総合商社・専門商社の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月28日
総合商社・専門商社における経費精算業務のよくある課題
海外出張による経費精算の煩雑さ
総合商社・専門商社の従業員は、海外の取引先との商談や現地市場調査のため、頻繁に海外出張を行います。
これに伴い、異なる通貨での支払いや高額な交通費、宿泊費の支出が必要になるため、事前に仮払申請を行う方法が一般的です。出張先で領収書の入手が困難な場合や、言語の違いから取引内容の理解が難しいケースも多いため、精算プロセスの複雑化を招きやすく、従業員や経理担当者の負担増加につながりやすくなるでしょう。
社内体制の変化に伴う業務フローの再構築
総合商社・専門商社では、商品サンプル購入費や展示会参加費、クライアント接待費など、業務によって多種多様な経費が発生します。それに加えて商社においては、時代の流れに合わせてさまざまな分野に事業展開を行うため、部署や組織体制が変更される機会も多いです。
人事異動や新規部署の立ち上げにより、安定的な経費精算業務を行うには業務プロセスの再構築が必要となるため、一定の時間を要するケースも少なくありません。
コスト分析の遅延
総合商社・専門商社では、薄利多売の観点から「規模の経済」によって利益を出す企業が多いため、経費の正確な管理や内部コントロールの強化が重要です。その一環として、従業員の生産性向上やコスト意識の醸成も必要不可欠であり、経費精算によって発生するコストについて、リアルタイムでの分析が欠かせません。
反対に経費精算業務が遅れた場合には、コスト分析も遅延し、迅速な経営判断を行えないというリスクも考えられます。
総合商社・専門商社の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
レート換算やクレジットカード連携機能
総合商社や専門商社では、海外出張の機会も多いため、経費精算システムを導入する場合には、海外出張に伴う経費精算の煩雑さを軽減することが重要です。異なる通貨で支払った場合に、レートの自動換算機能があれば、経費精算時の手続きを簡略化できるでしょう。
またクレジットカード連携が可能なシステムの場合、使用するたびにレート計算が反映されるうえ、経費申請手続きも省略できるため、従業員の手間を大幅に削減できます。
柔軟な業務フロー設定機能
事業領域の変更に伴い、組織体制が変化しやすい総合商社や専門商社では、経費精算プロセスも柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶことが重要です。部署異動や新規プロジェクトの発足などがあった場合、組織内部の変化に対してスムーズに対応できるシステムを選ぶことで、経費精算の遅延を防ぎ、業務効率化を図ることが可能です。
そのためには、承認フローの設定や変更を自由にカスタマイズできるシステムが望ましいでしょう。
リアルタイムでのコスト分析機能
「規模の経済」を追求する総合商社・専門商社においては、コスト分析が可能な経費精算システムを選択することが大切です。経費データに基づいたコスト分析を行うことで、組織全体での無駄な支出を抑制するだけでなく、事業部ごとの採算性をリアルタイムで把握でき、スピーディーな経営判断に役立てることが可能です。
経費項目ごとの内訳や予算管理、部門別のコスト分析機能が備わっていれば、より確度の高い分析ができるでしょう。
総合商社・専門商社の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
株式会社オカフーズ様の事例
乗り換え後は経費精算の仕訳データが自動作成されて会計に連携できるようになったので、毎月のデータ移行作業がなくなりました。驚いたのは社員たちの反応でした。
「マネーフォワード クラウド経費」の社内説明会を開き、アプリで領収書が読み取れることや、交通系ICカードのデータが取り込めるデモを見せたところ、「おー！」「すごい便利」と驚きの声があがりました。
生活協同組合コープさっぽろ様の事例
導入を決めた当初は、紙での経費申請をなくすことに反対意見もありました。そこで、まずはシステム部と広報部で先行利用して社内での成功事例を作り、実効性の検証をしたうえで段階的に導入を進めていきました。
導入時のマネーフォワード社の支援はとても手厚かったです。正直、支援がなかったら安定したリリースはできなかったかもしれません。
詳しくはこちら
ミス・パリ・グループ様の事例
マネーフォワード クラウド経費を導入してからは、経路を入力するだけで定期代を控除した交通費が自動計算されるため、申請者・経理双方の負担が軽くなりました。また、これを機に運用を見直し、毎週現金手渡しから月2回の振込へ変えよりスリムになったと思います。
総合商社・専門商社の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
総合商社・専門商社がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
総合商社・専門商社業界は、多岐にわたる商品やサービスを取り扱っています。商社業界は、地球温暖化対策にも取り組んでおり、経済水産省が発表した資料によると、2021年度の取り組みの達成率は144％と非常に高い数値でした。また低炭素製品の開発・販売、サービスなどを通じて連携の強化に貢献するなど、グローバルなビジネス環境の中でさまざまな役割を果たしています。
出典：経済水産省「商社業界における地球温暖化対策の取組～カーボンニュートラル行動計画2021年度実績報告～」
一方で、現在の業界には次のような課題があります。まず、国際的な経済の不確実性についてです。為替レートの変動や貿易摩擦の影響により、企業は市場予測が難しくなり、リスクヘッジが求められています。
また、デジタル技術の進化による変革も挙げられます。Eコマースの台頭やIoT技術の普及により、ビジネスプロセスが変化しています。この変化に対応するためには、デジタル化への適応が急務であり、既存のビジネスモデルの見直しや新たな技術の導入が必要です。
総合商社・専門商社業界は、これらの課題に対応し、変化するビジネス環境に柔軟に適応することで、持続的な成長を達成する必要があります。持続的な成長を叶えるためには、新たな技術はもちろん、コスト管理システムの導入も重要と言えます。