医療機器メーカー向けの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
医療機器メーカーの経理業務で悩みがちなポイント
紙で経費精算を行っているケースが多い
医療機器メーカーには、営業・研究開発・品質管理などさまざまな部署があります。外出したり現場に入ったりとデスクワークではない場合もあり、経費申請の用紙に記入する時間を取りにくいものです。記載事項や添付する書類など決まりごとも多く、業務に忙しいなかではついつい後回しになってしまうことも少なくありません。
申請～承認までのワークフローが非効率になっている
経費の申請は専用の書式が必要で、レシートや領収書を貼り付けるなど作業を伴うケースも多くあります。上司が外出していたり現場に入ったりしていると、申請書類に目を通すのが遅くなり、承認も遅れてしまいがちです。さらに経理に書類が届くのも遅くなります。このように、経費に関する一連のワークフローが非効率な場合も少なくありません。
数字をリアルタイムで把握したい
経費を使った時点から、申請・承認を経て経理の処理が完了するまでにはタイムラグが発生します。そのため、経理で経費の状況をリアルタイムに把握することが難しくなっています。経営上の判断や予算の策定などには、会社の経営状況の把握が不可欠です。しかし、現状をスピーディーに把握できない状況では、現状を踏まえた判断は難しいでしょう。
経費精算システムの導入で経理業務を効率化できた事例
連携できるサービスの豊富さから入力にかかるコストを削減
株式会社モルテン様は、スポーツ用品や自動車部品、医療・福祉機器など幅広く手掛ける広島県のメーカーです。従来の経費精算は紙ベースで、各拠点の経理が小口現金で精算していました。
「マネーフォワード クラウド経費」を導入したポイントの一つは、自動連携できるサービスの豊富さでした。クレジットカードや電子マネー、各種予約サービスなどと連携し、利用明細や領収書などを自動で取得できるようになり、入力作業を大幅に削減しています。電子帳簿保存法への対応も決め手の一つとなりました。
バックオフィス業務の効率化によって組織力を高める取り組みも可能に
共和メディカル株式会社様は、ジェネリック医薬品の製造のほか、調剤薬局の運営や健康食品の製造・販売など医療に関わる幅広い事業を展開しています。ベテラン社員の退職を機に、属人化された業務フローの効率化を目指して「マネーフォワード クラウド経理」をはじめとするシステムを導入されました。
経理や給与計算、経費精算など複数の分野をシステム間で連携することで、バックオフィス業務を一気通貫で管理できるようになりました。空いたリソースは新入社員の採用や育成、従業員のモチベーションや営業力の向上など、各部署をサポートする取り組みに充てています。
クラウド化による連携で迅速な経営判断や情報開示が可能に
独自の画像検査技術を持ち、検査装置やソフトウェアの企画・販売など、画像検査に関連する事業を展開するシリウスビジョン株式会社様には、6社のグループ会社があります。「マネーフォワード クラウド会計plus」の導入で、グループ全体のスピーディーな経営判断や、決算後の迅速な情報開示ができる環境の構築を目指しました。
決め手の一つは、専門知識を持つ経理担当者にとっての操作のしやすさでした。経費や給与、年末調整などの複数の分野で連携できることもその一つです。導入後は連結ベースの利益の確定までの期間が5営業日となり、クラウド化の大きな効果を実感されています。
医療機器メーカーの経理担当が経費精算システムを比較する際のポイント
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
経費精算システムを比較する際は、使いやすさが大切なポイントになります。スマホアプリから申請や承認ができれば、外出時やスキマ時間に操作できます。レシートや領収書の自動読み取りや、入力事項や操作方法のわかりやすさも重要です。承認する人にとっても、簡単に確認してスピーディーに完了できれば、申請・承認のフローを効率化できるでしょう。
データ連携によって入力を効率化
クレジットカードやキャッシュレス決済とデータを連携できれば、入力作業を大幅に省略できます。利用明細や領収書のデータから経費精算システムに情報が直接取り込めることで、記入や入力などによる人的ミスの可能性を減らせます。申請内容の正確性が増すため、経理担当者のチェックもスムーズにできるようになるでしょう。
経理システムとスムーズに連携
経理の会計システムと連携できる経費申請システムであれば、データを取り込むことで仕訳が自動で推測されるなど、経理業務も楽になります。経理が手入力を行う機会も減るため、より正確な会計データを作成できるでしょう。自動的にデータが入ってくることでリアルタイムな経営状況を把握でき、経営判断や予実管理にスピーディーに役立てられます。
経理業務の効率化に関する参考資料
医療機器メーカーが経理業務の効率化を進めるべき理由
医療機器メーカーでは職種が多岐にわたり、外出や現場での作業などそれぞれの場所で業務を行うため、経費申請に時間を取りにくいのが現状です。書類の記入や承認に充てられるタイミングがバラバラであるため、申請から承認までに時間がかかり、スムーズに行われないという課題もあります。
経費の申請は、医療機器メーカーの従業員の多くにとっては本来の業務ではありません。とはいえ、会社にとって経費の把握は不可欠です。そのため、従業員の負担を減らしつつ、現状を把握できる環境を構築する必要があります。
従業員が本来の業務に集中するためには、経費精算システムの導入をはじめとしたバックオフィス業務の効率化が有効です。とくに従来の経費申請は、面倒なものと思われがちでした。経費申請を効率化してマイナスなイメージを払拭することで、経営に必要な情報が迅速に経理へ集まるようになるでしょう。