• 作成日 : 2026年2月6日

Copilot for Teamsの議事録作成とは？機能・手順・活用例まとめ

Copilot for Teamsを活用すれば、会議の要点、決定事項、ToDoを自動でまとめ、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。しかし、「標準の文字起こし機能との違いは何か」「どのようなプロンプトを使えば効果的な議事録を作成できるのか」「機密情報の取り扱いやライセンス費用はどうすればよいか」と悩む担当者も少なくありません。

当記事では、Copilot for Teamsによる議事録作成の基本手順と効果的なプロンプト例、議事録作成時間の短縮やタスク抜け漏れ防止といったメリットなどを解説します。

Copilot for Teamsによる議事録作成とは？

Copilot for Teamsによる議事録作成は、Teams会議の内容をもとに要点、決定事項、ToDoを自動でまとめ、共有まで助ける機能です。会議中にも質問でき、会議後も振り返りに使えます。ここでは、Copilot for Teamsの議事録作成でできることや、標準の文字起こし機能との違いについて解説します。

Teams議事録作成でできること

Copilotは会議中と会議後に、発言の要点を整理し、誰が何を話したかを踏まえて決定事項や次の作業を提案します。遅れて参加した人向けに直近の議論を短くまとめたり、「決まったことは何？」のような質問に答えたりできます。

会議でライブ文字起こしを使うと、Copilotは文字起こしと会議チャットを根拠にまとめを作ることも可能です。文字起こし開始後は会議前24時間分のチャットも参照対象に含まれます。要点やToDoは会議チャットで共有でき、次の作業の抜け漏れ防止に役立ちます。

Teams標準の文字起こし機能との違い

Teams標準のライブ文字起こしは、会議の音声をそのまま文字にし、話者名と時刻を付けて表示する機能です。議事録の文章やToDoは自動で作りません。一方Copilotは、文字起こしや会議チャットを材料に、要点、決定事項、担当付きの作業案などを整理し、質問にも答えます。

文字起こしは記録の土台、Copilotは要約と次の行動に変える役割と考えると分かりやすいです。Copilot自体は文字起こしなしでも起動できますが、会議後に内容を詳しくたどるには文字起こしの有効化が推奨されます。

Copilot for Teamsで議事録を作成する方法

Copilot for Teamsで議事録を作成する方法は、会議中または会議後にCopilotを開き、要点、決定事項、ToDoを自動でまとめて共有する流れです。初心者でも迷いにくい形で、ここでは手順と指示例を解説します。

Copilot for Teamsで議事録を作成する手順

Copilotで議事録を作る手順は、会議でCopilotを起動し、会議の内容を材料に要約を生成することです。環境によっては、会議の誰かが文字起こしを開始するとCopilotが使えるようになります。会議中は会議画面のCopilotを開き、要点、決定事項、次の作業を依頼します。会議後は会議チャットでCopilotを開き、プロンプト一覧のGenerate meeting notesを選んで議事録を作成し、コピーしてメールやチャットに貼り付けます。

Recapタブが表示される場合は、録画と文字起こしへのアクセス権がある人が要約を確認し共有できます。共有前に必ず読み直し、表現と担当者名、期限、未決事項、会議の目的、用語表記を整えます。

議事録作成に使える基本プロンプト例

議事録作成に使える基本プロンプトは、出力の形式と粒度を先に指定することです。基本のプロンプトを以下にまとめました。

文字起こしを途中から開始した場合は、その時点以降が中心になるため「不足があれば質問して」と添えるとよいでしょう。

Copilot for Teamsで議事録を作成するメリット

Copilot for Teamsで議事録を作成するメリットは、要点整理と共有、タスク管理を会議の流れに組み込みやすい点です。ここでは主要な利点を解説します。

議事録作成時間の短縮

Copilotが会議内容から要点と次の作業を自動で整理できるため、議事録作成時間を短縮できるのが大きなメリットです。会議中や会議後に要約、決定事項、ToDoを生成できるので、手書きメモの清書や録画の見返しが減ります。共有前は担当者名、期限、用語の表記を確認し、必要な補足だけを足す運用にすると負担が小さくなります。

議事録の型を固定し、見出しと箇条書きを指定すると整形も早く進みます。最後に確認項目を1行で出させると漏れの点検が簡単です。会議後も追いやすくするなら、ライブ文字起こしを有効にしておくと安心です。

会議後の即時共有

Copilotが会議チャットにまとめを提示し、そのまま転記できるため、会議直後に要点を配ることができます。参加者は会議が終わってすぐに決定事項やToDoを確認でき、認識違いが広がりにくくなります。途中参加者にも直近の議論を要約して伝えられるので、フォローの手間も減るでしょう。

共有用の短い版と詳細版を同時に作らせると、関係者の情報量に合わせて送れます。RecapやAI要約の利用可否は録画と文字起こし、社内の情報管理ルールに左右されるため、事前に確認します。

タスク抜け漏れ防止

Copilotで発言から作業項目を抽出し、担当と期限の形に整えられるため、タスクの抜け漏れを防げます。会議後にToDoを一覧化し、担当者、期限、優先度の順で並べると、空欄や曖昧な表現を見つけやすくなります。未決事項や確認待ちも分けて出させると、次回までの宿題が明確になります。

会議の最後にToDoだけを読み上げ用に要約させると、その場で修正できます。タスク管理ツールへ転記しやすい表形式にするのも有効です。文字起こしがあると根拠の発言をたどれるので、修正と合意形成も進めやすくなります。

社員負担の軽減

メモ取りと整理の作業をCopilotが肩代わりできるため、参加者が議論に集中しやすくなるのがメリットです。メモ係を固定せずに済み、会議後の文章整形も最小限で済みます。途中参加でも直前の流れを要約させれば追いつけるので、再説明の時間が減ります。

