Excel管理からの脱却。クジラ株式会社が「マネーフォワード クラウド経費」で醸成した、建築・リノベーション事業における“数字へのモラル”

導入前の課題：事業転換による組織拡大と、Excel管理の限界

── まずは、マネーフォワード クラウド経費を導入される以前の課題について教えてください。

弊社はもともと不動産仲介業からスタートしましたが、2015年頃から建築・リノベーション事業へと大きく舵を切りました。
それに伴い、従業員数も増加し始めたのが2019年頃です。
不動産仲介業単体だった頃は経費精算もシンプルでしたが、建築業となると現場での細かな出費や移動が増え、処理すべき領収書の枚数も桁違いになります。当時はExcelで管理していましたが、人数が増えるにつれて管理が煩雑になり、正確性と効率化の両面で限界を感じていました。
顧問税理士の方に相談したところ、将来的な拡張性や使い勝手を考慮して紹介されたのが「マネーフォワード クラウド経費」でした。他社システムへの乗り換えリスクが低い点や、知名度による安心感も選定の決め手となりました。

導入の決め手と運用フロー：既存の会計ソフトと共存させる柔軟な連携

── 現在の具体的な運用体制について教えてください。

弊社では、会計ソフトについては従来から利用している他社ソフトを継続して使用しており、経費精算部分に特化して「マネーフォワード クラウド経費」を導入しています。
従業員はスマホアプリからレシートを撮影し、経費申請を行います。
承認されたデータはCSVで出力し、それを既存の会計ソフトに取り込むというフローです。
「会計ソフトごと乗り換える」という大掛かりな変更をせずとも、必要な機能だけをピンポイントで導入できる柔軟性は非常に助かりました。
また、導入時の要件として重要視していたのは「領収書とデータの紐付け」です。
スマホで撮影するだけでデータ化され、原本とデータが確実にリンクする仕組みは、管理側にとって非常に安心感があります。

導入効果①：コストの「透明化」がもたらす組織の健全化

── 導入後、業務にはどのような変化がありましたか？

まず、経理担当者の負担が激減しました。
「時間が減った」というだけでなく、提出されるデータが「綺麗になった」という印象が強いです。以前のようなグチャグチャなExcelを解読する必要がなくなり、ストレスが大幅に軽減されました。
しかし、それ以上に大きな効果だと感じているのが、「数字の可視化による組織への意識付け」です。
マネーフォワード クラウド経費では、誰が・何に・いくら使ったのかを科目ごとに集計し、四半期ごとに社内でシェアしています。この「分析のしやすさ」は、他社製品にはない強みだと感じています。

── 具体的にはどのようなデータ活用をされていますか？

弊社では、個人の裁量を尊重するため、細かい承認ルールを設ける代わりに「透明性」を重視しています。 例えば、入社時に全員へ3万円を「立替経費分」として前渡ししています。
これにより、従業員は自分の判断で経費を使い、精算サイクルを回すことができます。
その結果がマネーフォワード クラウド経費上で可視化され、全員に共有されます。「あの人はこれくらい使って、これだけの成果を出している」ということが一目瞭然になるため、不正利用の抑制はもちろん、「正しく経費を使い、正しく成果を出す」という健全な競争意識が生まれました。

導入効果②：建築・不動産業界に必要な「真面目さ」の醸成

── 業務効率化以外の側面でも変化を感じられているのですね。

はい。私が最も実感しているのは、「社内全体のモラルが向上した」ことです。
不動産や建築業界は、どんぶり勘定になりがちな側面もあります。
しかし、システムを通じて1円単位まで数字をきっちり管理し、それをオープンにする。
この運用を7〜8年続けてきたことで、組織全体に「数字に対する真面目さ」が浸透しました。
単に楽になっただけでなく、こうした「企業風土の成長」に寄与してくれたことは、経営者として非常に大きな成果だと感じています。

今後の展望

── 最後に、今後マネーフォワードに期待することや、同業者の方へのメッセージをお願いします。

中小企業、特に地方の不動産・建築業においては、まだまだバックオフィスのIT化が進んでいない現状があります。「DX」というと難しく聞こえますが、「事務員さん1人分の仕事をシステムが代行してくれる」と考えれば、導入のハードルは下がるはずです。
弊社のように、使い慣れた会計ソフトを使い続けながら、一番手間のかかる「経費精算」だけを切り出してデジタル化することも可能です。まずはコスト削減と組織の透明化の第一歩として、マネーフォワード クラウド経費の導入をおすすめしたいですね。