不動産業界のペーパーレス化を経費精算システムで実現
領収書の提出をなくすことも可能

更新日：2024年2月13日

不動産業界で悩みがちな経費処理のポイント

①立替経費をなくしたい

不動産業界では営業担当者の外出が多いため、立替経費の精算が必要なケースが多いです。立替経費の精算を紙ベースで行う場合には、まず各社員は経費の明細を記載した精算書を作成の上、全ての領収書を台紙に貼り、それを会社まで持参しなくてはなりません。

また、精算書・領収書を受け取った経理担当者は、精算書を領収書と一つひとつ突合せて間違いがないか確認し、さらに会計伝票と領収書のファイリングをしなくてはならないでしょう。立替経費は少額のものが多く、件数が多くなりがちとなるため、これらの業務には膨大な労力と時間がかかってしまいます。

②経費申請フローを効率化したい

紙ベースでの経費精算は、申請と承認のフローにも大きな労力がかかります。まず、営業担当社員は経費精算書と領収書を、会社に提出しなければなりません。外出が多い社員なら、精算書提出だけのために外出先から直帰できずに、会社に出社しなければならないこともあるでしょう。

また、経理部から上長へ承認を回していく際にも、精算書を承認者のデスクへ持参しなければなりません。もし承認者が外出などで不在の場合、帰ってくるまで承認が滞ることになってしまうため、全ての承認が終わるまでには長い時間がかかります。

③電子帳簿保存法に対応したい

電子帳簿保存法が改正され、2024年1月1日からは電子データで受け取った領収書などの国税関係書類は、印刷した状態での保存ができなくなります。宅建業法も併せて改正されているため、不動産業界でもデジタル化への対応は急務となっているでしょう。

改正された電子帳簿保存法では、紙で受け取った領収書についてもスキャナ保存が認められ、紙の領収書は破棄できます。それにより、経費精算業務の効率化や領収書の保存スペース削減、紛失や改ざんリスクの削減などのメリットもありますが、電子帳簿保存法に対応した会計システムの導入などが必要です。

経費精算システムで経理業務を効率化した事例

オペレーター入力代行を活用し、紙の経費精算も効率化

小規模リフォームからフルリノベーションまでを手掛ける株式会社アートリフォームさまでは、紙ベースで行われてきた経費精算のデジタル化を進め、全国の支店へ「マネーフォワードクラウド経費」の導入を決めました。宅配便で回収していた領収書の原本もデジタル化し、データのやり取りへ切り替え。オペレーター入力代行を活用することで、データ化の正確性も担保しています。

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クラウド経費精算で効率化できるポイント

ビジネスカードとの連携で立替経費をゼロに
経費精算システムを導入して法人向けカード決済と連係すれば、経費の立替そのものをゼロにできます。使用した経費の額は自動的に取得・入力されるため、手作業での精算書作成や領収書の貼り付け・提出が不要となり、営業担当社員の負担を大幅に減らすことが可能です。
また、会計システムへの手作業での入力や領収書との突合せが不要になるため、経理担当の負担も軽減できます。
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スマホアプリやWebで申請・承認を完結
経費精算システムを導入すれば、経費の申請から承認までの全てのフローをスマホアプリやWebで完結できます。営業担当者は経費精算のため外出先から会社へ戻る手間がなくなり、自宅で会社支給のパソコンの電源を入れた状態で経費の精算し、申請することが可能です。
また、経費の承認者も外出先や自宅などから承認ができるため、経費精算書の承認者不在による滞留が皆無となり、申請から承認完了までの時間を大幅に短縮できます。
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スキャナ保存・電子取引制度どちらにも対応
「マネーフォワードクラウド経費」は、電子帳簿保存法が指定する領収書の保存法であるスキャナ保存制度、および電子取引制度のどちらにも対応可能で、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（略称：JIIMA）が認証している「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得しています。
経費精算システムを導入しておくと、電子帳簿保存法やスキャン保存にまつわる社内の重要な業務を効率よく、かつ確実に進められます。
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