テンプレートを用意して毎回同じ形式で出力させると、確認と修正の手間がさらに減ります。自動要約には誤りが混ざる可能性があるため、共有前に人が確認し、機密情報を入力しないルールも合わせて徹底します。会議後の問い合わせも減ります。

Copilot for Teamsで議事録を作成する際の注意点は？

Copilot for Teamsで議事録を作る際は、機密情報の扱い、出力の確認、社内定着、費用管理が重要です。文字起こしや要約の保存ルール、共有範囲も確認します。ここでは注意点を解説します。

機密情報の取り扱い

機密情報を守るため、会議で扱う情報の区分と共有範囲を先に決めます。Copilotは会議内容をもとに要約するため、文字起こしや録画を有効にすると記録が残ります。録画なし運用では、会議中の音声を文字化したデータが一時的に保存され、会議終了後に破棄されると案内されています。

主催者はCopilotや文字起こしへのアクセスを制限できるため、社外参加がある会議ほど設定を確認しましょう。

精度の過信によるリスク

誤りを広げないため、Copilotの要約は下書きとして扱い、人が必ず確認しましょう。会議が長い場合は回答が制限されたり遅くなったりする場合があります。文字起こしや録画を無効にすると参照できる情報が減り、要点が抜ける場合もあります。決定事項、担当者、期限は発言と照合し、数字や固有名詞は特に確認することが大切です。

必要なら「その結論に至った発言を示して」と質問し、根拠を確認します。監査ログで後から会話を追えない前提なので、確定版は会議チャットなどに残しましょう。

社員リテラシー差による活用ばらつき

活用ばらつきを減らすには、出力の型と禁止事項を共通化するのが有効です。議事録の見出し、ToDoの書き方、担当と期限の書式をテンプレート化し、全員が同じプロンプト集を参照できるようにします。会議主催者が文字起こしの開始タイミングとCopilotの利用範囲を統一し、アクセス制限の設定も決めましょう。

会議後は生成メモを共有前に読み合わせる手順を固定し、最終版の責任者を明確にします。短い研修で操作とチェック観点をそろえると定着します。

ライセンス費用とコスト負担

コストを読み違えないため、TeamsのCopilotがどのライセンスに含まれるかを先に確認しましょう。一般にCopilotはユーザー単位の追加ライセンスで、対象者を増やすほど月額費用が増えます。会議の主催者や議事録担当だけ付ける運用も可能ですが、参加者の権限やアクセス制限との整合が必要です。

価格は市場や契約形態で変わり、改定もあり得るため、公式の価格ページと更新告知を定期的に確認しましょう。導入前に利用頻度を見積もり、試験導入で効果を測ってから範囲を広げます。

Copilot for Teams議事録を活用したユースケース

Copilot for Teamsの議事録は、要点と次の作業を素早く共有し、認識違いと作業漏れを減らす用途で役立ちます。参加者が多い会議ほど効果が出やすい点も特徴です。ここでは、使い方の例を紹介します。

定例会議での活用

定例会議では、毎回同じ型で要点とToDoを出せるため、共有と確認が速くなります。会議の最後に「決定事項」「保留」「次回までの作業」を箇条書きで出力し、担当と期限を埋めてからチャットに貼ります。前回との差分や未完了タスクも一緒に並べさせると、進捗の説明が短く済みます。

欠席者には要点だけを短く再出力し、必要な資料リンクだけ添える運用が向きます。文字起こしを併用すると、言い回しの確認や数字の取り違え防止にも役立ちます。最終版は人が必ず確認しましょう。

プロジェクト会議での活用

プロジェクト会議では、論点と決定の根拠を整理し、関係者の認識をそろえやすい点が利点です。議題ごとに要点を区切り、「決めたこと」「次に検討すること」「リスクと対応案」を分けて出力させます。設計や見積もりなど数値が出る場面は、発言者と数字を別枠で並べると確認が簡単です。

会議後はToDoを担当者別に一覧化し、チケット起票のたたき台として使うと手戻りが減ります。未決事項は次回の議題案にまとめましょう。変更が出たら差分だけ再要約し、資料リンクと期限を添えてすぐ共有します。

営業・部門横断会議での活用

営業や部門横断会議では、専門用語の違いを吸収し、合意した内容を同じ言葉で共有できる点が強みです。議事録は「顧客要望」「決定事項」「次の連絡」「社内依頼」を分け、社外向けに送れる要約文も別に作ります。質問と回答をセットで抜き出させると、後からの問い合わせ対応が楽になります。

参加者が多い場合は、部門別にToDoを並べ替え、責任者だけに確認依頼を出す形が向きます。金額や納期は数字だけを最後に一覧化して確認します。共有先に合わせて配布版を分けると安全に運用できます。

Copilot for Teamsで議事録作成を効率化しよう

Copilot for Teamsは、会議の要点、決定事項、ToDoを自動でまとめ、共有まで助ける機能です。ライブ文字起こしと会議チャットを材料に要約を生成し、会議中の質問や途中参加者へのフォローにも対応します。会議後はプロンプトで議事録を作成し、担当者・期限付きのタスク一覧も抽出できます。

メリットは議事録作成時間の短縮、会議後の即時共有、タスク抜け漏れ防止、社員負担の軽減です。注意点として、機密情報の取り扱い、精度の過信リスク、社員間の活用ばらつき、ライセンス費用の確認が重要です。定例会議、プロジェクト会議、部門横断会議など幅広く活用できます。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウドが監修する「AIの基礎知識」です。ビジネスや生活に役立つAIの基本と最新情報を分かりやすく解説。AIを身につけ、新しい一歩を踏み出すのを応援します。