スーパーマーケットの経理業務を経費精算システムで効率化
更新日：2024年2月13日
スーパー経営で悩みがちな経費処理のポイント
できる限り紙での処理を減らしたい
店舗の業務では、商品の納品書や伝票など紙の書類が多く発生します。保管スペースも限られており、外部にスペースを確保する場合はコストがかかります。そのため、経費の申請書類など、できるものからペーパーレス化を実行し、紙の書類を減らしたいものです。
本社においても、紙の書類は処理や管理の手間がかかり、保管スペースも必要です。ペーパーレス化は本社にとっても業務効率化につながるため、有益なものと言えます。
経費申請フローを効率化したい
経費を紙で申請するための一連のフローは複雑になりがちです。
まず、従業員が申請書類を記入しなければなりません。しかし店舗での仕事は、レジ打ちや接客・品出し・商品管理など多岐にわたるため、申請のための時間が取りにくいものです。店舗から本社へ申請書類を送付する作業の手間や、届くまでの時間もかかります。
本社には多くの店舗から申請書類が届くため、一つひとつ処理しなければなりません。保管スペースや管理コストも必要です。
電子帳簿保存法に対応したい
店舗の仕事の中でペーパーレス化を推進し、業務の効率化を目指したいと考える人もいるでしょう。しかし、取引に関係する伝票などを電子データで保存するには電子帳簿保存法への対応が必須です。社内の一部だけでなく会社全体でシステムを導入するなど、大規模な対応が必要となります。
システム導入の費用や手間、新たな仕組みに慣れるまでの時間などがかかることから、新たな仕組みづくりに踏み出せないという事情もあるでしょう。
経費精算システムの導入で経理業務を効率化できた事例
生活協同組合コープさっぽろ様
北海道内に150を超える店舗や拠点を持つ生活協同組合コープさっぽろ様では、経費精算を紙で行うことによる煩雑さに課題感を抱えていました。さらに電子帳簿保存法へ対応する必要もあったことから「マネーフォワード クラウド経費」を導入し、完全ペーパーレス化を実現。業務効率化にもつながり、30分以上かかっていた申請作業が5分ほどに短縮されたケースも見られたそうです。
経費精算システムでできること
データ連携によって入力を効率化
経費精算システムをクレジットカードや電子マネーと連携することで、明細データが自動的に取り込まれ、勘定科目も自動で分類できます。
この仕組みを利用すれば、経費申請における記入や入力の手間を削減できるため、大幅な効率化が期待できます。店舗の目まぐるしい業務の中でも、ミスを防止しながら手軽に申請が行えるでしょう。
本社においても、より正確な申請が届くことでチェックや差し戻しの手間を省けます。書類を保管するためのスペースも不要になるでしょう。
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
経費精算システムを利用すれば、スマホやパソコンから申請や承認ができます。忙しい店舗での業務の中でも、筆記用具を探したりデスクに向かったりすることなく、短時間で速やかに経費の申請ができるでしょう。
外出先でも申請や承認ができるため、上長が不在で承認を得られないという事態も減るでしょう。書類が店舗から本社に届くまでの時間も不要となります。経費精算のフロー全体のタイムラグをなくし、大幅な時間短縮が期待できます。
スキャナ保存と電子取引どちらにも対応
経費精算システムの多くは電子帳簿保存法に対応しています。スキャナ保存と電子取引の双方において、法律に沿った適切な保存ができるため安心です。
スキャナ保存の要件を満たせば、書類の原本は処分できます。オンラインでの書類のやり取りである電子取引にも対応しています。従業員の申請作業・経理担当者の確認作業の両方を効率化できるでしょう。
経理業務の効率化に関する参考資料
伝票処理が膨大になりがちなスーパーマーケット
スーパーマーケットでは食料や日用品などあらゆる製品を扱うため、仕入の件数や数量、取引先も多くなります。さらに毎日多くのお客様が訪れ、売れていく商品の量も膨大です。スーパーでは仕入・売上ともに動きが激しく、紙の伝票の発生も多く伴うでしょう。
また、従業員は接客や品出しの他にも、バックヤードで商品のパッケージ作業や清掃・整理整頓などの業務があります。経費の申請書類を記入する時間を確保することは難しいものです。
複数の店舗がある場合、スーパーのバックオフィス業務は店舗とは別の本社で行われることもあります。各店舗から届く伝票や申請書類が紙である場合は管理の手間がかかり、物理的な保管スペースも必要です。
このような中で紙からの脱却は、店舗と本社の双方にとって大幅な効率化につながるでしょう。とはいえすぐに紙の伝票や書類をなくすことは難しいため、できる部分からシステム導入や電子化を進めることが大切です。