ソフトウェア業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
ソフトウェア業界における経費精算業務のよくある課題
①旅費・出張費を検索し手入力での転記が必要
ソフトウェア業界においても、営業担当や同行するSEは帰社後に経費を精算するところが多いのが現状です。その際、旅費や出張費などについて、経路検索、勘定科目検索などで確認してから手入力する必要があります。
さらに、場合によっては手入力した経費申請書をプリントして、添付資料とともに承認者に回付するルーチンが残っていることもあるでしょう。
②銀行連携やサービス間のデータ連携が不十分
ソフトウェア業界の経理業務において、銀行データとの連携は入出金データをダウンロードして、以後は手動で作業する場合もあります。さらには、まだ振込入金の連絡を銀行からのFAXで行っていることもあります。
このような手動によるデータ連携では、人為ミスのリスクがあるだけでなく、業務全体のスピードが上がりません。
③経費の申請～承認のために出社が必要
ソフトウェア開発においてリモートワークができたとしても、経費申請については上司の承認を得るために出社が必要な場合があります。
主たる業務のリモート化が実現しても、作業場所からの経費申請ができない場合には完全にリモートワークが実現したとは言えません。この場合、承認者や経理担当者も同様に出社の必要があります。
ソフトウェア業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
①ICカード、経路検索から自動入力機能があるか？
大きなプロジェクトに係わるSEなどは、プロジェクトが終わるまで導入先に直行直帰するため、何日分かをまとめて経費申請することもあります。
そこで、SuicaやPASMOなどの交通費ICカードのデータを自動で読み取る仕組みがあれば、改めて経費申請に時間を割く必要がなくなります。交通費の自動入力はぜひともほしい機能です。
②より多くのサービスと連携した機能があるか？
ソフトウェア業界では、プロジェクトの原価を把握するために、プロジェクトごとに要した経費などを管理する必要があります。したがって、会計システムだけではなく、関連する周辺システムにおいても経費データが必要な場合もあります。
そのため、より多くのサービスと連携した機能を持つシステムのほうが有利です。CSVデータでプロジェクト管理システムと連携させるなど、会計システム以外にも選択肢が多いほうがよいでしょう。
③経費精算の申請～承認がリモート環境で完結する機能があるか？
ソフトウェアの開発要員が依頼者側での作業が続く場合、経費精算のために帰社するだけでも余計な時間・費用がかかります。承認者についても同様で、経費承認のためだけに出社する必要が出てくるのです。
そこで、経費申請システムに申請から承認まですべてリモートで完結する機能があれば、経理要員も連携された仕訳の確認から始めることができます。
ソフトウェア業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
株式会社ユーザベース様の事例
マネーフォワード クラウド経費の導入前は、社員1名ずつにエクセルファイルを用意し、経費精算の情報を入力してもらい、経理が申請社員分のエクセルファイルを1つのファイルにまとめて、仕訳入力が可能な形式に加工・集計していました。また、経費内容の確認から経費精算額の確定、仕訳入力完了まで、経費精算作業に3～4日はかかっていました。
株式会社ヒューマンテクノロジーズ様の事例
マネーフォワード クラウド経費の場合、導入はスムーズでしたね。直感的に理解しやすいUIでしたので、申請者はすぐに使いこなしていました。経理側でマニュアルも用意していたのですが、ほとんどの営業はマニュアルを見ずとも理解していたようです。使い方に関する細かいレクチャーも特にしませんでしたがミスもほとんどありませんでした。
ソフトウェア業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
ソフトウェア業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
近年の情報サービス業全般を見渡すと、売上高は増加傾向にあり伸び率もプラスが続いています。特に、情報サービス業では2021年に伸びが大きく、企業のDX化、セキュリティ対策強化などで需要が目立ちました。新規導入やサポートに加えて、引き続きクラウドで提供されるサービスから課金による売上高が期待できそうです。
参考：長期データ｜特定サービス産業動態統計調査（METI/経済産業省）
一方、ソフトウェア開発の手法は、開発期間が短縮でき、かつ、顧客のニーズを反映できるアジャイル開発に変わりつつある今、新しいIT技術に対応できる優秀な人材を確保するのが難しいという一面もあります。
また、バックオフィスに目をやると、売上高も技術も伸びている業界においては、当然業務量は増加し、複雑化・高度化してきています。ソフトウェア業界のバックオフィスで煩雑な処理を長時間こなしている状況であれば、「灯台下暗し」の状況だと言えます。
そこで、バックオフィスにこそ焦点をあて、業務の課題を明らかにし、今まで離れた状態にあるデータをつなげ、今までになかった価値を創造するデジタル化によって業務の変革を図るべきでしょう。