システムの拡張性やSalesforceとのシステム連携と導入サポートの充実が導入の決め手に！営業が抱える請求業務を大幅に軽減

小さなタスクも積み重なると現場の足かせに

――会社の概要と事業内容についてお聞かせください。

森崎様：TORiX株式会社は、企業のさまざまな営業組織に対して、営業研修や営業強化支援コンサルティングを提供する会社です。代表の高橋は東京大学経済学部を出てから外資系戦略コンサルティング会社に就職をして25歳で起業。企業研修をおこなうアルー株式会社に取締役副社長として参画した後、2011年にTORiXを創業しました。自身の経験を活かして、これまで4万人以上の営業強化支援に携わっています。

また、当社には代表高橋の他に複数名の講師が在籍しており、それぞれの持ち味を活かして日々活動しています。

――森崎様の担当業務と、請求書業務に関わる方について教えてください。

森崎様：私は、講師同士のコミュニケーションの促進や働きやすさの向上など、組織運営・組織改善業務を中心に担当しています。組織運営業務の一つとして、以前から請求書管理をおこなっていました。また、当社では講師が営業も兼務しており、毎月の請求発行・送付業務も10名弱の講師が自身で対応していました。

――マネーフォワードを導入いただく前は、どのような業務プロセスで経理業務をおこなっていましたか。

森崎様：マネーフォワードの導入前は、代表の高橋と私、講師など10名弱が請求書発行・送付業務に関わっていました。

これまでの業務フロー・体制は、請求書を発行し申請する講師、承認者ともに負荷が高い状況でした。

具体的には、講師は、Salesforceに登録したお客様情報をもとに請求書を作成、指定場所にPDF形式で格納します。その後、承認者が格納されたPDFを確認し、適格請求書の様式に編集する作業が発生していました。

最終的には適格請求書の様式に沿ったPDFを出力、講師が再度確認し、メール・郵送で送付を行うというフローでした。送付後にはお客様に受領確認を（メール・電話で）行い、小さな作業の積み重ねで、月末月初は請求書発行に膨大な時間が必要となっていました。

一つひとつの作業量は大したことではありませんが、小さなタスクが積み重なると負担が大きく、非常に煩わしい業務フローとなっていました。

――その煩わしさも含めて、従来の体制で感じていた課題について教えてください。

森崎様：毎月数十枚作成する請求書のダブルチェックや差し戻しの工数が一番の課題でした。

次に気になっていたのは請求書の作成ミスです。よくあるミスとしては売上計上日の間違いで、受注時と請求書発行時に契約内容が変更となることが要因となっていました。

例えば、2月から4月までの期間で営業研修を受注したと仮定します。Salesforceに2月から研修開始と登録をしても、受注後に研修開始月が2月から3月に変更になる場合があります。また、予定通り2月から研修開始になっても、3月だけ研修をおこなわなかったり、2月から4月までの請求書を一括でまとめて欲しいと依頼があったりするなど、頻繁に変更が起きていました。

Salesforceに売上登録をした後に、何かしらの変更があると対応漏れしやすく、忙しい講師の手を煩わせないためにも業務改善が急務だと感じていました。

売上計上月と請求月のずれをなくし、請求ミスを0にしたい

――請求書発行・送付システムの導入により、どのような状態を目指したいと思いましたか。

森崎様：講師が本来集中すべき研修業務に専念できるよう、働きやすい環境をつくることがシステム導入の目標でした。

まずは、毎月の請求書業務をできるだけなくし、売上計上月と請求月のずれなどミスを削減しようと考えました。

加えて、Salesforceで適格請求書に対応した請求書作成ができていなかったため、法対応したシステムを導入することで、正しいフォーマットで作成できる状態を目指しました。

――システムを検討したきっかけは何でしたか。

システム検討のきっかけは、実はマネーフォワードの担当者からの声掛けでした。マネーフォワードの担当者とは、以前からお付き合いがあったので、気軽な気持ちで聞いてみることにしたんです。ただ、当時の請求書発行枚数を考えると費用対効果が見合わないと思ったため、初回提案のときは積極的な導入を考えていませんでした。

しかし、それから数ヶ月後に営業研修の受注が徐々に増えていき、営業担当一人ひとりの業務がかなり逼迫してきました。講師のキャパシティがマックスに近づいている状況を見て、メンバーが心身ともに健康に働ける環境を作らなければと考えたときに、請求まわりの業務改善が必要だと判断しました。社内の状況が変わったのが、本格的にシステム導入の検討を始めたきっかけですね。

