新聞業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
新聞業界における経費精算業務のよくある課題
①精算書の手入力と多重チェックに時間を要する
新聞業界では、取材旅費や撮影機材の購入費など、取材や編集業務に関連するさまざまな経費が発生します。このような経費の精算手続きに関しては、紙ベースや手入力によって行われるケースが多く、精算書の作成やチェック作業にはまとまった工数が費やされます。
最新のニュース対応など、スピード感が求められる新聞業界にとっては、経費精算業務を効率化し、取材や編集業務に注力できる環境を整備することが重要といえるでしょう。
②海外出張時の外貨支払いの経費精算に手間がかかる
新聞業界では、国内のニュースだけでなく、国際的なトピックを取り扱う企業も多いです。そのような企業では、取材のために現地へ赴く機会も多く、その際には海外出張によって外貨での支払いが発生することもあります。
外貨による支払いが発生する場合には、外国語による領収書の読み取りや、為替レートの変動を考慮した経費計算や経理処理が必要となり、経理部門にとって大きな負担となります。
③経費の申請～承認に複数の段階を経るため、遅延が起こることも
新聞業界では事業規模の大きな企業も多く、社内において多段階の承認プロセスを設けているケースが多いです。経費精算業務における申請手続きも同様であり、営業社員などが行った申請について、上長や経理担当者、経営層といった複数の階層を経由する事例も一般的です。
このような承認フローは厳格な手続きを追求できる一方で、アナログな運営では業務遅延を招きやすく、経理業務全体のスピード低下につながりかねません。
新聞業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
①伝票の電子化、自動データ化によって入力の手間を削減できるか
経費精算システムを導入する場合には、経費データの入力作業を削減できるかどうか検討しましょう。伝票の電子化や、クレジットカード明細または領収書画像の自動取得が可能なシステムを選択すれば、手作業による入力手続きが削減され、経費精算業務の効率アップにつながります。また入力ミスなどのヒューマンエラーの減少も期待できるため、チェックを行う経理担当者や上長の業務負担も軽減できます。
②外貨の領収書を日本円で仕訳し、経費精算が可能か
海外取材の多い新聞社などでは、外貨による経費精算が可能なシステムを選択することも大切です。外貨による経費精算を行う場合には、外貨の領収書を円換算して登録し、経費精算手続きを行わなければなりません。特に通貨レートに関しては、申請者側でレート計算を行う場合や、会社側でレートを指定する場合など、組織によってルールが異なるケースも多いため、自社の精算ルールに合ったシステムかどうか確認しましょう。
③経費の申請～承認をスマホなどでマルチデバイス対応できるか
スピーディーな報道を行うためには、記者や編集者の業務負担を軽減し、リソース確保を行うことが重要です。場所を問わず、外出先でもスマートフォンやタブレットなどで自由に経費申請や承認が可能なシステムを導入することで、スキマ時間を活用した経費精算業務を実現できます。マルチデバイス対応のシステムによって、特派員や記者が現場でも手続きできるため、報道活動のスピードや効率アップにつながるでしょう。
新聞業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
株式会社Amazia様の事例
弊社では経費精算を紙ベースで行っていました。入力の工数以外にも課題があり（人的ミス・承認プロセス・二重入力）、1.5人日がかりでようやく締め作業が完了するという現状でした。これをなんとかしたいと解決策を探していたところ、マネーフォワード クラウド経費に出会いました。
新聞業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
新聞業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
日本の新聞業界は、デジタルメディアの台頭や読者数の減少、広告収入の減少など、さまざまな課題に直面しています。近年ではインターネットとSNSの普及により、情報が瞬時に共有される時代になり、新聞業界では従来の紙媒体に依存するビジネスモデルから脱却する企業も多いです。
一般社団法人日本新聞協会の調査によると、2000年における発行部数は約5,370万部（1世帯あたり1.13部）であったのに対し、2022年では発行部数が約3,084万部、1世帯あたりでは0.53部まで減少しています。
参考：新聞の発行部数と世帯数の推移｜日本新聞協会
このような背景から、オンラインプラットフォームへの移行やデジタルコンテンツへの投資が必要とされ、新たな資金調達や財務戦略の見直しが欠かせません。またデジタル広告の増加による紙媒体での広告投資の減少に加え、読者の高齢化や若年層の新聞離れも長期的な収益構造に影響を与えています。
このような市場環境では、正確な財務データの把握によるスピーディーな意思決定が重要であり、経理業務の自動化やデジタルツール導入の必要性が高まっています。またリアルタイムでの財務分析により、新たなビジネス機会の創出や経営戦略の策定にも役立つでしょう。