社員2,400名以上の経費申請をすべて紙で管理。問い合わせの度に大量のファイルから申請書を探していた

M様：マックス株式会社は連結従業員数が2,457名、日本全国に工場や支店、営業所などの拠点があり、ほとんどの支払業務を本社経理部にておこなっています。月あたりの経費申請が約2,000件と請求書支払が約1,200件、そのほか決算や外部発表といった制度会計も含め4名で業務にあたっています。

マネーフォワード クラウドの導入前は、自社開発したシステムを全社で利用しており、経費精算もそのシステムを用いておこなっていました。

これまでは経費を立て替えた場合、出社して拠点の端末でシステムへ入力し、紙の申請書の提出が必要でした。そのため、月末になると精算のために出張を切り上げて戻る社員や、申請が遅れてしまい2週間ごとの振込に間に合わない社員も出ていました。

M様：旧システムは、経理部とシステム開発部門の月次定例を受けてカスタマイズや改修を重ねてきたため、社内における使用感の評価は高かったです。そのため、全社的にDX・ペーパーレス化が課題にはなっていたものの、当初は経理部として経費精算や請求書支払業務のクラウド移行は念頭にありませんでした。

しかし、近年重なった法改正により、今後システム改修にかかる工数や時間が大幅に増えることについて懸念がありました。また、紙ベースの管理を前提としたシステム設計だったため、本社と拠点間の確認時には書庫の膨大なファイルから用紙を探し出し、メールやファクスでの送信が必要でした。加えて、申請内容の不明点やミスによる差し戻しが全体の３割近くあり、確認作業にかかる手間と時間が課題となっていたのです。

社内でも、頑なに内製システムにこだわるより、クラウド製品の進化など外部環境の変化に合わせて考え方を柔軟に変え、新しいツールや技術を積極的に取り入れる姿勢が重要ではないか…という空気が生まれており、長い目で見て外部のシステムを入れたほうが社内工数とコスト削減につながるとの意見もありました。

法改正対応のため参加したセミナーがきっかけで、自社システムからクラウドへの転換を発案

M様：マネーフォワード クラウド経費・マネーフォワード クラウド債務支払を知ったきっかけは、インボイス制度や電子帳簿保存法（以後、電帳法）の施行に向けて法対応を知るためのセミナーに参加したことでした。

セミナーを主催していたのがマネーフォワード社で、それをきっかけに経費精算や支払システムのクラウド化という選択肢を知りました。ちょうど外部システムの導入を視野に入れ始めたタイミングだったため、さっそく情報収集と導入の検討にはいりました。

まずはシステム開発部門へ打診し、売上管理や在庫管理といった全社的な統合システムのうち、経費精算と請求書支払をクラウドシステムに移行することで合意しました。その後、経理部内で立ち上げた新システム導入チームを中心に本格検討を開始したという流れです。

比較検討にあたっては「現システムと同じ機能が備わっていること」が絶対条件だった

M様：2022年の秋頃から比較検討を開始し、複数社に話を聞いたうえで、機能やコストが条件に合うかという観点で2〜3社に絞り込みました。重視した条件は以下の3つが挙げられます。

1つ目は将来的な法改正に即時対応できること、2つ目は紙のプロセスを挟まずオンラインで精算が完結すること、そして3つ目が既存システムと同等の機能を維持できることです。

特に3つ目は重要で、いくら効率や利便性が上がるとはいえ、自社向けにカスタムされて慣れ親しんだシステムから切り替える以上、現在できていることができなくなるというのは絶対に避けたかったのです。

具体的には、インボイス制度に対応し消費税の区分が選択できることと、債務支払の明細行を自由に設定できることは必ず保持したい機能でした。特に後者ができないと、担当者の工数が非常に増えるためクリティカルな部分です。最終候補のシステムのうち、マネーフォワード クラウドだけが明細行ごとに消費税区分の設定が可能だったため、ここが決め手となりました。

