鉱業業界向けの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
鉱業業界の経理業務で悩みがちなポイント
①表計算ソフトや自社システムで管理しているケースが多い
長年にわたって日本のものづくりを支える鉱業では、社歴の長い企業が多いことも特徴として挙げられます。そのような歴史ある企業では、古くから蓄積された独自のレガシーシステムや表計算ソフトで行う業務が多く、手書きや手入力などの方法で行われている業務も多々あります。
それらのアナログな業務体制を継続する場合には、業務効率が低下するだけでなく、ヒューマンエラーの発生リスクも高まるでしょう。
②経費申請フローを効率化したい
鉱業業界に属する企業では、現場作業員や営業社員、事務職員など、数多くの従業員を抱えているケースが一般的です。従業員数に比例して経費精算の機会も増加しますが、鉱業業界では、経費精算の申請から承認までの一連の手続きを紙媒体で行う企業も多いです。
それによって申請を行う社員だけでなく、承認作業を行う上長や経理担当者の業務負担も増加しやすく、企業全体における生産性低下の原因にもなりかねません。
③複数拠点の数字をリアルタイムで把握したい
鉱業業界では、日本全国に存在する鉱山で採掘作業などを行うため、複数の拠点を設ける企業が多いです。そのため紙媒体などによって請求業務や会計処理を行う場合には、拠点間の郵送作業に工数を要するだけでなく、最新のデータを把握するまでに大幅なタイムラグが生じます。
またアナログな業務運営を行っている場合には、組織全体での情報共有も困難になるため、経営判断の遅延につながるリスクも考えられます。
経費精算システムで経理業務を効率化した事例
紙で行っていた経理業務を電子化
製菓・製パンメーカー向けの食品香料や原材料の製造販売、輸入販売を展開する株式会社ナリヅカコーポレーションさまでは、紙とエクセルを中心とした経理業務を行っていました。
経費精算や請求業務などの手間、経理業務全体でのタイムラグに課題を感じ、「マネーフォワード クラウド経費」「マネーフォワード クラウド債務支払」「マネーフォワード クラウド債務支払BPO 請求書受取スキャンプラン」を導入されました。その結果、経理業務の自動化やペーパーレス化、リアルタイム化が実現されるなど、バックオフィス業務の効率化を実感されています。
各システム連携やモバイルアプリを活用
ヘアケアメーカーの老舗企業である株式会社ビューティーエクスペリエンスさまでは、経理業務のシステム化が不十分であったことにより、非効率な業務体制に陥っていました。特に営業社員や経理担当者が経費精算業務に多くの時間を費やしていたことから、「マネーフォワード クラウド経費」の導入を決断されたそうです。
ETC連携やモバイルアプリを活用した結果、経費精算業務の工数が半減し、残業時間も1名あたり月10時間減少するなど、業務効率化に大きな成果を上げられています。
経費精算システムの導入でコストダウンやオンライン化を実現
世界初の後付け型電子錠の開発・販売を行う株式会社フォトシンスさまでは、既存システムを用いて経費精算業務を行っていました。しかしコスト面や使用感、インターフェースに課題を感じ、「マネーフォワード クラウド経費」への変更を決意されたそうです。
システム変更の結果、コストダウンを実現するとともに、領収書などの確認作業もすべてオンライン上で完結でき、経費精算業務の効率化を実現されています。
鉱業業界の課題解決に役立つ経費精算システムの機能
データ連携によって入力を効率化
経費精算システムを導入する際には、手書きや手入力で行っていた作業を自動化できるかどうか確認しましょう。特に鉱業業界では歴史ある企業も多く、アナログな業務運営から脱却しきれていないケースも珍しくありません。
そのような業務フローで起こりがちなヒューマンエラーや業務遅延を解消できるよう、データ連携機能などを用いた自動化が可能なシステムを選択することをおすすめします。
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
経費精算システムを比較検討する場合には、申請手続きから承認までのワークフローをオンライン上で完結できることも重要です。
鉱業業界では、従業員数も多く、複数の拠点を展開する企業が多いなか、バックオフィス業務は紙媒体が中心となっているケースもあり、業務遅延の一因となっています。経費精算システムを導入する際には、従業員数や複数拠点の影響を軽減できるよう、オンラインで手続きが完結できるものを選びましょう。
会計・請求書システムとの連携
景気や国内外の政策による影響を受けやすい鉱業業界では、自社の経営状況をリアルタイムで捉え、スピーディーな経営判断を行うことが必要不可欠です。バックオフィス業務に関しても、経費精算や請求業務のデータを会計システムと自動連携できれば、経理担当者のデータ入力工数を削減することが可能です。
したがって経費精算システムを導入する際には、自社の会計システムとの自動連携が可能かどうか必ずチェックしましょう。
経理業務の改善に役立つお役立ち資料
鉱業業界が経理業務の効率化を進めるべき理由
金属や石炭など、日本のものづくりの基盤を支える鉱業は、国内外の景気動向や政策などの外的要因の影響を受けやすい業界といわれています。
総務省・経済産業省が公表する「2022年経済構造実態調査」によると、2021年における「鉱業・採石業・砂利採取業」の売上高は約1兆8,600億円であり、2020年の約1兆4,900億円から増加傾向にあります。
参考：2022年経済構造実態調査｜総務省・経済産業省
その一方で日本全体での燃料費の高騰や労働人口の減少に加え、近年はSDGsやカーボンニュートラルへの対応も求められており、鉱業業界ではビジネスプランの変更が必要となる企業も少なくありません。特に市場環境が目まぐるしく変化する鉱業業界においては、技術力の向上や国際的な競争力強化が必要不可欠です。
DX化やバックオフィス業務の効率化に取り組むことで、労働生産性を高め、自社の経営基盤を強化することが重要といえるでしょう。