自動車業界向けの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
自動車業界の経理業務で悩みがちなポイント
①出張費の入力に手間がかかっている
自動車小売業界においては、営業部員などの経費精算がスムーズに進まないケースも散見されます。例えば出張費精算を例にとっても次のような問題があります。
精算書類の作成や提出に時間がかかったり、精算書類の内容に不備があって手戻りが発生することもあります。また、精算書類の管理や保管にコストやスペースが必要になります。
②経費申請フローを効率化したい
自動車業界も経費負担した要員が申請書を作成し、領収書などを添付して承認を受けます。しかし承認者が多すぎると、承認まで時間がかかったり、承認者間の意思疎通が不十分で承認内容にばらつきが生じることがあります。
また、出社しないと利用できないシステムでは、出張が続くとなかなか精算ができません。またシステムが複雑な場合にも時間がかかります。
③数字をリアルタイムで把握したい
自動車業界において、経営者側から会計数値をリアルタイムで把握したいという要求があり、これには経営判断の迅速化のメリットがあります。売上や利益の動向を見て販売戦略を変更するなど、経営環境の変化に素早く対応することができます。
また、経営管理の効率化にも繋がります。経営管理に必要なデータを抽出して、業務改善やコスト削減策を立てられます。
経費精算システムで経理業務を効率化した事例
経理業務のオンライン化を実現
食品香料や原材料を全国に展開するナリヅカコーポレーションさまは、本部のある東京以外にも拠点があり、現場で受領する書類の運用を踏まえた業務効率化を考えていました。
いくつかの経費精算サービスを比較する際、費用対効果、ツールの使い勝手、導入までのスピードを着眼点としていたそうです。
安価であることに加えて、感覚的に操作できることや、求めていた期限までの導入が可能であることから、「マネーフォワード クラウド経費」を始めとしたマネーフォワード社のソフトの導入に踏み切りました。
現場社員や営業社員にも求めていた経理業務ですが、マネーフォワードの一連のソフト導入によって、本来注力すべき業務に重点を置くことができるようになっています。
各システム連携やモバイルアプリを活用
顧客への新たな美の体験提供をミッションとして掲げる株式会社ビューティーエクスペリエンスさまでは、業務システム部門において「膨大な事務作業を抱える営業部門の負荷軽減」を目標としていました。
同社では営業要員1人について、月間100枚ほどの領収書が発生するため、現場からは「経費精算に時間がかかる」という声が上がっていたそうです。
そこで経費精算ツールだけで10種類以上を検討しましたが、システムの使い勝手のよさを重要視して「マネーフォワード クラウド経費」の導入に踏み切りました。
導入にあたっては、さらにAPI連携にて会計仕訳生成機能なども組み合わせ、営業部門の生産性向上だけでなく、経費精算申請業務の工数が約50％削減するなどの業務効率化を実現できています。
経費精算システムの導入でコストダウンやオンライン化を実現
後付け型電子錠「Akerun」の開発・販売などスマートロックの普及を目指す株式会社フォトシンスさまの事例は、経費精算システムの乗り換えです。もともと経費精算システムを導入していましたが、コストやシステム管理機能の煩雑さという問題を抱えていました。
従来のシステムから「マネーフォワード クラウド経費」へ切り替えた理由として、従来に比べて半分以下となるコストだけではなく、分かりやすい操作性がありました。また、経費を承認する際には、領収証画像とセットで閲覧可能であるため、チェックの精度が上がっているそうです。
自動車業界の経費精算処理に役立つシステム機能とは？
データ連携によって入力を効率化
自動車小売業界のバックオフィスにおいて、経費精算システムを導入する際にまずチェックしたいのが「入力の省力が可能か」という点です。
「マネーフォワード クラウド経費」では、コーポレートカードを従業員を紐づける機能があり、従業員がカードを利用すると利用明細が自動的に登録されるため、明細の入力が不要です。また、カードの利用停止やロックなども管理側からできるため、安心して利用できます。
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
自動車小売業界のバックオフィスにおいては、出先での仕事が多い営業部員向けに「スマホから経費申請が可能か」という点は効率化に必須です。
「マネーフォワード クラウド経費」では、スマホやタブレットで利用可能なアプリを利用し、経費の申請と承認ができます。営業先でも外出先からスキマ時間に申請できるため、承認を得るまでに一定の時間を取ることができます。
会計・請求書システムとの連携
自動車小売業界で利用する経費計算システムにおいて、「既存システムとのデータ連携可能か」という点は是非ともクリアしたいポイントです。
「マネーフォワード クラウド経費」は、他社の会計システムであってもCSV連携やAPI連携が可能です。API連携機能とは、利用するソフトが異なってもデータの共有ができる機能です。
経理業務の改善に役立つお役立ち資料
自動車業界が経理業務の効率化を進めるべき理由
自動車業界には、製造業として自動車や付属部品を製造するものや卸売業としての自動車販売、小売業としての自動車販売などがあります。このうち中小企業の割合が比較的高い自動車小売業界のバックオフィス業務には、在庫管理、販売管理、顧客管理をはじめ、総務的な業務があります。これらの業務は自動車販売の基礎を支える業務として重要な役割を果たしています。
これらのバックオフィス業務において発生しがちな課題感として、情報システムの不備が挙げられます。必ずしも、IT化が進んでいるとは言い難く、古いシステムや手作業に頼っている企業も少なくありません。情報の入力だけでなく、情報の管理に時間や労力がかかる課題を抱えています。
そのため、情報の正確性や一貫性が問題視されるものの、コストや導入の手間を考えると、なかなかIT化が進まないという現状があります。