通信業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
通信業界における経費精算業務のよくある課題
①システムと紙ベース申請の突き合わせに時間がかかる
通信業界では、高度な技術開発や広範囲のネットワーク構築に伴い、多くの経費が発生します。その一方で、経費精算業務や経理業務を紙ベースで運用する企業も多く、非効率な業務体制に陥ってしまうケースも少なくありません。
特に経費申請手続きにおいて、システムと紙ベースの突き合わせ作業にはまとまった工数が発生し、組織としての労働生産性が低下する要因のひとつとなるでしょう。
②Excelによる管理でマクロが壊れてしまうことも
通信業界の経理業務では、継続的な技術開発とサービス提供に伴って発生する数々の経費データをExcelで管理する企業もあります。しかしExcelによって管理する場合には、マクロやファイル自体の破損・エラーが発生するケースも多いため注意が必要です。
組織としての財務データの正確性を確保し、経費精算業務の効率化を行う場合には、不具合やデータ破損などのリスクが少ない方法を検討することも重要です。
③会計事務所と自社との間で仕訳ルールや解釈のずれが生じる
通信業界では、特有の経費科目や複雑な取引が発生するケースも多く、会計事務所と社内の経理部門との間で、仕訳ルールや税務上の解釈にずれが生じることがあります。会計事務所との情報共有が不十分な場合には、経理処理に一貫性を欠くだけでなく、申告内容に誤りが生じるなど、さまざまなリスクが懸念されます。
特に数ヵ月分の処理をまとめて会計事務所へ委託する場合には、情報格差や認識誤りが生じやすいため注意しましょう。
通信業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
①領収書画像と明細データを一括で確認、編集できるか
経費精算システムを比較検討する際には、領収書画像や明細データを自動で取得できるサービスを選択することをおすすめします。交通サービスやクレジットカード、電子マネーなどと連携機能を持つシステムを導入することで、紙ベースの申請手続きや照合作業が不要となり、効率的な経費処理を実現できます。また経費申請から承認までの一連のプロセスをシステム上で完結できれば、Excelによる管理体制からも脱却できるでしょう。
②クラウド化によりスマホ、iPadなどマルチデバイスで申請・承認できるか
通信業界では、フィールドワークや顧客訪問の機会が多く、就業時間内は終日外出している社員も少なくありません。社内PC以外で経費申請ができない職場の場合には、わざわざ帰社して手続きするなど、非効率な働き方に陥りやすくなります。スマートフォンやタブレットで使用可能なクラウドベースの経費精算システムを導入することで、どこからでも迅速な申請と承認が可能となり、経費精算業務の効率を大幅に向上できます。
③複数アカウントで経費精算に関する最新情報を共有可能か
大規模なプロジェクトや多様な部門を抱える通信業界では、従業員数に比例して、経費精算業務の負担も増加する傾向にあります。複数アカウントで使用可能な経費精算システムを導入することで、従業員数が増加しても安心してサービスを利用できるだけでなく、社内外においてリアルタイムでのデータ共有を実現できます。これにより、会計事務所との的確な情報共有も実現でき、最新の財務データを経営判断に役立てることも可能です。
通信業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
株式会社BitStar様の事例
経費の申請はシステム上で行えましたが、領収書などの証憑は紙で提出してもらう必要があり、月末には従業員から提出された領収書の取りまとめ作業が発生していました。申請された経費科目の妥当性確認や、領収書と申請内容の突合せチェックも必要なため、そのための専任担当者を一人設けて対応するほどでした。
通信業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
通信業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
日本の通信業界では、価格競争や技術革新などによるさまざまな課題に直面しています。第5世代移動通信システム（5G）の導入やICTの発展により、データトラフィックの増加やそれに伴う新たなサービスの機会が生まれています。
総務省が公表する「令和4年度 ICTの経済分析に関する調査」によると、2021年における実質国内生産額のうち、情報通信産業の占める割合が11.1％（110.2兆円）に達しており、日本経済の中でも特に重要な産業のひとつといえるでしょう。
参考：令和4年度 ICTの経済分析に関する調査｜総務省
しかしこれらのビジネスチャンスを活かすためには、設備投資や技術開発に関するコストの負担やリソースの確保が欠かせません。
デジタル化や自動化ツールの導入により、日々の会計処理や経費精算、請求業務などの経理プロセスをスリム化することで、競争が激しい通信業界において、社内のリソースを確保し、より付加価値の高い業務に注力できます。
また経理業務のリアルタイム化によって、市場の変化を迅速にとらえ、新たな事業の展開やビジネスチャンスの創出にも役立つでしょう。