電子帳簿保存法⑥~申請方法~

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申請方法

電子帳簿保存法に対応した電磁的記録の保管を開始するには所轄の税務署長等へ承認申請書を提出する必要があります。
では申請書に何を記載し、電磁的記録の保存を開始するどれくらい前の時期に申請すればよいのでしょうか?
具体的にみていきましょう。

必要な書類

  1. 電磁的記録による保存の承認申請書
  2. 電子保存で利用するシステムの概要を記載した書類(市販のプログラムを使用する場合は不要)
  3. PC処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(または処理委託契約書)
  4. 記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類

なお、電磁的記録の保存において対象となる帳簿書類に応じてそれぞれ申請書を提出しなければなりません。すなわち、国税関係帳簿と国税関係書類また国税関係書類のうちスキャナ保存にかかる承認をそれぞれ得る必要があります。

記載要領

  • 国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請
  • 国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請
  • 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

それぞれ承認を得る必要があり記載要領も一部異なってきます。
ただ、基本的な記載要領は各申請書とも同じ様式となっています。

スキャナ保存にかかる承認申請の記載要領

まずは法人本店または主たる事務所の所在地・名称・代表者氏名といった申請者の情報を記載します。

承認を受けようとする国税関係書類の種類、書類の保存に代える日及び保存場所等

記載内容としては、承認を受けようとする書類の名称を記載し、当該書類の保存義務を規定している税法の名称を同様に記載します。また、受領者がスキャニングを行う場合は受領者による読み取りにチェックを入れます。ただし、この場合チェックを付けても全ての書類を受領者がスキャニングする必要はありません。そして、入力方式については書類ごとにどの入力方式を採用するかチェックをつけることとなります。

電磁的記録に記録する装置及び概要

記載内容としては、使用するPCの機種やスキャナ装置、プリンタ等についてメーカー名や台数そして設置場所を記載します。なお、スマートフォンやデジカメでスキャニングを行う場合はスキャナの区分に○をつけ同様に記載します。

財務省令に定める要件を満たすためにとろうとする措置

記載内容としてはスキャナの基準やタイムスタンプ、適正事務処理要件等を満たす措置が企業側で取られているかどうかの確認であり企業側がチェックをつけることとなります。またチェックをつける以外にも市販のプログラミングを使用する際はメーカー名及び商品名等を記載します。

他にも

  • 設立の日(新たに設立された法人が申請する場合)
  • 所轄外税務署長を経由して提出する理由
  • 取りやめの届け出書を提出し、または承認を取り消された後に再び承認を受けようとする場合の対象となった書類や届け出の日付
  • を必要に応じて記載します。

なお、国税庁HPにおいて各申請書の様式と記載例が載せられています。

提出時期

申請書類については、国税関係帳簿書類を電磁的記録による保存に代える日の3ヶ月前の日までに所轄の税務署長等に提出する必要があります。
ここで、帳簿の電子保存の申請は会計年度単位である必要がありますが、書類のスキャナ保存単独の場合は会計年度単位ではなく、年度の途中からでも適用開始が可能となっています。

また承認を受けたい書類が複数ある場合は、その中の書類で一番最初に備え付けを開始する日から3ヶ月前の日までに提出することと定められています。

提出方法

承認を受けようとする書類が

「国税局において課税標準の調査及び検査を行うこととされている法人の法人税及び消費税に係る書類」
「国税局において課税標準の調査及び検査を行うこととされている製造場等の酒税、たばこ税、揮発油税、地方揮発油税、航空機燃料税、石油ガス税、石油石炭税、印紙税、電源開発促進税及び地方道路税に係る書類」
(参照:国税庁HP)


上記に該当する場合は申請書を2部作成し、そうでない場合は1部作成し、
添付する書類と合わせて、所轄税務署長等に持参するか送付することとなっています。

税務署の承認

承認についてはみなし承認という形式をとっています。
すなわち、申請書の提出があった場合において申請後3か月以内の日までに承認または却下の処分がなかった場合、承認があったものとみなすということです。

この時税務署は企業側から提出された書面の内容において不備がないかどうか確認します。そこで不備があった場合は、却下の処分決定前に税務署から連絡が来るため対応する必要があります。

まとめ

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の承認申請にあたっては

  • 必要な書類を揃えたうえで、要件にあわせて記載する
  • 申請書は国税関係帳簿書類を電磁的記録による保存に代える日の3ヶ月前の日までに提出
  • 提出方法は持参か送付
  • そして、税務署の承認はみなし承認である

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※掲載している情報は記事更新時点のものです。

Bizpedia編集部

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