インボイス調査票が送られてきたけど、これってなに?自社で調査票を送付する際の検討ポイントとは?

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2023年10月の適格請求書等保存方式(以下「インボイス」とします)の制度開始を前に、適格請求書発行事業者登録番号(以下「登録番号」とします)の取得状況について、取引先から調査票やアンケート等が届いている方も多いのではないでしょうか?

今回は、この調査票って何のためにやっているの?うちの会社も同様に送付しなきゃいけないの?と疑問に思っていらっしゃる方に調査票を送付するか否かを判断する際のポイントや送付先の抽出について、ご説明いたします。

調査票を送付する目的について

ご存知のとおり、インボイス制度開始後は、仕入税額控除を行うためには、仕入先が登録番号を有していること、受領するインボイスが正確に要件を充足していることを自社で確かめたうえでインボイスを保存する必要が生じます。

インボイス制度開始後、受領したインボイスに登録番号が記載されていない場合、それが、登録自体は行っているものの失念による記載漏れなのか、そもそも適格請求書発行事業者としての登録を行っていない取引先(以下「免税事業者等」とします)なのか、の判断に迷う場合が想定されます。

前者の場合は、登録番号が記載されたインボイスの再発行を依頼する必要があり、後者の場合は、仕訳計上の際に税区分等で免税事業者等からの仕入であることが分かるようにする必要があります。

「インボイスに登録番号がない」という事実は同じだとしても、仕入先が登録を行っている取引先か否かで対応が異なることとなります。

そのため、調査票を送付する主な目的の一つとして、仕入先が登録を行っているか否か、また今後登録を行う予定はあるのかについて、できるだけインボイス制度開始前に把握することがあります。

また、前述のとおり免税事業者等からの仕入に関しては、仕入税額控除が出来なくなります。そのため、取引先のうち免税事業者等がどの程度存在しているかを把握することで、今後の影響額を確認できることも主な目的の一つとなります。

その他、得意先に送付する支払通知書をインボイスの代替として利用する場合、支払通知書に記載が必要となる得意先の登録番号を確認するために調査票を送付する場合があります(以下では、仕入先への調査票送付を前提にお話しいたします)。

登録有無及び登録番号の調査方法について

調査票を送付する目的の一つにインボイス制度開始前に登録有無及び登録番号を把握することが挙げられます。では、調査票を送付しなくとも登録有無を確認し、登録番号を把握する方法はないのでしょうか?

結論としては、仕入先が法人の場合、法人番号を特定することができれば、調査票を送付しなくとも登録有無及び登録番号を把握できます。

インボイス制度上、登録番号は、法人番号を有する事業者に関しては、「T+法人番号(13桁)」と決められています。そのため、取引先の登録が確認できていれば、取引先の法人番号の頭に「T」をつけるだけで登録番号となります。

一方、登録有無に関しては、国税庁から「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」が公表されていますので、こちらのサイトで法人番号を入力すると適格請求書発行事業者か否かが分かります。

また、法人番号も同様に国税庁から「法人番号公表サイト」が公表されていますので、こちらのサイトで「商号又は名称」及び「所在地(都道府県、市区町村等)」を組み合わせて法人番号を検索することが可能となります。

ただし、所在地を把握していない場合等、「商号名又は名称」のみで検索を行った場合、商号が同じ会社が複数表示され、法人番号を特定できないケースもあるため、「法人番号公表サイト」での法人番号の特定には限界があるかもしれません。

一方で、個人事業者等の法人番号を有していない事業者に関しては、適格請求書発行事業者登録を行う際に初めて13桁の数字が付与されることから、当該13桁の数字はどこにも公表されていない数字となります。

以前は「法人番号公表サイト」で個人事業主等の氏名が公表されていたため、当該サイト上で、登録状況についての調査をある程度実施することも出来ました。

しかし、個人情報保護の観点から氏名の公表が問題となり、22年9月以降は登録番号と登録時期のみの公表となっています。そのため、個人事業主等に関しては、原則として登録番号を直接確認する必要があります。

また、仕入先の登録番号を調査し提供してくれるサービスを展開している企業もあるようですので、調査対象が多い場合は、このような外部サービスを利用することを検討してもよいかもしれません。

調査票送付対象の抽出について

調査票の送付対象は大きく分けて「全件送付する」「一部送付する」「送付しない」の対応が考えられます。このうち、「一部送付する」場合は、送付対象の抽出が必要となり、抽出方法は各社ごとに決定する必要があります。

例えば、直近3年間で仕入実績のある仕入先を母集団として、そこから自社で登録番号を確認できた取引先以外に調査票を送付する方法や、直近1年間の仕入先を仕入額の多い順に並べ替え、全体の上位〇%までについて調査票を送付し、残りの取引先については、インボイス受領後に登録有無を確認する方法等から、会社の実態に即した方法を選択する必要があります。

調査票の送付要否判断について

調査票を送付しなくとも前述の送付目的を達成可能な場合は、当然調査票を送付する必要はありません。また、以下のような場合についても、調査票の送付は不要となると考えられます。

インボイス制度開始前に登録番号を把握していなくとも、インボイスが届いた時点で、登録番号の記載有無、インボイスとしての要件充足を確認できる体制が社内で整備可能であれば、調査票を送付して事前に登録番号を把握していなくとも、業務上の問題が発生する可能性は低いと考えられます。

また、免税事業者は売上1,000万円以下に限定されますので、当該金額より大きい売上規模の会社はインボイス制度開始前でも課税事業者である可能性が高いと考えられます。

一般的に課税事業者については、適格請求書発行事業者として登録を行う可能性が高いです。そのため、現在の仕入先の状況(売上規模が1,000万円以上か否か、当社への売上額だけで年間1,000万円超となる等)を考慮して、免税事業者の数や割合が少ないと考えられる場合、登録番号の記載されていないインボイスは、全て免税事業者等から受領したものと見做し、仮に登録番号を有する事業者が記載を失念している場合があったとしても仕入税額控除を諦めるという対応を行うことで、事前に登録番号を入手しないという選択もあり得ると考えられます。

加えて、インボイス制度開始後に簡易課税制度を選択する場合は、例外的にインボイスを保存しなくとも仕入税額控除が可能となります。この場合は、取引先が登録番号を有している否かは関係なくなるため、登録番号の事前入手は、不要となります。

以上のように、自社で取引先の登録有無を確認できるか否かや取引先の状況によって、会社ごとに調査票の送付に関する対応方針が分かれることとなります。

対応方針の検討に当たっては、専門知識が必要となるケースも生じると考えられますので、必要に応じて顧問税理士や専門家に確認いただければと思います。

仮に調査票を送付することとなった場合は、送付先の抽出や郵送等の準備にも一定の時間がかかります。そのため、なるべく早く調査票の送付に関する会社方針を決めておく必要があることにご留意いただければと思います。

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