プラント業界向けの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
プラント業界における経理業務で悩みがちなポイント
①紙文化が残っているケースが多い
プラント業界のバックオフィスにおいては、伝統的にアナログな処理が残っているケースが少なくありません。いわゆる「ハンコ文化」が残っており、経理処理のスピードが早まらず、締日前後の残業や休みたくても休めない状況が続きます。
紙文化をデジタル化することで、情報の検索や共有が容易になり、さらに情報の分析・活用が高度化します。
②経費申請フローを効率化したい
プラント業界におけるバックオフィスでも、経費申請をはじめ種々の調達には申請が必要です。しかしながら、申請から承認までのフローが効率化されていない現状があります。
プラント業界においては、プロジェクトの進捗管理やコスト管理に影響を及ぼす可能性もありますので、ワークフローの効率化はぜひ解決したい課題の一つです。
③必要な数字を素早く把握したい
プラント業界では大規模なプロジェクトや複雑な工程を管理する必要があり、その結果としての財務情報を早めに把握し、全体的な採算が合わなかったときの対策も考えなくてはなりません。このようにバックオフィスは、プロジェクトの成功を支える重要な役割を担っています。
そのためには、効率的な運用方法を踏まえたERPシステムや経費精算ツールの導入を検討する必要があります。
プラント業界の経理業務に役立つ経費精算システムの機能
①スマホアプリやWebで申請・承認を完結
プラント業界のバックオフィスにおいては、業務プロセスを自動化し、作業の効率向上と時間節約が求められます。
例えば、スマホアプリを利用して経費の申請や承認ができれば、外出先でも移動時間などに処理をすることができ、帰社後の事務処理時間を短縮できます。承認に必要な添付資料もスマホから確認できれば、デスクワークのために帰社する必要もなくなります。
②データ連携によって入力を効率化
プラント業界のバックオフィスを効率化するために、「入力作業」の効率化が求められます。例えば、営業要員は自らがクレジットカードや電子マネーを連携させ、その情報を経費システムにそのまま登録できれば、大幅な効率化につながります。
手動での経費入力はエラーや人為ミスのリスクがありますが、自動連携することによりヒューマンエラーを最小限に抑えられます。
③会計ソフトや請求書ソフトなどとの連携
経費精算システムが経理システムと連携することのメリットは、手入力による重複や矛盾したデータを排除し、信頼性のあるデータを効率的に連携できることです。このとき、他社の経理システムであっても連携の可能な経費精算システムが望まれます。
管理者は最新の財務データにアクセスできるため、迅速な進捗管理や意思決定が可能になります。プラント業界においては、納期短縮にもつながるでしょう。
経費精算システムの導入で経理業務を効率化できた事例
経費精算システムの導入で紙ベースの業務から脱却
株式会社モルテンさまは、スポーツ用品や自動車部品、医療・福祉機器などの製造・販売を手掛ける老舗です。
経費申請処理においては自社開発のシステムを用い、紙ベースでの運用を行っていました。ペーパーレス推進に積極的な社内であったものの、会社全体で年間1,000時間を超える経費精算への作業量に頭を痛めていました。
同社が「マネーフォワード クラウド経費」を採用した理由は、他システムとの連携が豊富なこと、電子帳簿保存法対応、魅力的な料金体系の3点でした。「マネーフォワード クラウド経費」導入後は、経費申請から支払いまでのデジタル化に成功し、経費精算にかかる作業時間が激減したとのことです。
申請フローを整えて申請側の負担も削減
「美の総合商社」として幅広い事業を展開するミス・パリ・グループさまでは、消費税の税率対応を機に経費精算システムの導入を検討しました。
経費精算について、従前は紙の申請書を提出して現金受領という運用でしたが、申請書と添付書類の確認後、不備は差し戻して修正するなど申請側も経理側も負担の大きいものでした。
経営陣のクラウド化推進の意向もあり、オンプレ型のシステムから「マネーフォワード クラウド経費」の導入に踏み切った結果、実感として経費精算業務の負担は軽くなりました。
経費精算システムの導入で手作業を置き換え
埼玉エリアに28店舗展開するダイハツの正規ディーラー、埼玉ダイハツ販売株式会社さまでは、県内31の拠点から毎月約300枚の経費申請書が経理部あてに郵送されていました。
受領した申請書はExcelに転記したあとに加工して、手作業で経費支払データや会計仕訳データを作成していたそうです。紙書類、そして二重入力という業務に加え、紛失リスクも抱え、種々の問題が発生していました。
同社が「マネーフォワード クラウド経費」を選択した理由は、経費精算の完全ペーパーレス化が可能なことと、同社にとって最適な料金体系でした。段階的に社内導入を進めた結果、経費精算の完全ペーパーレス化、二重入力からの脱却など、多くの業務課題を解決できたとのことです。
プラント業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
プラント業界において経理業務の効率化を進めるべき理由
プラント業界は、プラントの設計・調達・建設などを担う受注産業です。大規模なプラントは数年の長い工事が必要で、その間の資材、人員、業者の確保が必要となります。また、プラント業界の特徴として工事途中の仕様変更や追加工事があり、その結果が請負金額にも工事原価にも影響します。
近年のプラント業界では海外工事の割合が高まっていることに加え、為替リスクの影響やエネルギー高騰に大きく左右されています。さらには各プロジェクトに必要な技術者不足も深刻です。
このような中で、プラント業界のバックオフィスではIT化が進んでいるとは言いづらい状況です。IT化によるコストパフォーマンスを最大限に活用し、複雑なプロジェクトを抱える経理処理の合理化が求められています。