ペーパーレス化とは、帳簿や記録などの紙媒体の情報をデータ化することを指します。近年、日本でもペーパーレス化の推進が急速に進んでおり、多くの企業がその必要性を感じています。
本記事では、企業のペーパーレス化状況を診断し、その結果に基づいた推進ポイントを紹介します。
ペーパーレス化推進が高まる3つのトレンド
ペーパーレス化診断チェックリスト
以下の設問に対し、該当するものにチェックを入れてください
- 現金で立替払いした経費は紙の領収書にて精算している
- 経費申請の際、紙の領収書の回収に数日かかっている
- 交通費や宿泊費、接待交際費などの領収証の原本を回収して保管している
- 申請は電子、証憑は紙と別々に提出されるため、証憑の確認・チェックをその都度行っている
- 経費精算は、紙とシステムが混在した状態で処理している
- 発注書・見積書・請求書を紙で印刷し、郵送している
- 毎月約100件以上の紙の請求書が届いている
- 紙の領収書を経費担当者が経費精算ソフトへ手入力している
- 契約書などの書類の保管に社内のスペースを多く使っている
- 給与計算は月末にまとめてシートに手入力し、紙の明細を発行している
- 社内稟議を紙で行っているため、決裁者が不在の時は処理が止まってしまう
- 紙の申請書・稟議書の押印、確認のために会社へ出社している
- システム上で行えるものもあるが、原本確認以外で出社しなければならないフローがある
- 税理士等の第三者確認の際には、会計データを紙に出力している
- 月次報告書や決算書類を紙の書類で経営層へ提出している
- 紙で受け取った書類は、電子で保存したうえで紙でも保存している(原本破棄ができていない)
- メールやオンラインストレージ上で受け取った領収書・請求書を紙に印刷して保管している
- 電子帳簿保存法の要件に合わせたデータ保存要件にて保存しているかわからない
- ペーパーレス化に関する意見を社内からヒアリングできていない、聞いたことがない
- 部分的にペーパーレス化を行ってはいる
診断結果と推進レベル
- チェック数が14個以上:ペーパーレス ビギナーペーパーレス化のスタートラインに立ったばかりです。これからの取り組みが重要となります。ペーパーレス化は目的ではなく手段であり、業務効率化を目指すことが大切です。
- チェック数が6~13個:ペーパーレス ミドルまだまだペーパーレス化のためにすべきことが多くあります。ペーパーレス化が進むことで多くの部門に影響を与えるため、生産性向上に向けた全社的プロジェクトとして取り組むことが適切です。
- チェック数が5個以下:ペーパーレス エキスパートある程度のテスト運用を行ったあと、運用に問題点があるか、改善すべき点を洗い出すことが重要です。効率が悪くなっている業務や使いにくい点を見つけ、最適な方法を検討しましょう。
ペーパーレス化は、業務効率化やコスト削減だけでなく、法令遵守やDX推進の基盤としても重要です。自社のペーパーレス化状況を診断し、適切な推進方法を見つけることで、より効率的な業務運営が可能になります。
具体的な施策については、ホワイトペーパーで詳しく解説していますので、ぜひご参照ください。
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