広告業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
広告業界における経費精算業務のよくある課題
①経費精算システムへの手入力により残業が発生することも
広告業界では、複数のクライアント案件を同時進行で抱える場面も多く、従業員の業務負担も増加傾向にあります。それに加えて、Excelなどの表計算ソフトや紙ベースで経費精算業務を行う企業も多く、非効率な業務体制が残業時間の増加につながるケースも少なくありません。
また手入力による作業が増えることで、ヒューマンエラーの発生リスクも高まるため、確認を行う経理担当者の処理工数も増加しやすくなるでしょう。
②紙の請求書や領収書などのファイリング作業に手間がかかる
多くの顧客を抱える広告会社では、取引先などから受領する請求書に加え、経費精算の対象となる交通費や消耗品などの領収書も多いです。それらを紙ベースで保管する場合には、スペースの確保だけでなく、ファイリング作業にもまとまった工数が必要となり、経理担当者は毎月のように作業時間を捻出しなければなりません。
またファイルの管理体制が不十分な場合には、必要な資料を探す時間も増加し、労働効率低下の原因となるでしょう。
③クライアント別、プロジェクト単位での収支把握が必要
広告業界に限らず、複数のクライアントやプロジェクトを抱える企業においては、それぞれの採算性を正確に把握し、必要に応じて計画や予算の見直しを行うことも重要です。経費精算や経理業務が遅延傾向にある場合には、現状の財務データを捕捉できず、経営判断の遅れにつながりかねません。
個々の財務データをリアルタイムで把握することの重要性の観点から、バックオフィス業務のタイムラグに課題を感じる企業も多いでしょう。
広告業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
①伝票の電子化・自動データ化による経費精算の効率化が可能か
経費精算システムを導入する際には、申請手続きにおける入力作業を効率化できるか確認しましょう。たとえばクレジットカード明細や領収書画像データなどの自動取得や、ICカードとの連携が可能なシステムを導入すれば、手入力が不要となり、入力ミスを削減することも可能です。またスマートフォンなどのマルチデバイス対応であれば、外出先などでも申請や承認手続きが可能であり、業務効率化や残業時間の削減にも役立ちます。
②経費のデータ申請→データ保存によりファイリングの手間を軽減できるか
経費精算システムの導入にあたっては、ペーパーレス化を追求することも効果的です。データ保存へ移行することで、紙ベースによる運用で発生するファイリング作業の負担を軽減できるだけでなく、書類の検索効率も高めやすくなります。また申請から承認までのプロセスをオンライン上で完結できれば、スキマ時間を活用した効率的な運用ができ、申請者や上長、経理担当者の負担削減にもつながるでしょう。
③プロジェクト単位での費用の把握や分析・管理が可能か
広告業界では、複数のクライアントのプロジェクトを同時進行で進めるケースも多く、個々の案件の進捗度合いや収支状況をリアルタイムで把握することが重要です。経費精算業務に関しても、クライアントやプロジェクトごとの経費の発生状況を捕捉し、分析や計画の見直しに役立てる必要があります。したがって経費精算システムを導入する場合には、顧客やプロジェクト単位での管理が可能なサービスを選択することをおすすめします。
広告業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
株式会社HCSホールディングス様の事例
弊社は、クライアント企業に常駐しながらのシステム開発や保守などのサポートを主業にしています。しかし、他社の支援ばかりで自社の業務改善に手をかける暇がない、いわゆる“紺屋の白袴”とでも言いましょうか……。例えば交通費精算に関しては、社内システムを構築しないまま、Excelを使ったアナログな作業にとどまっていました。
広告業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
広告業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
日本の広告業界は、デジタル化の加速や消費者のメディア利用行動の変化など、複数の課題に直面しています。特にデジタル広告の台頭により、従来のテレビや紙媒体に依存する広告モデルは大きな転換期を迎えています。ソーシャルメディアや動画プラットフォームなど、新たな広告媒体の出現により、顧客の広告戦略も変化しており、時代の流れに合わせた柔軟な対応が必要不可欠です。
経済産業省が公表する「特定サービス産業動態統計調査」によると、2022年の広告業全体の売上高約5兆6,687億円のうち、テレビ広告の約1兆3,190億円（約23.2％）に対し、インターネット広告は約1兆4,369億円（約25.3％）まで達しています。
参考：特定サービス産業動態統計調査 | 政府統計の総合窓口
このような市場環境において、広告業界の企業が経営基盤を構築し、競争力を維持するためには、経理業務の効率化も重要です。
バックオフィス業務の効率化による社内リソースの確保に加え、利益状況をリアルタイムで把握することによって、市場環境の変化が激しい広告業界においても、最適な予算配分やスピーディーな経営判断を実現しやすくなるでしょう。