ヴァル研究所×ニューズピックス 「交通費精算のめんどくさいを劇的に改善するサービス『RODEM』」 MF Expense expo 2018イベントレポートvol.5

ヴァル研究所×ニューズピックス

9月7日、「経理から始める働き方改革」をテーマに開催された「MF Expense expo 2018」。法人企業の管理・経理部門、経営層などを対象に、自社のバックオフィス業務の効率化に有益な講演やサービスにまつわる多様なセッションが実施されました。

レポートvol.5でご紹介するのは、MFクラウド経費と連携できる画期的なサービス『RODEM』のセッション。“簡単にできる交通費精算術”と題して、登壇したのはサービスを開発した株式会社ヴァル研究所の伊藤英明氏と、サービスを活用している株式会社ニューズピックスの纓田和隆氏です。カレンダーに訪問先を入力するだけで交通費精算ができる同サービスにより纓田氏も「業務効率が格段に上がった」と評価。セッションのハイライトをまとめました。

【サービス開発企業:株式会社ヴァル研究所】6ステップの経費精算を1ステップに

日本初の経路検索サービス「駅すぱあと」を開発する株式会社ヴァル研究所。通勤費や交通費など、移動にまつわる課題を解決するサービスを手掛けています。

今回セッションに登壇した伊藤英明氏は、マーケティングテクノロジー部所属のUXデザイナーとして、新規事業開発を担当。RODEMのプロダクトオーナーでもあります。ビジネスパーソンの生産性向上を目指すうえでの課題について、まず伊藤氏が問題提起するのは“経費精算システムは誰のためのものか?”というもの。

株式会社ヴァル研究所 伊藤英明氏

伊藤氏 「交通費の申請をする際、これまで営業担当者は、Excelの申請フォーマットに、日付・行き先・利用した経路・運賃をすべて手入力。1ヶ月の外出先をカレンダーで確認し、1件1件思い出しながら、経路を再度調べて入力する、場合によっては、通勤定期区間の分を差し引いて計算しており、かなり手間がかかっていました。

弊社のRODEMとMFクラウド経費を連携して使うことで経費精算という枠組みだけではなく、日々の営業活動も含めたより広い範囲での業務効率化が劇的にできると考えています。

RODEM_サービス概要

出典:https://rodem.valwebservices.com/

RODEMの最大の特長は、カレンダーサービスに予定を登録するだけで経費精算に必要なデータの作成までが完了するという点です。連携しているカレンダーは『Googleカレンダー』、または『Microsoft Office365 Outlook on the web』で、カレンダーに訪問先を登録するだけで、乗り換え経路や利用料金が自動算出されます。算出された経路や利用料金、入力した訪問先はMFクラウド経費へ自動取り込みされ、そのまま経費精算データとして使うことができます。

従来作業とRODEM導入後の比較

出典:https://rodem.valwebservices.com/

外出に際して発生する営業担当者の作業には、カレンダーへの予定登録から交通費の経費精算までに6つのステップが存在します。 RODEMを活用することで、カレンダーと精算サービスが連携。作業で生じる6つのステップを1ステップに大幅に削減できます」。

多くの人は、1つのアポイントに際して4回も経路検索をしていると伊藤氏は指摘。

伊藤氏 「1回目はアポイント決定時。目的地までの移動時間がどれくらいかかるかを知るために検索します。2回目はアポイント当日。具体的に何時に出発すべきかを検索します。3回目は移動中。乗換駅や到着時間を厳密に確認。4回目は交通費精算時。手帳やカレンダーの記録と突き合わせ、思い出しながら交通費を算出するために検索します。この検索を1回で済ませることができます。経理、営業部門双方の手間が省けてこそ、真の業務効率化だと言えるはずです」。

RODEMの動作デモ動画はこちら。

【サービス導入企業:株式会社 ニューズピックス】毎月の交通費清算業務を1.5時間から5分に短縮

“移動予定の作成と登録”から“精算データの作成”が自動的に行われることで、日々の営業活動から精算申請作業の手間を大幅に削減するRODEM。今回はMFクラウド経費とRODEMを連携してご利用されている株式会社ニューズピックスから纓田和隆氏に営業担当者の観点でお話いただきました。

ソーシャル経済メディア『NewsPicks』を運営する同社で、ブランドデザインチームのシニアマネジャーとして広告事業を統括する纓田氏。BtoB顧客層を中心にダイレクトセールス、商品開発、チームマネジメントに従事しています。

株式会社ニューズピックス 纓田和隆氏纓田氏 「ブランドデザインチームは、立ち上がった当初に比べ、人数は約5倍ほどに増えてきていますが、企業の成長スピードに対して圧倒的に人員が不足しています。とはいえ、既存のお客様にご満足いただくと共に、新たな提案をしていくためには、お客様との接触時間を増やさなくてはいけません。限られた人員でそれをどうやって叶えられるかといえば、事務作業など、お客様と接触していない時間をいかに効率化するか。マネジメントを任されている私は、チーム全体の非効率な部分を改善することに取り組んできました」。

MFクラウドを導入して2年ほど経つという纓田氏。メリットを感じていたものの、特に交通費の経費精算に関しては“もっと効率化できないものか”と考えていたそうです。

纓田氏 「結局、月末に経路を再度検索し、計算する手間がかかります。私の場合は、電車移動だけではなくタクシーや会食などの領収書も月に約20枚近くになるので、MFクラウドを活用しても1時間半ほど申請時間がかかります。昨年MFクラウドのイベントにゲストで呼ばれた際に“これを10分以内で済ませたい”と提案させていただいたところ、まさにこれをヴァル研究所が実現してくださいました」。

現在、RODEMを使って2ヶ月ほど経つという纓田氏。月末の交通費精算は1時間半から最短で約10分まで短縮できるようになったメンバーがいると高く評価します。経費精算がめんどうで提出期限が遅れる、他業務で忙しいため月末は経費精算のための残業が発生してしまう、といったことが改善されたとのこと。

纓田氏 「Google カレンダーに入っている情報が、RODEMを経由して自動的にMFクラウドに登録されますので、精算業務は確認ボタンを押すだけ。格段に効率が上がりました。また、RODEMの意外な副産物として、営業メンバーから高評価だったのは“到着駅の何番出口を出れば目的地まで近いか”も表示されること。事前に一番近い出口が分かっていれば、乗る車両も選べますし、ホームに降りてから探す時間も省略できます」。

まとめ

“細かな作業”とはいえ、長い目で見ればかなりの時間を割いていることになる、交通費精算という業務。従業員の貴重な労働時間は、企業の成長とイノベーションにつながるコア業務に集中させることが重要です。新しいテクノロジー『RODEM』の開発者と利用者のトークセッションから、そうした可能性への期待も高まりました。

執筆:末吉 陽子 (すえよし ようこ)

1985年生まれ。日本大学藝術学部卒業後、広告制作会社に就職。営業・制作ディレクターを経て、2012年にフリーランスの編集者・ライターとして独立。インタビューをメインにビジネスからカルチャーまで幅広いジャンルの媒体に寄稿している。



本ブログは、経費精算ソフト「MFクラウド経費」を提供しているマネーフォワードが運営しています。

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