インボイス制度への対応をきっかけに、複雑な債権管理の見直しに着手。

――会社の概要と事業内容について教えてください。

白楽様：株式会社 昭栄美術は、展示会・イベントにおけるディスプレイ制作およびその関連サービス全般を提供する会社です。1979年の創業以来「人のつながりで、価値を生む」をミッションに掲げ、すべてのお客様の真のパートナーとなれるよう努めています。

また、社員の成長にも重きを置き、一人ひとりが自己研鑽できる環境を作ることも当社のパーパスの一つです。社員の成長が会社全体の存在価値を上げ、その結果としてより付加価値の高いサービスを提供することで社会へ貢献できると考えています。

私たちの強みは、製販一体であることです。内製化したワンストップでのディスプレイ制作から、イベントの企画立案・進行管理とスタッフや備品等の手配までトータルにサポートしています。

――本プロジェクトの進行メンバーと経理部の今後の展望について教えてください。
山村様：今回のマネーフォワード クラウドの導入・運用については、管理部メンバーである白楽・笹木・矢冨・私の4名で着手いたしました。債権担当でもある私が中心となり、Salesforceの連携部分についてはエンジニアでもある矢冨と一緒になって進めていきました。白楽・笹木は上長という立場から意見出しやフォローなどをしてもらいました。

笹木様：経理部では、月次決算の早期化と、システムの見直しと導入による業務効率化を目指しています。既存の基幹システムは古くから使っているものが多いことから、システム同士の連携ができていないことが課題となっています。したがって、基幹システムの刷新と、当社の業務フローに合ったシステムの再構築を重要なミッションに位置付けています。

――マネーフォワード クラウド請求書Plus for SalesforceとV-ONEクラウド導入前に感じられていた課題について教えてください。
山村様：導入前の一番の課題は、インボイス制度への対応と複雑な債権管理の効率化でした。展示会では継続的な取引ばかりとは限らないことから、システムへの取引先の登録や債権管理が非常に煩雑でした。
加えて、当時は入金管理をExcelで行い、手作業で入金消込をしていたことから、手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーも起きがちな状況でした。

また、取引先単位の残高で管理をしていたため、案件単位での入金消込ができず、毎月同じ金額で請求書発行している案件は、誤って別の月の消込を行ってしまうなどのミスも発生していました。

笹木様：これらの課題を包括的に解消すべく、インボイス制度のスタートをきっかけに、債権管理を一本化できる仕組みの構築を進めることとなったのが導入の背景です。既存システムの改修も検討しましたが、機能の面でも改修コストの面でも、今後の長期的な発展性が見込めないことから、遅かれ早かれシステムの変革が求められるのであれば、今のタイミングがベストだと判断して切り替えに踏み切りました。

債権管理にかかる時間を40時間削減に成功。ペーパーレス化や働き方改善の促進にも。

――マネーフォワードの他に比較検討はされましたか。比較検討されたポイントと一番の決め手を教えてください。
笹木様：マネーフォワードを含め、6社で比較検討しました。当初は1つのシステムに統一して運用することを想定していましたが、当社の業務フローが複雑であることから、汎用的に使用できるシステムがありませんでした。また、大企業向けの基幹システムはカスタマイズすることも可能でしたが、カスタマイズをするには導入までの時間もコストもかかりすぎてしまい、現実的ではありませんでした。

一方、マネーフォワードであればカスタマイズせずとも当社の業務フローに合った汎用的な使い方ができ、結果的に導入にかかる時間もコストも抑えることができます。最終的に、案件管理を行っているSalesforceとの連携や、導入支援担当者とのコミュニケーションの中で具体的な運用イメージが湧いたことが決め手となり、マネーフォワードの導入を決めました。

――導入後の効果について教えてください。
山村様：マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforceの導入で債権管理の作業効率が上がり、業務時間の短縮につながったことを実感しています。以前はSalesforceからCSVデータをエクスポートし、請求書発行を行う基幹システムに適した形式に加工してからインポート、そして1件1件請求書を発行するという流れでした。しかし、膨大な量の請求書を1件1件処理するのは非常に煩雑であり、時間もかかります。特に忙しい月末・月初では、請求書の発行だけでも1日あたり2〜3時間かかることもめずらしくありませんでした。

しかし、マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforceを導入してからは、従来の一連の作業がすべて省略できるようになりました。Salesforceとの連携がシームレスになり、月次単位に換算すると請求書発行作業だけで約20〜30時間は短縮できています。

業務効率化だけでなく、請求書作成の精度が上がりました。Salesforceで入力した内容が請求書へ直接反映されるため、システム的に統制がかけられますし、さらにSalesforceの入力を行う営業担当者の意識改革にもつながったと思います。営業担当者への確認や差し戻しが減り、現在はほぼミスなく請求書を発行できるようになりました。

また、クラウド型システムに移行したことで、どこからでもシステムにアクセスできるようになり、場所を選ばずに対応できるようになりました。緊急な対応が必要な場合にも、これまでは本社に戻って、基幹システムを立ち上げて・・と対応しなければならなかったところ、導入後はすぐに対応することが可能になりました。業務にかかる時間だけでなく、移動にかかる時間も含めて効率化できたことは大きな効果です。

