人材サービス業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
人材サービス業界における経費精算業務のよくある課題
①取り扱う領収書や明細書の量が多い
例えば人材サービス業界では、一般的な賃借料などの経費に加えて、人材派遣スタッフへの給与、採用代行費、求職者セミナー費などの費用が発生し、取り扱う領収書の量も多いと言えます。派遣スタッフの給与の勤怠を管理するタイムシートは月に複数回となるケースもあるため、内容確認の回数も多くなるのです。
このように、経費を手入力する前の書類確認で手間も時間もかかっている状況であり、人為ミスが起こりやすいと言えます。
②経費項目が複雑でかなりの時間を要することも
人材サービス業界では無形のサービスを提供しているため、基本的に売上原価は発生しません。その代わりに営業活動費や一般管理費などの経費項目が数多くあります。
例えば、広告宣伝費だけでも、スカウトサービスやWeb広告、アフェリエイト広告、SEO費用、テレアポの費用など多岐にわたります。発生時点で正しく勘定科目などが把握できていないと、経費計上に時間を要することもあります。
③別々のシステムを使い分け、手入力する必要がある
人材サービス業界のバックオフィスにおいては、複数のシステムを別々に利用している場合があります。
派遣スタッフの管理システム、受注管理システム、経費精算システム、会計システムなどを別々に導入していると、それぞれのシステムごとに手入力が必要となり非常に煩雑となります。手入力には人為ミスもあり、派遣先への信頼性に影響する可能性も出てくるでしょう。
人材サービス業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
①ICカード、経路検索から自動で交通費入力できるか？
経費精算処理において最もよく発生するのが交通費です。人材サービス業界における営業要員はクライアントとの面談などで頻繁に交通機関を利用します。出先から出先へと一日に何度も発生する交通費の申請をするのは、案外時間がかかるものです。交通費ICカードのデータを読み取るアプリなどで、スマホから乗車データを読み取る機能があれば、作業効率は大幅にアップします。
②スマホアプリから領収書画像の自動取得＆自動分類が可能か？
経費申請においてネックとなるのが添付資料です。人材紹介をする場合、遠隔地となることもあり、新幹線やホテルの利用もよく行われます。この場合、交通サービスと連携することにより、紙の領収書ではなく「領収書データ」を取得できれば紙を添付する必要はありません。また、領収書データの格納先を設定により分類することができれば、電子帳簿保存法への対応もしやすくなります。
③データ連携とシステム間の自動仕訳機能があるか？
経費申請においては、申請データが自動で会計仕訳を作成し、会計システムにデータ連携することが望まれます。バックオフィスの担当者は同じような入力を繰り返すのではなく、作成された仕訳データの整合性をチェックし、修正すべき点のみを処理対象とすることで作業量は激減します。人材サービス業においては種々の経費が発生し、チェックポイントも多いことから仕訳の手間がなくなることは効率化につながります。
人材サービス業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
株式会社グロービス様の事例
当社では10年程前から、経費精算と債務支払にクラウドシステムを利用していましたが、10年前から変わらぬ機能やUIに対しての不満が上がっている状況でした。業務改善のため、年1回従業員アンケートを実施しているのですが、システムに関しては「古くて使いづらい」「領収書の原本を送る作業が面倒」など、改善を希望する多く声が上がっていたのです。
人材サービス業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
人材サービス業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
厚生労働省の発表では、令和5年6月現在における有効求人倍率は1.3倍となり、企業が求める仕事の数のほうが求職者数より多い、いわゆる人手不足であることがわかります。人材サービス業界の中でも一定の条件を満たした場合に派遣先での無期限雇用が可能となった影響もあり、人材派遣業界は巨大市場となっています。
また、トレンドとして人への投資に重点を置く「人的資本経営」を目指す企業が増えているのも人材サービス業界においては追い風となっています。
一方、就労者の高齢化や全体的な人口減少により、人材サービス業界も将来的には規模が縮小するという見方もあります。もともと人材派遣業界では派遣会社の利益にあたるマージンについて公開義務があるため、求人倍率だけでは今後も楽観はできません。
このような状況下において、人材サービス業界のバックオフィスは新たな人的リソースを待っているだけでは埒があきません。バックオフィスこそ、DX化、業務効率化によって、既存の人員内で今までよりも業務の質と量を上げ、業務キャパシティを確保する必要があります。
出典：厚生労働省「2023年8月発表 一般職業紹介状況(令和5年6月分)について」「派遣会社のマージン率等について」
経済産業省「人的資本経営」