化学業界向けの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
化学業界における経理業務で悩みがちなポイント
①手入力による人的ミスを防止したい
化学産業のバックオフィスにおいては、少数の経理要員が手入力をしている場合、月末などに業務が集中し人為ミスが発生することもあります。
入力内容が正しいことの前提には、その前の書類が正しく作成されている必要があります。経理においては、単に書類を入力するだけでなく事前に添付資料との整合や必要な承認を確認しなければなりません。書類に差し戻し等があった場合は、短時間での作業を余儀なくされ、ミスにつながることもあります。
②経費申請フローを効率化したい
化学業界のバックオフィス業務においても、経費精算は社内ルールに則り精算のための申請を作成し、承認を受けるのが一般的です。しかし、多くの場合に精算者も承認者も多忙であり、タイミングが合わないと一枚の申請承認に時間がかかることがよくあります。
経理担当は、少しでも早く書類を回してもらいたいものの、ワークフローの渋滞による精算処理の遅延はよく見られます。
③複数拠点の数字をリアルタイムで把握したい
複数拠点を持つ化学メーカーにおいては、月次決算を待つまでもなくリアルタイムでそれぞれの拠点の成績を把握したいものです。
営業要員の手配から仕入先への発注管理、在庫管理など、今現在の状態を知ることによって、指示の出し方が変わってきます。複数拠点の数字をリアルタイムで把握することは、経理判断の迅速化だけでなく、リスク管理の強化、業務効率化につながります。
化学業界の経理業務に役立つ経費精算システムの機能
①データ連携によって入力を効率化
化学業界のバックオフィス業務で経費精算システムを導入する際、各営業要員においては「入力の省力化」が求められます。
「マネーフォワード クラウド経費」では、クレジットカードや電子マネーの明細から経費をそのまま登録することができ、勘定科目も自動的に分類します。営業要員からすると便利な機能であり、内部統制上も不正防止にも一役買うことになります。
②スマホアプリやWebで申請・承認を完結
化学業界においては、海外展開する企業が増えており、営業要員はデスクワークが難しいケースも見られます。そのため、経費精算をスマホやタブレットで完結できれば、場所や時差に関係なく外出先から隙間時間に事務処理をすることが可能です。
「マネーフォワード クラウド経費」では、スマホなどで利用可能なアプリで経費の申請や承認ができ、デスクワークができない場合でも経費精算処理が可能です。
③会計ソフトや請求書ソフトなどとの連携
化学業界は、化学物質の製造や使用について厳しい法令や規制が適用されます。法令等の変更により、仕入れや営業、財務全体にどのような影響を与えるのかを視野に入れなければなりません。そこで経費精算のような量的に多い処理はデータ連携に切り替え、財務分析などの時間を確保すべきでしょう。
「マネーフォワード クラウド経費」では、他社会計システムへのCSV連携・API連携が可能で、振込データまで作成できます。
経費精算システムの導入で経理業務を効率化できた事例
経費精算システムを導入し、膨大な事務作業を軽減
ヘアケアメーカーの老舗である株式会社ビューティーエクスペリエンスさまは、ヘアケア商品の製造販売から海外事業までを手掛ける会社です。
「一人あたりが生み出す付加価値において業界トップクラスに」というビジョンを掲げ、業務システム部門では、膨大な事務作業を抱える営業部門の負荷軽減に向き合っていました。そこで、営業担当の時間確保を重要なテーマとして取り上げ、優位性を示した「マネーフォワード クラウド経費」を導入しました。
同社は、経費精算業務の50％削減、1人あたり週2.5時間の残業削減という結果を得ています。
経費精算システムを置き換えて運用コストを削減
世界初の後付け型電子錠の開発・販売を展開する株式会社フォトシンスさまは、既存の経費精算システムのコスト高と管理者機能が分かりにくい点に悩んでいました。
今般、同社が「マネーフォワード クラウド経費」に切り替えた一番の理由はコストでした。「マネーフォワード クラウド経費」を導入して、月の負担額が半分以下になったことに加え、画面がシンプルで項目数が絞られている等の分かりやすい操作性が魅力だったそうです。
社内向けに説明会等を開かなくても、社員が自然と使い始めることができ、移行についてもスムーズに進んでいます。
経理の管理工数を削減
世界トップクラスのシェアを有するシリアル「ケロッグ」を国内で展開する日本ケロッグ合同会社さまは、世の中に先駆けて働き方改革を遂行しました。
同社の業務効率化プロジェクトで、社員の多くは「移動」「Excel入力」「社内会議」に時間を取られ、本来業務に傾注する時間が奪われていることが分かりました。
いくつかの候補の中から「マネーフォワード クラウド経費」を選んだ決め手は、アプリの使いやすさと導入時の迅速さだったそうです。結果として、経理の管理工数を約15％削減でき、より価値ある業務に時間を割けるようになっています。
化学業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
化学業界において経理業務の効率化を進めるべき理由
化学産業は、事業所数や従業員数、出荷額などで日本の製造業の約1割を占める重要産業です。化学業界には、樹脂やゴム、石鹸、洗剤、化学繊維などの化学製品を生み出す化学メーカーなどが属しています。化学産業においては、ナフサなどの天然資源が必要であり輸入に頼らざるを得ません。近年は、資源価格高騰や為替変動の影響、エネルギーの高騰による打撃が大きい産業とも言えます。
参考：化学産業の現状と課題
化学産業には、他の産業に製造物を供給する事業もあれば、消費者が利用する製品を提供する事業まであり、事業内容や規模は製品や企業によってさまざまです。
このような化学業界におけるバックオフィス業務では、業務の属人化、アナログ業務などによる業務の停滞や非効率を払拭し、デジタル化の推進による業務の効率化、高度化を図ることが求められています。