年間コストを半減！契約書の「検索・締結」を高速化し、事業を加速させるエムステージグループの契約DX

導入前は年間400万円の膨大なコストとシステムの動作速度が課題に

ーー「マネーフォワード クラウド契約」を導入される以前、契約業務においてどのような課題を抱えていましたか？

北地：従来利用していた電子契約サービスには、主に2つの課題がありました。第一にコストです。契約件数に応じて課金される料金体系であったため、契約書を送信するたびに課金され、契約数の多い当社では年間約400万円の支出が発生していました。

第二に、システムのパフォーマンスです。契約書検索に時間を要する点について現場から不満の声が多く寄せられ、私自身も操作時に動作の重さを実感していました。

ーー御社が年間に契約する件数はどれくらいなのでしょうか？

北地：例年で1万件から2万件程度の契約を締結しております。2023年に関しては、特殊な事情で契約の巻き直しが重なり、年間約3万件に達しました。事業の特性上、1つの案件において、企業との契約・覚書、さらに医師との契約・覚書といった形で4種類の書類が発生することもあり、必然的に件数が増える傾向にあります。

ーー現場の皆さまはシステムのパフォーマンスについて、具体的にどのように感じていらっしゃいましたか？

前田：以前のサービスでは、検索を実行してから結果が表示されるまでに時間を要することがありました。契約を急ぐ場面では特に「早く表示してほしい」と感じることがあり、業務に支障をきたすケースもありました。

植西：私の場合、検索結果を待つ間に別の作業に移らざるを得ないほど時間がかかっていました。私たちの部署では、お客さまからの突発的な問い合わせに対応する際、必ず契約書を確認します。そのため検索に時間を取られることは、業務効率の低下に直結していました。

法務相談・締結・契約管理の一気通貫が可能なシステムを評価

ーーサービスの比較検討はどのように進められましたか？ また、選定において重視したポイントを教えてください。

北地：私が入社した時点で、すでにマネーフォワード クラウド契約へのリプレイスが有力候補として検討されていました。ただ、私自身で他社サービスを検討した際に感じたのは、契約書の「法務への相談」「締結」「管理」という3つの機能を一気通貫で提供しているシステムは、世の中にほとんどないということです。特定の機能に特化したサービスは数多くありますが、契約業務を包括的に完結できる仕組みを求める当社にとって、選択肢は非常に限られていました。

その中で、最低限の要件として重視していたのは、「法務とのやり取りができること」「電子締結ができること」、そして「以前のサービスよりも明確にコストを削減できること」の3点でした。

ーーさまざまな要件がある中で、最終的にマネーフォワード クラウド契約を選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

北地：最大の決め手はコスト面です。管理部門としては、販管費を少しでも抑えたいという意識があります。以前のサービスでは年間約400万円のコストが発生していましたが、マネーフォワード クラウド契約では、約200万円強に抑えられる見込みでした。必要な機能を備えつつ、大幅なコスト削減が可能である点が決定要因となりました。

ーーリプレイスにあたり、機能面で特にこだわった点はありましたか？

北地：大きく2つありました。1つ目は、必要な情報を入力するだけで契約書が完成する「テンプレート機能」です。特にMHR事業部では、医療機関との定型的な契約が多いため、担当者ごとに契約書を作成すると入力ミスや旧バージョンの利用といったリスクが生じます。そのため、テンプレートを活用できることは必須条件でした。

2つ目は、過去に蓄積した数万件規模の契約書データを「一括でアップロードできる機能」です。新システムに移行する以上、すべての契約書を集約し、事業部の担当者が即時に参照できる環境を整える必要がありました。1件ずつ手作業で移行するのは非現実的であったため、一括データ移行に対応している点も重要な要件でした。

また、マネーフォワード クラウド契約には、契約書PDFを一括でアップロードしたあとに、契約書の内容をAIが読み取って、管理項目の入力作業をサポートしてくれる機能があります。当社はそこまで細かく契約情報を管理する必要がなかったのですが、細かく契約情報を管理されたい企業さまにとっては有用な機能かと思います。

コスト半減に加え、検索速度の向上と業務フローの簡素化で生産性が大幅アップ

ーー「マネーフォワード クラウド契約」を導入したことによって、システムのパフォーマンスにはどのような変化がありましたか？

前田：体感ではありますが、検索速度が大幅に改善されたと感じます。以前は結果が表示されるまで待たされることがありましたが、現在は即座に候補が表示されるため、作業のストレスがなくなりました。日常的に契約の有無を確認する場面が多いため、この改善は大きな効果をもたらしています。