――比較検討はどのようにおこなわれたのでしょうか。

森崎様：まずはインターネットで幅広く情報収集をして、請求書作成から入金消し込み、会計管理まで一括で対応できる総合的なシステムと、請求書業務に特化したものの2タイプを比較検討しました。全部で5社ほどのサービスを比べていく中で、改めてマネーフォワードさんの話を詳しく聞きたいと思い、お問い合わせしました。

比較検討する際は、3つの観点を特に重視しました。1つは費用対効果。そして2つ目が担当者とのコミュニケーションやサポート力。最後に、当社にとって重要だったのがSalesforceとの連携の強さです。これらの要素を総合的に見て、最終的な判断を下していきました。

でも、もともとマネーフォワード クラウド契約を利用していたため、マネーフォワードの担当者と信頼関係ができていたことはアドバンテージだったと思います。

Salesforceとの連携フォローやサポート体制の安心感が大きかった

――マネーフォワードの導入の決め手を教えてください。

森崎様：導入を決めた理由は、大きく3つありました。まず1つ目は、既にクラウド契約で取引があり、信頼関係が築けていたこと。これは安心感という意味で大きかったですね。

2つ目が、Salesforceとの連携に関する手厚いサポートがあったことです。当初は、Salesforceにアドオンで請求機能を追加することも検討していましたが、講師の業務効率化の観点から、より使いやすい外部システムを探すことにしました。そこで、Salesforceと外部の請求システムを連携する必要が出てきたのですが、上手く繋ぎこみができるか不安を感じていたんです。

そんな時、マネーフォワードは提案の段階からSalesforceに詳しい方をアサインしてくださり、『いつでも質問できる』環境を作ってくれました。両社のシステム連携を一緒に考えてくれる姿勢はとても心強かったですね。

そして3つ目が、システムの拡張性です。コンポーネント型のERPシステムであれば、将来的に新たな法制度対応や会計管理など新しいニーズが出てきた時にも、一からシステムを入れ替える必要がありません。先々の変化を見据えた時に、システムの拡張性は決め手になりました。

――マネーフォワードのサポート体制について感想をいただけますか。

森崎様：当初期待していた通り、導入設定中はマネーフォワードの担当者がついてくださるので安心でした。ミーティング中も、わからないことはその場ですぐに解決できましたね。

他社のシステムでは、オンラインで申し込みや導入が気軽にできる一方で、人を介したサポート体制がない場合もあるようです。個人的には、人に直接質問ができてアドバイスをもらえる方が助かるので、マネーフォワードのサポート体制に満足しています。

また、契約から今日までの間、常に機能開発やアップデートがおこなわれているのも素晴らしいと感じました。私たちからのリクエストにも毎回リアクションをしてもらえるし、時代に合わせてアップデートを続けている印象があります。サポート体制だけでなく、開発のスピード感も魅力だと感じました。

――こんな機能があったらいいななど、マネーフォワードへのご要望があればお聞かせいただけますか。

森崎様：現在、Salesforceのトリガーをもとに、請求書Plus for Salesforceに情報を送る設定をしていますが、現在の仕様では「郵送」「メール」のどちらかしか設定ができません。お客様の中には郵送とメール、両方が必要なケースもあるため、設定方法の選択肢が増えると嬉しいなと思っています。

また、請求書送付の際に、領収書や報告書などの書類も一緒に送ってほしいと仰るお客様もいらっしゃいます。細かい要望で恐縮ですが、送付方法や添付書類まわりの機能をアップデートしてくれたら嬉しいですね。

――経理の業務効率化を通して、企業の目指したい姿や今後の展望について教えてください。

森崎様：当初掲げていた通り、1日も早く講師の請求業務を0に近付けたいです。請求業務をなくして講師の手が空いたら、それぞれがお客様に対するアウトプットのレベルを上げるために時間を費やして欲しいと考えています。今後、請求業務にとどまらず、積極的に業務改善を行って、時間を無駄にせずサービスクオリティをどんどん上げていきたいですね。

実は、研修の準備や対応に追われる講師の中には、請求業務を後回しにしてしまう方も少なくありませんでした。定例業務とはいえ、優先順位が下がりがちだったんです。私自身も毎月4時間ほど費やしていた請求書の確認作業。この手作業の時間を、もっと価値のある業務に向けていきたいと思います。

――導入を検討している企業様に、マネーフォワードの導入におけるメリットやおすすめしたいポイントがあれば教えてください。

森崎様：マネーフォワードは導入前から担当者がしっかりフォローしてくれるため、安心して導入と活用を進めることができます。いつでも質問できるサポート体制が整っていて、担当の方がしっかり伴走してくれるのがポイントです。システム導入が初めてで不安がある方や、弊社のようにSalesforceなどの既存システムとの連携作業を相談しながら進めたい方は、ぜひマネーフォワードに問い合わせてみていただきたいです。