自動車ディーラー業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
自動車ディーラー業界における経費精算業務のよくある課題
①紙ベースのレシートを受領・保管する際に紛失のリスクがある
ディーラー業界における営業要員は外回りの時間が多く、経費精算の際、レシートの仕分けや整理が追いつかず、他の書類に埋もれたり、紛失したりするリスクも出てきます。
また、レシートの保管期間が長すぎて、劣化や破損により読み取りが難しくなることもあります。レシートは証憑として一定期間の保管が必要なものですので、安心して保管したいものです。
②現場のスタッフが経費申請する際、モバイルからのデータ入力が難しい
顧客先に出向くことが多いディーラーは、スマホやタブレットなどのモバイルを持ち歩くものの、現場において入力作業が難しいケースがあります。入力内容が複雑であったり、量が多かったりする場合にはモバイル端末からの入力は時間がかかるうえ、入力ミスも増えてきます。
したがって、経費申請データは簡単な操作で登録ができ、入力なしでシステムに連携できると業務が捗ります。
③経費精算システムの費用対効果を検討する必要がある
ディーラー業界のバックオフィスにおいて、経費精算システムを導入するにあたっては、導入や利用に伴う費用も考える必要があります。オフィスの状況に合わせて必要な機能を選べるものでないと、不要な機能のためのコストを負担することになるでしょう。
経費精算システムの導入においては、必要な機能をオフィス規模に合わせて選べる料金体系が望まれます。
自動車ディーラー業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
①レシートを電子化・保存する機能はあるか？
電子帳簿保存法では、2024年1月1日より原則として電子取引は電子データでの保存が義務付けられます。ディーラー業界においても出張費などをクレジットカードで精算する場合、電子取引になりますので電子データ保存は必須です。さらに、紙の領収書をスキャナ保存するためにはタイムスタンプに対応しているシステムであることも必要になります。レシートの電子化により、検索性が上がり、紛失のリスクを軽減することが可能です。
②スマホで領収書を撮影し自動データ化するOCR機能はあるか？
紙の領収書を受領した場合でも、スマホで撮影し、OCR機能によってレシート画像から日付、金額、支払先などをデータ化する機能があれば、経費登録の手間を大幅に削減できます。電子取引でない場合も電子取引同様に自動化できる仕組みがあれば、ディーラー業界のバックオフィスにおいても時間的余裕が生まれ、調達・在庫などの管理や契約管理に割く時間も捻出できます。
③無料で機能を体験できる経費精算システムであるか？
経費精算システムを導入し、何日か利用してみないとシステムが業務に合っているかどうかの判断はつきません。したがって、選定段階でトライアル期間があるシステムを導入するほうが無難と言えます。忙しい従業員がシステムの試行によってどのような反応を示すかを確かめてから決定できるほうが結果的にコスパがよいと言えます。
自動車ディーラー業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
埼玉ダイハツ販売株式会社様の事例
埼玉ダイハツ販売株式会社様では、紙書類や二重入力の多い業務フローだったため、紙書類を途中で紛失するリスク、金額を間違えて入力するリスク、上司が社内に不在で承認フローが遅れるリスクなど、さまざまな問題が発生していたそうです。
経費精算・債務支払の完全ペーパーレス化により、業務フローの改善・電子帳簿保存法への対応を完了しています。
自動車ディーラー業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
自動車ディーラー業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
トヨタ自動車が2027〜2028年をめどに次世代電池である「全固体電池」の実用化を宣言したのは2023年6月のことでした。世界的なEV化への流れの中、日本の技術がまた新たな流れを創り出そうとしています。実際のところ、半導体不足の緩和に伴いトヨタ自動車では2023年上半期の販売が前年超えの実績となり、過去最高の売上高となりました。
今後を見通せばディーラー業界においては、扱う自動車の変化だけでなく、若者の自動車離れ、米テスラ社に見られるようなオンライン販売、自動車購入時の訪問型から来店型へのシフトなど大きく商流が変わりつつあります。
そのような変化の中で、ディーラー業界のバックオフィスでは、在庫管理や調達の調整、顧客データ管理から取引履歴管理等多くの業務を抱えています。複雑な取引業務、属人化、アナログツールなどによる業務の非効率性を感じる場合には、業務の流れもスピードも変える必要があるでしょう。管理業務の標準化をはじめ、ITツールの導入などによって、業務効率化、サービス品質の向上に努めなければならない時期に来ています。
出典：TOYOTA「出光とトヨタ、バッテリーEV用全固体電池の量産実現に向けた協業を開始」「2023年度上半期（4月－9月）販売・生産・輸出実績」