植西：私も同様に、検索に要する時間が短縮され、他の作業に移る必要がなくなりました。マネージャー代理としてメンバーからの相談を受ける際には契約書の確認が必須ですが、検索スピードの向上により業務効率が直接的に改善されたと感じています。

ーー業務フローの面では、どのような変化があったかお教えください。

植西：従来は社内承認後に取引先へ改めて締結依頼を送る必要がありました。マネーフォワード クラウド契約では社内承認から取引先への締結依頼まで同じ画面上で一連の流れで処理されるため、締結依頼の作業が格段に簡素化され、便利になっただけでなく、これまでは分断していた社内承認時の内容と紐付けられ、コンプライアンス面でも利点を感じています。その結果、締結依頼の失念や遅延といったミスが解消され、契約締結までのリードタイムも大幅に短縮されています。

前田：承認フローの工程が1段階減ったことで、締結スピードは確実に向上しました。上長が承認すると即座に取引先へ通知が送られるため、従来必要だった追加の送信作業が不要になりました。直感的なUIで誰でも使いやすく、法務相談機能の利用ハードルも下がったことで、ガバナンスの強化にも寄与しています。

ーー新しいシステムへのリプレイスにあたり、社内への浸透で工夫された点はありましたか？

北地：導入時には法務部門で説明会を実施し、その内容を録画して共有することで、いつでも見返せる環境を整えました。さらに、各事業部の担当者に協力いただき、事業部独自の運用マニュアルを作成するなど、現場視点を取り入れながら浸透を図りました。

前田：導入当初は「新しいシステムを覚えるのは大変ではないか」という不安の声もありました。しかし、実際に利用してみると操作が非常にシンプルで、試用期間中にQ&Aシートで疑問を解消できたこともあり、大きな混乱はなく移行できました。

江上：私はITリテラシーが高い方ではありませんが、マネーフォワード クラウド契約は直感的に操作できるため、現在では法務相談機能を最も頻繁に利用しています。マニュアルを見ずとも使いこなせる点に加え、スマートフォンから承認作業ができ、外出時でも業務を止めることなく対応できる点が非常に助かっています。

実は以前のシステムは操作が複雑だったため、マニュアルを見ないと使用することができませんでした。そのため、旧システムに忌避感を覚えてしまい、ログインすらしていませんでした。しかし、マネーフォワード クラウド契約は私以外の社員からも簡単で、学習コストが低いとポジティブな声が上がってきています。

ーー法務相談の件数が実際に増えたとのことですが、これはどのような効果だと捉えていますか？

北地：マネーフォワード クラウド契約導入後、法務相談の件数は月平均75件から120件へと約1.5倍に増加しました。現場で抱え込んでしまったり、曖昧なまま進められていた案件が、気軽に相談されるようになった結果と考えています。相談しやすい環境が整ったことで潜在的なリスクを早期に発見できるようになり、適切な対応が可能になりました。ガバナンス強化の観点からも大きな成果だと評価しています。

迅速なサポート体制とユーザーの声に耳を傾ける開発姿勢

ーー導入後のサポート体制についてはいかがでしたか？

北地：問題が発生した際には、マネーフォワードの担当者に直接連絡しています。基本的に即日でご対応いただけるため、大変満足しています。導入初期に数万件の過去契約書データを移行した際、一時的にシステムの動作が遅くなったことがありましたが、その際も迅速にパフォーマンスを改善いただき、非常に助かりました。

ーー「マネーフォワード クラウド契約」は、どのような課題を抱える企業におすすめできると思われますか？

北地：法務の観点からは、法務相談から契約書の管理・締結までを一元化し、効率化したい企業に適しています。また、シンプルで直感的な操作性が備わっているため、電子契約システムを初めて導入する企業でもスムーズに運用できると思います。

江上：当社の取引先である医療機関は、ITに慣れていない方が多い業界です。それでも問題なく電子契約を利用できていますので、ITリテラシーを問わず導入できるサービスだと感じています。特に、紙の契約書管理が依然として主流の業界では、導入効果を大きく実感できるのではないでしょうか。

植西：私たちの事業部では、契約の締結が完了して初めて売上を計上できます。そのため、締結までのスピードは非常に重要です。マネーフォワード クラウド契約は、社内承認から取引先への締結依頼までをワンストップで進められるため、最短距離で業務を完了できる点が大きな強みです。契約業務のスピード感を重視する企業にとっては、非常に有効なサービスだと考えています。

ーー従業員のみなさま、そしてバックオフィス担当者のみなまの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社エムステージグループ：https://mstage-group.jp/）