教育業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
教育業界における経費精算業務のよくある課題
①紙ベース申請による手入力でのミスが起きやすい
教育業界のバックオフィス業務において、経費精算処理を紙ベースで行っている場合、書類の書き漏れや添付資料忘れによる手続きの後戻りは時間のロスとなります。
さらに、経理担当による入力ミスがあると、支払期限に間に合わせるのが難しいケースも出てきます。本来、入力ミスはダブルチェックで防げるはずですが、そのチェックをする要員の確保が難しいこともあるからです。
②交通費や出張費の入力に手間がかかることも
営業活動がさかんな塾などの教育業においては、経費精算にかなり時間がかかります。ひと月の交通費や出張費をまとめて申請しようとすると、申請書を作成する側もその申請書を確認、入力する側も非常に時間がかかるでしょう。
外部への支払業務も多忙となる月末などに経費精算処理が加わると、バックオフィスは非常に煩雑になり、残業が増える結果となります。
③申請～承認で複数のフローが必要なことも
教育業界において講師などの経費精算にあたっては承認者の権限によっては、複数のワークフローが必要なことがあります。
一般的な交通費や交際費については申請者の上司の承認だけで完結しても、一定額を超える仮払旅費などは別の承認を要する場合などがあり、複数のワークフローが必要です。この場合、どの経費の承認情報を知るためには、何ヶ所かに問い合わせしなければなりません。
教育業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
①手入力のミスを削減するデータ連携機能はあるか？
教育業界のバックオフィス業務において、内部統制上は手入力によるものはダブルチェックで確認することが一般的ですが、実務上難しい面もあります。しかし、システム間でデータ連携している場合にはデータの整合性を人がチェックする必要はありません。営業活動中のスマホ決済などからデータ連携し、さらに経費データはその先の会計システムとも連携できる機能があれば、人為ミスによる業務の後戻りは発生しません。
②自動で交通費入力ができる経路検索機能はあるか？
従業員の営業活動について、後からまとめて交通費を申請するのは時間がかかるものです。教育業界においても広いエリアを持つ企業では、営業要員の負荷が大きいと言えます。また、交通費計算においては、経費精算システムそのものに自動計算機能が求められます。多忙な営業要員なら、利用駅を入力して経路検索から運賃を自動計算できるような機能により、手間を少しでも減らしたいものです。
③スマホアプリやWebによる申請・承認機能はあるか？
最近はモバイルPCとともに営業活動をすることが普通になってきましたが、移動時間や休憩時間に交通費精算をする場合には、パソコンではなくスマホで済ませたいものです。経費精算システムのスマホアプリにより、移動中でも申請や承認ができると帰社後の面倒な精算業務から解放されます。また、経費締めの間近になって慌てることもなくなるでしょう。
教育業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
株式会社グロービス様の事例
当社では10年程前から、経費精算と債務支払にクラウドシステムを利用していましたが、10年前から変わらぬ機能やUIに対しての不満が上がっている状況でした。業務改善のため、年1回従業員アンケートを実施しているのですが、システムに関しては「古くて使いづらい」「領収書の原本を送る作業が面倒」など、改善を希望する多く声が上がっていたのです。
ランサーズ株式会社様の事例
紙ベースでの承認申請には、各自の作業工程でミスが発生しやすく、リスクがありました。そして、ミスが発生すれば、そのたびに修正作業や再度の承認申請が必要になり、さらなる業務負荷が掛かってしまいます。確認・修正などの対応に追われる中、月次の締め作業の精度も落ちやすくなり、月次決算の早期化など、とても実現できない状態でした。
株式会社ワーク・ライフバランス様の事例
課題は経費の件数が多いことでした。外出がとにかく多く、交通費はもちろん、打ち合わせの合間にカフェに入って作業します。その際にカフェ代やランチ代の補助等で経費申請します。国内出張も多く、オフィスに出社できるのは月に5日程度、という事がよくあるので月の経費精算の数は非常に多いです。
教育業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
教育業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
教育業界は学校教育をはじめ、塾・予備校、通信教育など生涯学習に関連する教育、社員研修やキャリア教育など企業向けの教育などがあり、対象も子どもから高齢者までさまざまです。現在、教育業界においてはICTを活用した教育の効率化が大きなトレンドであり、eラーニングやオンライン授業の普及により、「場所や時間にとらわれない教育」が実現しつつあります。
最近は公教育における教員不足だけでなく、教育産業全体が人材不足となっています。塾や予備校においては、講師の多くが教育活動だけでなく営業活動をこなす状況もあるのです。
出典：文部科学省：「教師不足」に関する実態調査
その中で、教育業界のバックオフィスにおいては、顧客管理、会計管理、人事管理を効率化、自動化する大手もいれば、まだあまりICTを活用していない中小企業も多くあります。
バックオフィスのDX化はコスト面や従業員の操作性などクリアすべき課題もあります。しかし、バックオフィスにおけるICT化を先延ばしにしていることで、業務効率化だけでなく、自動化、情報共有による意思決定の機会までが先延ばしになってしまうでしょう。