精算申請かによってフローが異なるという独自の運用を行っていたため、この慣習をシステムの仕様にどう落とし込むかは大きな課題でした。
しかしコンサルタントの方が当社の実情を丁寧にヒアリングし、他社の事例も踏まえたさまざまな案を提示してくれたおかげで、当初の自社案から大きく変更を加えた、今の組織やシステムに最適な運用フローを構築することができました。この専門的な知見に基づいた「納得感のある着地」がコンサルティングサービスを利用して得られた最大の価値であると感じています。