V-ONEクラウドの導入では、取引先単位ではなく案件単位で入金管理をできるようになったことが大きなメリットです。入金消込や債権管理にかかるヒューマンエラーが減り、社内全体のやり取りも効率的になりました。入金予定日や月末時点での情報や滞留債権もひと目でわかるため、詳細のアウトプットやレポート作成も簡単です。お取引先の都合で引き続きExcelで管理している部分も一部残っていますが、全体的にみて大幅に効率化できました。

さらに、V-ONEクラウドの学習機能を活用し、継続取引企業の入金消込の作業が簡単になったこともあり、入金管理にかかる業務時間は月次で約10時間程度短縮できています。

請求書発行と合わせると月次で約40時間の業務時間削減になるので、とても大きな効果ですよね。

副次効果として、マネーフォワードはペーパーレス化にも大きく貢献してます。当社はもともと紙ベースの意識が根強く、多様な働き方の実現のためにもペーパーレス化が長年の課題でした。加えて、当時は郵便料金の値上がりや法改正をふまえ、ペーパーレス化への移行を検討していた時期でもあります。Salesforceとマネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforceを連携したことをきっかけに、請求書をPDFで発行するスタイルへスムーズに移行できました。

請求書発行件数の多い事務局案件は請求代行サービスで課題を解決。ここでも20時間の削減。

――マネーフォワード ケッサイ導入前に感じられていた課題と、導入の背景について教えてください。

山村様：マネーフォワード ケッサイを導入する前は、大型のイベントや展示会などで事務局としての債権管理の難しさが大きな課題となっていました。事務局対応では、数十から数百のお取引先とのやりとりが発生し、請求書の発行件数は毎月平均で200～300社と膨大になります。さらに、請求方法もそれぞれ異なるため、統一が極めて困難な状態でした。

そこで、マネーフォワードの営業担当者に相談したところ、マネーフォワード ケッサイを紹介していただきました。マネーフォワード ケッサイはお取引先の与信審査から請求までをまるっと代行してもらえるため、細々とした課題をすべて解消できると考えました。他に当社の課題を解決できるサービスが見当たらなかったため、マネーフォワード ケッサイ一択という感じでしたね。

――導入後の効果について教えてください。
山村様：マネーフォワード ケッサイの導入により、請求書発行と入金確認が一切不要になりました。システムへの登録から印刷・封入・投函まで、請求書発行の一連の作業と入金確認が丸ごと削減できたことで、業務効率化が実現しました。具体的な数値でいうと、月次で約10〜20時間は短縮できています。現在はまだ旧フローで運用している部分もありますが、今後すべての取引をマネーフォワード ケッサイへ移行できれば、今の倍以上の効率化が実現するのではないかと感じています。

時間的な効率化だけではなく、未入金の督促にかかる心理的な負担もかなり軽くなりました。また、これまでは取引先の数が多すぎて一社ずつ与信審査を行っていくことが困難でしたので、本来の正しいフローで運用できるようになったという安心感があります。

管理画面のUIがすっきりとして見やすく、検索方法もシンプルでわかりやすいのも嬉しいポイントです。基本的な操作はボタンを押すだけで完了するため、直感的にノンストレスで使えています。

マネーフォワードは戦友。実現したいことをまずは相談してみることをおすすめします。

――マネーフォワード全体の印象についても教えてください。また、今後期待していることなどがあれば教えてください。
山村様：マネーフォワードの対応は、終始一貫して懇切丁寧でした。提案内容も的確で、常に当社に寄り添ってくれたと思います。

システムの検討時にはさまざまなサービスに問い合わせをしましたが、マネーフォワードが最も親身になって相談に乗ってくれました。当社にとって、マネーフォワードは最適な債権管理体制を共に作り上げた戦友と言っても過言ではありませんね。

運用を開始してからもマネーフォワードのサポートセンターに質問・相談する機会が多いのですが、いつも回答が迅速で助かっています。今後もユーザーの声を反映した、さらなるアップデートに期待しています。

――最後に、マネーフォワードのサービス導入を検討されている方々に向けてメッセージをお願いいたします。
山村様：マネーフォワードは、クラウド型のメリットを最大限に活かして業務効率化とペーパーレス化に大きく貢献してくれるシステムです。全体的なコストパフォーマンスがとても高いため、あらゆる企業に強くおすすめできます。
当社でも、新しいシステムの導入・運用にあたってはさまざまな悩みや不安がありました。しかし、マネーフォワードとマネーフォワード ケッサイが一丸となって最善の解決策を模索してくれたおかげで、当社にとってベストなシステムが構築できたと実感しています。

システム導入に迷っているようなら、ひとまずマネーフォワードに相談してみてはいかがでしょうか。マネーフォワードなら解決につながる適切なアドバイスがもらえますし、多種多様なプロダクトの中から自社にとってベストな形がきっと見つかるはずです。

※掲載内容は取材当時の情報です。