S様：経費申請の修正依頼には毎回メールを作成していましたが、マネーフォワード クラウドでは申請ごとに直接チャットでやりとりできるのも非常に魅力的でした。

M様：2022年末頃にマネーフォワード クラウドに最終決定したのち、全社的な浸透と合意を得るためのプロジェクトを立ち上げました。メンバーとして社内の各拠点の担当者を巻き込み、説明会・マニュアル作成・フォローアップ研修を順次実施することにしたのです。

上層部への説得では、慣れ親しんだシステムの変化を上回る利点を提示することを心がけました。具体的には、紙運用によるミスをなくせる点、申請する側も承認する側もいつでもどこでも手続きができリモートワークがしやすいといった点を強調しました。

導入に際しては、まずは本社でテスト的にマネーフォワード クラウド経費・マネーフォワード クラウド債務支払を導入することにしました。その後は2024年2月に支社・営業所・開発・製造拠点、2024年3月には子会社と、段階的に導入を進め、2024年7月現在は全社で稼働を開始し、安定稼働しています。

M様：従来は運用に合わせてシステムを改修していたのが、導入後はシステムに合わせて運用を変える必要があります。こういった発想の転換も、社内に定着させていきたいと考えています。

紙にまつわる作業や手間がすべて解消。そのメリットは計り知れない

M様：導入後の最大のメリットは、やはりペーパーレス化により紙にまつわる作業や手間がすべてなくなったことです。経費や支払の問い合わせの際に毎回紙を探す手間、ファイリングする手間、会計監査や税務調査の際に紙の資料を収集する手間がなくなりました。また、以前は書庫やキャビネットがすぐに書類でいっぱいになっていましたが、その管理の手間が省けたことは大きなメリットだと感じています。

また、経費の振込にあたって承認漏れをチェックする際、伝票と一覧表を突合するのに1拠点で1~2時間程度の時間がかかっていましたが、今ではその時間がゼロになりました。更に、申請内容に不備があった際に紙で差し戻しする必要がなくなり、電帳法対応の領収証保存でタイムスタンプを押す作業もゼロになりました。

もう1点、マネーフォワード クラウドの大きなメリットは検索性の高さです。特定のキーワードやコードで検索するのは紙ベースでは不可能ですが、導入後は欲しい情報がすぐに見つかるようになり、業務効率が飛躍的に向上しました。

S様：この検索性の高さと使いやすさから、実は社員マスタとしても利用しており、現在は社内の組織表よりも先にマネーフォワード クラウドの画面でさっと社員検索しているほどです。

M様：経営層にメリットのひとつとして伝えていた、場所を選ばず経費精算ができる点についても、効果が見えています。立替日と申請日がほぼ同じというケースが増え、出張や移動の途中でもスマホでさっと経費申請できているのがわかります。経費精算のためにやむを得ず月末に出社する必要がなくなりました。

S様：マネーフォワード クラウド債務支払でも、外部から届く紙の請求書を入力する作業や支払作業、伝票紛失の対応など、ペーパーレス化により体感で2割は作業時間が削減されました。経理では難しいと考えていたリモートワークも今後しやすくなると感じています。

今後はさらに経費精算や支払のミスを減らしていきたい

M様：マネーフォワード クラウド経費導入後、ペーパーレス効果で経費精算や請求書支払の確認作業はスムーズになりました。次はミスそのものを減らす取り組みを続けていきたいです。

具体的には、社員にとってわかりやすく、ミスが起こりにくいようにルールや規定を見直すことからはじめ、画面でエラーメッセージが出ると申請者や拠点の管理担当者で差し戻し・修正をおこなうことで、本社に届く時点ではミスがゼロという状態にし、精算にかかるリードタイムも削減したいです。そのために、拠点の管理担当者を対象に、承認精度を高めるための研修も順次おこなう予定です。

手入力からOCRへの切り替えや経費科目の見直しといった点も含め、マネーフォワードの機能を最大限に活用し、ミスのない経費精算・請求書支払を目指していきたいと考えています。