運輸業界向けの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
運輸業界において経理業務で悩みがちなポイント
紙で経費精算しているケースが多い
運輸業では、取引先に渡す納品書やサインをもらい持ち帰る受領書、取引先から受け取る領収書など、さまざまな書類を扱います。加えて経費の精算も紙となると、記入の手間や紛失のリスクなど、従業員の負担は大きくなります。同様に経理担当者にとっても、紙での経費申請は負担です。上記の書類はドライバーから経理に回ってくることが多く、管理や保管にコストがかかります。
申請～承認までのワークフローが非効率になっている
運輸業では配達など従業員の外出が多く、承認を行う上司も外出していることが多いものです。しかし、紙による経費の申請や承認は社内で行う必要があるため非効率です。また、書類の不備によって差し戻しとなった場合、外出している従業員はすぐに対応できません。運転していることも多いため、すぐに電話をして不明点を確認することも難しいでしょう。
数字をリアルタイムで把握したい
外出が多い運輸業の従業員は、経費を申請するタイミングが遅くなりがちです。承認する上司が配達に出ている場合も少なくありません。申請から承認、経理処理までのタイムラグがあるため、実際に経費を使ったタイミングから経理処理に反映されるまでには、時間がかかります。このように、運輸業の経費状況はリアルタイムで反映しにくいのが実情です。
経費精算システムの導入で経理業務を効率化できた事例
経費精算システムの導入で申請・承認作業ともにスムーズに
キャロウェイゴルフ株式会社様は、世界的なゴルフ総合ブランドの日本法人です。従来の経費申請にはアナログな手順が残り、承認作業はパソコンでしかできないなど、スムーズに承認まで進まないという課題がありました。
こうした課題から、同社は「マネーフォワード クラウド経費」を導入し、スマホから領収書やレシートを読み込める機能によって、申請が簡単になっています。経理業務も大幅に削減でき、より付加価値の高い取り組みを行う余裕もできました。
各拠点の小口現金と紙ベースでの経費精算業務がゼロに
スポーツ用品や自動車部品、医療・福祉機器など幅広い商品の製造を手掛ける株式会社モルテン様は、経費精算を各地の拠点ごとに小口現金で行っていました。紙ベースの経費精算を効率化するため、本社の移転をきっかけに「マネーフォワード クラウド経費」を導入されました。
導入後は各拠点で承認後、本社に届いた通知から振込データを作成・送信することで、精算が完了するようになっています。各拠点の小口現金の処理がなくなり、大幅な効率化に成功していました。
わかりやすいUIや操作性に加えて経費精算の時間を1/3に短縮
サンラリー株式会社様は、婦人子供服の企画・製造・販売を始め、カフェや保育園など多角的に事業を行っています。紙での経費申請にかかる時間を課題とし、ペーパーレス化によって課題解決を図ろうと「マネーフォワード クラウド経費」を導入されました。
導入のポイントには、シンプルな画面や専用のスマホアプリといった操作性のメリットがありました。経費の条件を細かく設定できることによる経理の負担削減や、手ごろな価格面も決め手の一つでした。導入後は経費申請にかかる時間を1/3に短縮するなど、確実に業務の効率化を進めています。
運輸業界の経理担当が経費精算システムを比較する際のポイント
データ連携によって入力を効率化
経費精算システムには、クレジットカードやキャッシュレス決済とデータを連携できるものがあります。従業員ごとに割り振られた会社のカードで経費を支払うことで、個々の使用状況を把握できます。
連携データを使用することで申請書を記入する時間や手間を省け、経理のシステム入力も不要です。人の手による入力ミスが起こるリスクもカバーできます。
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
アプリやWebから申請や承認ができるものであれば、外出の多いドライバーや営業担当者も場所を問わず操作できます。紙に記入する時間が惜しいという従業員も、スキマ時間に手軽に申請できるでしょう。
経費を使ったらすぐに申請を済ませられる点もポイントです。アプリの操作画面が使いやすいかどうかもチェックしましょう。
経理システムとのスムーズな連携
経費精算システムと経理システムを連携できれば、経理の負担も軽減されます。たとえば、クレジットカードの利用明細データを取り込むことによる仕訳の自動推測、精算の振込データの作成などが可能です。
申請できない条件や細かい項目などを設定することで、入力時点で誤った内容にアラートを出せるため、経理のチェックの手間も省けます。
経理業務の効率化に関する参考資料
運輸業界が経理業務の効率化を進めるべき理由
オンラインでの購入の定着による配送量の増加、2024年問題や労働基準法の改正など、運輸業界を取り巻く環境は大きく変化しています。ドライバー不足に悩む運送会社も多いでしょう。自社のコアとなる業務に集中するためには、経費精算システムの導入も役立ちます。
とくに荷物を運ぶドライバーや営業担当者は、到着時間の指定や運転にかかる負担など多くの条件のもとで業務を行います。日常的な業務の多さから、手間や時間がかかる経費申請は後回しにされがちです。貴重な社内での時間を経費申請に充てるのは惜しいと感じる人もいるでしょう。
経費精算システムによって迅速で簡単に申請ができるようになれば、申請への抵抗も少なくなります。チェックする経理担当者も、迅速に経費のデータを集計できます。運輸業界の大きな変化に対応し、日常的な業務をスムーズにさばくためにも、経費精算システムによる業務効率化を検討しましょう。