クラウド型給与計算システムは、業務効率化やペーパーレス化など多くのメリットがあります。しかし、システム導入を行ったものの、「うまく稼働ができず使えなかった」ということは珍しくありません。そのような過去の経験から、現在のシステムから変更をしたいと思ってもなかなか踏み切ることができない方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、本記事では給与計算システムの導入にあたってのサポートについて解説します。

システム稼働までの3つのステップ

スムーズなシステム移行・稼働を実現するには、計画的に進めることが重要です。手順を明確にすることで、スケジュールを立てやすくなります。そこで、まずは一般的な稼働までのステップを紹介します。

(1)事前準備

・本稼働の時期を決める
通常業務を行いながら導入を進める上で、長期的な業務スケジュールを整理して計画を立てることをおすすめします。特に効率化したい業務は何かをあらためて考えてみてはいかがでしょうか。
・どこまで遡ってデータを移行するのか決める
・現在使用しているシステムから移行する対象データを出力する
・新システムに取り込む形式にデータを加工する

※スケジュール策定の参考例：業務発生タイミングを見越した本稼働の時期

(2)新システムの設定

・給与計算ルールが記載された社内資料を確認する
・給与計算で使用している支給・控除項目をリストアップする
・支給項目の詳細ルールを確認する
・給与計算に使用する勤怠項目をリストアップする
・支給項目の計算式を整理する

(3)データをインポートする

・加工したデータを新システムに取り込む
・データが正確に反映されているか検証
・問題が発生した場合は修正

導入サポートの例

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  データ移行サポート

  利用中のシステムからエクスポートしたデータを、新システムにインポートできる形式に変換し、不必要なデータや重複データを削除。新システム稼働後もデータの正確性を維持します。

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  システム操作のレクチャー

  担当者がスムーズに業務を進められるように、基本的な操作方法から会社独自の使い方など、実際の運用フローに基づいてレクチャーします。新しいシステムに早く慣れることができます。

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  参考資料・Webサイト

  よくある質問とその回答・操作マニュアルなどの資料が提供され、担当者自身で問題を解決できます。これにより、日常的な業務で発生する疑問や問題に迅速に対応できます。

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  アフターサポート

  定期的なフォローアップなど、稼働後も継続的にシステムの運用状況を確認し、必要に応じて改善策の提案を受けます。システム活用を最適化し、長期的な運用の安定性につながります。

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  トラブルの解決サポート

  稼働後に発生する問題に対して原因を特定し、解決策を提供します。これにより、業務の中断を最小限に抑えます。

サポートの形式とそのメリット・デメリット

メール

時間にしばられず、すぐに問い合わせができるのがメリットです。問い合わせ内容が記録として残るため、後から確認しやすいのも特徴です。
一方、返信に時間がかかることがあり、複雑な問題や緊急の対応には不向きです。

電話

直接コミュニケーションが取れるため、問題の詳細を正確に伝えやすいです。
しかし、対応時間が限定されているケースが多いため緊急対応したいときに相談できないこともあります。また、問い合わせ内容が記録として残らないため、特定の人しか把握していない「属人化」になりやすいのがデメリットです。

チャット

リアルタイムでの対応が可能で、即時、問題を解決できるのが特徴です。また、やり取りが記録として残るため、誰でも・いつでも確認することが可能です。チャットを日常的に利用していない方だと不安を感じる方もいらっしゃると思いますが、「マネーフォワード クラウド給与」ではチャットサポート満足度95%(※2020年6月 自社調べ)と、高い評価を頂いてます。

専任の担当者

専任の担当者がつくため、企業の状況やシステムの詳細を理解してもらえます。継続的なサポートが受けられ、長期的な関係を築けるのが特徴です。多くの場合は追加料金が必要なため、コストが高くなるケースもあります。

さいごに

システム導入決定後に稼働開始するには、自社の状況や課題に応じたサポートを選定することが重要です。予算内で最適なサポートを受けるためにも、重点を置いていることの優先順位をあらかじめ整理すると良いでしょう。

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