化粧品業界向けの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
化粧品業界の経理業務で悩みがちなポイント
①手入力による人的ミスを防止したい
化粧品業界では、1商品あたりの生産量や販売量が少ないケースなどが多く、手入力を続けている企業も見受けられます。
ベテラン社員の手入力にミスが少なくても、繁忙期や引継ぎなどによるヒューマンエラーは起こり得ます。例えば、注文書や納品書の入力ミス、請求書や入金データの処理ミス、商品の製造や出荷のミス、顧客情報や取引先情報の管理ミスなどが挙げられます。
②経費申請フローを効率化したい
化粧品業界のバックオフィスでは、承認者の不在などで、請求書の受領から支払いまでに何日もかかる場合があります。支払締日に間に合わず、個別処理が必要になると時間と手間が掛かかってしまうでしょう。
インボイス制度も導入されたため、確認のための処理も増え、極力まとめないと非効率になります。支払申請から承認までのワークフローを効率化し、一度の支払処理で月次処理が完結できるようにしたいものです。
③複数拠点の数字をリアルタイムで把握したい
複数の拠点がある場合、注目している商品の計数をリアルタイムで確認することには多くのメリットがあります。
リアルタイムで売上高などを確認できれば、経営サイドの意思決定を迅速に行えます。在庫状況が分かると、欠品や余剰在庫を防いでコスト削減や損失回避につながります。そのためには売上高や入庫出庫、経費について入力ではなく、データ連携により上流データを会計データにつなげる仕組みが必要です。
化粧品業界で経費精算システムを導入した事例
各システム連携やモバイルアプリを活用
顧客へ新たな美の体験提供をミッションとする株式会社ビューティーエクスペリエンスさまは、サロン向けのヘアケア商品の製造販売を中心とした製造・販売を続けられる会社です。
経理業務におけるシステム化を目指し、優位性を示した「マネーフォワード クラウド経費」を選択されています。
既存の基幹システムに、「マネーフォワード クラウド経費」のデータをAPIを経由して、加工したデータを基幹システムに取り込むという工夫をしました。これは製造業ならではの取り組みであり、原価構造の把握にとても役立ちます。結果として、経費精算申請業務の工数が約50％削減し、データの正確性が向上したとのことです。
化粧品業界の経費精算システムに求められる機能とは？
データ連携によって入力を効率化
化粧品業界のバックオフィスにおいて、経費精算システムを導入する際、データ連携が可能かどうかはよく確かめておきましょう。
「マネーフォワード クラウド経費」では、営業要員が自分で連携したクレジットカードや電子マネーの情報から経費をそのまま登録できるため、明細の入力が不要です。さらに、出張の際も新幹線やホテルなど様々なサービスと連携し、領収書データを自動的に収集することができます。
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
化粧品業界のバックオフィスにおいては、出張などが多い営業要員がスマホなどから経費申請が可能かどうかも重要なポイントです。
「マネーフォワード クラウド経費」では、スマホやタブレットで利用可能なアプリを利用して、経費の申請や承認ができます。仮払申請や仮払精算の機能もあり、高額な立替金がある場合でも、会社の旅費規程などが反映された日当を自動計算できます。
会計・請求書システムとの連携
一般に化粧品のコスト構造は他の産業に比べ売上原価率が低く、販売促進費などの割合が高いと言われています。そのため化粧品の原価構造を分析するには、営業要員のマーケティング費をはじめ、広告宣伝費などの費用がどのような割合を占めているか幅広い情報が必要です。
「マネーフォワード クラウド経費」は、他社の会計システムでもCSV連携やAPI連携が可能で、データのやり取りなどが簡単に行えます。
経理業務の改善に役立つお役立ち資料
化粧品業界が経理業務の効率化を進めるべき理由
原油価格の高騰などによるコストがかさみ、化粧品市場における競争の激化が見られます。また、化粧品業界は多品種を少量ずつ生産する業種であるため、商品管理や業務システムが統一されていないケースも多く、データの共有や連携が難しい傾向にあります。
化粧品業界のバックオフィスにおいても、業務の属人化によるリスクだけではありません。化粧品の製造販売においては届出が必要ですし、化粧品は薬機法などの規制を受けるために統一的な管理が必要であるものの、業務プロセスの標準化が進んでいないケースが散見されます。
したがって、化粧品業界においては、業務の属人化、システムによるデータ共有という課題を解決し、業務効率化と管理強化による品質向上を図ることが求められています。
自動車業界には、製造業として自動車や付属部品を製造するものや卸売業としての自動車販売、小売業としての自動車販売などがあります。このうち中小企業の割合が比較的高い自動車小売業界のバックオフィス業務には、在庫管理、販売管理、顧客管理をはじめ、総務的な業務があります。これらの業務は自動車販売の基礎を支える業務として重要な役割を果たしています。