医療業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月28日
医療業界における経費精算業務のよくある課題
緊急対応に伴う経費精算の遅延
医療現場では、急患対応や緊急手術など、予期せぬ状況が頻繁に発生する職場も多いです。そのような環境下においては、医療従事者が外出先での交通費や、必要な医療材料の購入費を負担するなど、経費を一時的に立て替えざるを得ない場面も少なくありません。
しかし業務多忙などの理由によって、経費申請が後回しになってしまう場合も多く、精算手続きが遅延することで、領収書の紛失や申請内容の不備も発生しやすくなります。
移動診療や在宅医療サービスへの対応
医療業界において、移動診療や在宅医療サービスは、地域医療の提供や高齢者ケアの向上に必要不可欠です。これらのサービスを提供するにあたって、医療従事者は患者の自宅や施設への訪問を頻繁に行うため、交通費や消耗品の購入費などの経費が発生します。
しかし経費申請時には、訪問先ごとの経費明細や申請書の作成が必要な場合もあり、急な訪問スケジュールの変更が生じやすい医療従事者にとっては、大きな負担となりかねません。
研修や学会参加に伴う経費精算の多様性
医療従事者は最新の医療知識や技術を習得するために、定期的に研修や学会に参加します。これらの活動に伴い、参加費や交通費、宿泊費に加え、海外出張経費などが発生するケースもあります。さらに複数名が参加する場合には、経費精算業務の負担もより一層増加するでしょう。
またこれらの経費は教育・研究予算から支出するため、予算管理の観点からも「経費のリアルタイム化」が重要であり、経費精算業務の遅延解消が欠かせません。
医療業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
AIによる申請手続きの短縮
急患や災害の発生など、予期せぬ状況への対応が求められる医療業界では、現場のスピード感を損なうことがないよう、バックオフィス業務の効率化が必要不可欠です。経費精算システムでは、医療従事者がスムーズに対応できるように、自動化によって簡単な操作で完結できる仕組みが求められます。
具体的には、スマートフォンからの経費申請や、領収書を撮影するだけでAIが経費項目を識別し、自動入力される機能などが効果的です。
現場の働き方を考慮した利便性
移動診療や在宅医療サービスなど、医療業界では外出先で業務を行う医療従事者も少なくありません。少子高齢化や人手不足の影響もあり、終日外出しなければならないケースも多く、経費精算などの事務処理は後回しになりがちです。
経費精算システムを導入する場合には、スキマ時間を活用した申請ができるよう、交通費や消耗品などの頻出する経費を汎用的なワークフローとして設定し、申請手続きを効率化できるものを選択しましょう。
コスト管理への活用
高い専門性が求められる医療業界では、教育・研究活動に関わる経費はまとまった金額となるケースも多いです。経費精算においても、効率化だけでなく適切なコスト管理が必要不可欠であるため、経費項目や部署ごとの予算管理機能があるシステムを選定すると良いでしょう。
たとえば研修や学会参加費用に関しては、特定のカテゴリーを事前に設定し、関連する経費申請をその予算内で管理することで、予算超過のリスクを低減できます。
医療業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
ミス・パリ・グループ様の事例
マネーフォワード クラウド経費を導入してからは、経路を入力するだけで定期代を控除した交通費が自動計算されるため、申請者・経理双方の負担が軽くなりました。また、これを機に運用を見直し、毎週現金手渡しから月2回の振込へ変えよりスリムになったと思います。
株式会社HITOMIOテクノロジーズ様の事例
鍼灸接骨院を中心に、「健康寿命」を延伸するための仕組みづくりに取り組む株式会社HITOMIOテクノロジーズ様では、月6,000件を超える仕訳入力をすべて手作業で行っていました。月次決算に向けて休日出勤することもあったそうです。
また経費精算についても紙ベースでの申請・承認処理を行っていたため、非効率な経理や経費精算業務に課題を抱えていました。
医療業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
医療業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
少子高齢化が進む日本において、医療分野に必要な人材は今後増えていくことが予想されています。医療の質を保つためには、男女ともに国民の健康寿命を3年以上延伸する取り組みをしながら、医療・福祉サービスの改革を図らなくてはなりません。具体的には、単位時間あたり5％、医師は7％以上の生産性向上が必要だと言われています。
出典：厚生労働省「政策からみた在宅医療の現状について」
生産性向上のために不可欠なのが医療DXです。業務にクラウドを活用する、医療ビッグデータによるデータベースを構築するなどの取り組みを行うことで、より良質な医療を効率的に提供できます。カルテや診療報酬請求のデジタル化によって、医療分野で働く方の業務効率化したり、患者にとって便利なサービスを提供したりすることも可能です。
また、医療DXは医療分野におけるバックオフィス部分にも必要です。経費清算システムの導入や、医療情報システムの活用によってノンコア業務の負担を減らし、医療の質を向上を目指しましょう。