金属業界向けの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
金属業界の経理業務で悩みがちなポイント
①表計算ソフトなどを利用しているケースが多い
金属業界では、経理作業に表計算ソフトを使用している企業が多く、紙ベースで行われる業務もあるため、バックオフィス業務における効率低下の原因となっています。
また自社システムを導入している場合でも、古いシステムではデータ処理能力に限界があることや、システム間の連携が困難であることから、手作業で行う業務が増加するなど、経理業務の負担増加につながりやすくなります。
②経費精算のフローが非効率になっている
金属業界では、工場や現場で発生する立替経費の承認プロセスが紙ベースで行われているケースが多いため、経費精算業務が遅延しやすく、資金の流動性に影響を与えかねません。
また経費申請書の作成や領収書の添付など、申請手続き自体が煩雑であることから、月末にまとめて申請を行う社員も多く、申請者や経理担当者の業務負荷が偏る原因のひとつといえるでしょう。
③複数拠点の数字をリアルタイムで把握したい
金属業界に属する企業の場合、本社とは別に工場などの拠点を配置するケースが多いです。経理業務においては、各拠点の売上高や原材料価格の変動をリアルタイムで捕捉し、自社の損益状況を踏まえてスピーディーかつ的確な経営判断を行うことが必要不可欠です。
そのためには拠点間のデータ共有や経理処理をシームレスに行うことが必要であり、個々のシステムにおける利便性に加え、システム間での連携機能も求められます。
金属業界の経理業務に役立つ経費精算システムの機能
①データ連携によって入力を効率化
経費精算業務にかかわらず、手作業による業務の比率が高まるほど、入力ミスや計算間違いが発生しやすくなります。経費精算システムを導入する際には、従業員による入力作業を省人化するとともに、ヒューマンエラーの削減を追求しましょう。
具体的には、領収書画像の読み取りやICカードとの自動連携機能を有するシステムを選択することで、経費精算業務の効率化を実現することが可能です。
②スマホアプリやWebで申請・承認を完結
経費精算システムの導入を検討する際には、紙ベースによる業務体制からの脱却を目標とすることが多いでしょう。
外出中でも経費申請が可能なスマホアプリやオンラインシステムを導入することで、現場の作業員や営業社員がスキマ時間を活用し、スムーズな経費精算手続きを行えます。また申請後の承認手続きまでオンライン完結できれば、上長や経理担当者の業務負担を軽減できるだけでなく、社内のペーパーレス化にも貢献します。
③会計ソフトや請求書ソフトなどとの連携
経費精算システムを選ぶ際には、既存の経理システムとの連携機能についても考慮しなければなりません。
経費精算システム単体で優れた機能を持っていたとしても、会計ソフトとの連携ができない場合には、経理業務の効率が低下します。社内の会計ソフトとCSV連携やAPI連携が可能なシステムを導入することで、経理業務のリアルタイム化が可能となり、スピーディーな経営判断にも役立つでしょう。
経費精算システムの導入で経理業務を効率化できた事例
経費精算がオンライン完結できるように
製菓・製パンメーカーに向けた食品香料や原材料の製造販売などを手掛ける株式会社ナリヅカコーポレーションさまでは、経理業務の非効率な体制やタイムラグの発生に課題を抱えていました。
紙ベースやエクセル中心の業務体制からの脱却を目指し、「マネーフォワード クラウド経費」「マネーフォワード クラウド債務支払」「マネーフォワード クラウド債務支払BPO 請求書受取スキャンプラン」の導入を決断されました。
その結果、経費精算や経理処理をオンライン上で完結でき、業務効率化やペーパーレスの促進、スピーディーな情報共有の実現など、さまざまな効果を実感されています。
外部サービスとの連携で入力作業を自動化
老舗のヘアケアメーカーである株式会社ビューティーエクスペリエンスさまでは、営業社員が精算する領収書の枚数が多く、経費精算手続きにまとまった工数が費やされていました。
社内における事務作業の効率化を目指して「マネーフォワード クラウド経費」を導入し、経費精算業務の省人化に取り組まれたそうです。
外部サービスやICカード連携によって入力作業が自動化され、営業社員による経費精算手続きの負荷軽減を実現しただけでなく、API連携を活用した仕訳データ生成などにより、経理部門の業務効率化にも活用されています。
社内申請フローの簡略化と固定費削減を実現
世界初の後付け型電子錠「Akerun」の開発および販売を手掛ける株式会社フォトシンスさまは、経費精算システムを変更することでコスト削減を実現されました。
元々導入していたシステムでは、毎月発生する利用料や複雑なインターフェースに課題を感じており、「マネーフォワード クラウド経費」への移行に踏み切りました。
その結果、毎月の固定費削減を実現するとともに、申請手続きから承認までの一連のフローをオンライン完結できるなど、バックオフィス業務の効率化にも成果を上げられています。
金属業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
金属業界が経理業務の効率化を進めるべき理由
金属加工業をはじめとする金属業界は、自動車や電子機器などのさまざまな産業で重要な役割を果たしています。しかし近年では、製造業における市場環境の変化に加え、国際的な競争も激化しています。
ニーズの多様化に伴って技術力や生産システムの強化が求められる一方で、少子高齢化によって国内の労働人口は減少し、円安の影響で原材料価格は高騰するなど、将来に向けて課題を解消することが重要です。
金属加工業が抱える課題をクリアし、持続可能な発展を遂げるためには、技術革新への投資や若手の技術者育成など、自社の生産性や競争力強化に取り組む必要があります。
そのためには製造現場における改善活動だけでなく、経理などのバックオフィス業務を効率化し、社内のリソースを確保することも有効な方法といえるでしょう。