建設業界のバックオフィス業務を
経費精算システムで効率化
更新日：2024年2月13日
建設業界で悩みがちな経費処理のポイント
①経費申請フローを効率化したい
多くの業務が現場で行われる建設業界では、材料費や労務費、経費、外注費などの経費も現場で発生します。しかし、それら経費の申請・承認のために本社へ出社する必要があると、現場担当者に大きな負担が生じてしまいます。
また、経費を現場ごとにExcelで管理している場合などは、経理担当者は各現場から届いたフォーマットの異なる情報を、改めて会計システムに入力し直さなければなりません。これでは経理担当者にとっても大きな負担といえるでしょう。
②手入力によるミスを減らしたい
建設業界では取引先に小規模事業者や、一人親方などの個人事業主も多いこともあり、さまざまな書類のやり取りが紙ベースで行われることが多いのが課題となっています。そのため、請求書や領収書のやり取りも紙で行われることは決して少なくありません。
また、紙で受け取った請求書や領収書を会計システムで処理するためには、経理担当者によるシステムへの手入力が必要です。入力の際は人の手によるものなので、どうしてもミスが発生してしまいます。
③数字をリアルタイムで把握したい
建設現場ごとにExcelによる経費管理をしていると、経費が全体でいくらかかっているかのリアルタイムでの把握は困難です。現場ごとにフォーマットが異なる経費のExcel情報は、経理担当者が手作業で全ての仕訳を入力しなくてはなりません。経費の数は膨大なので、入力するだけでも膨大な時間がかかり、さらに入力後の確認も必要となります。
変動が激しい建設業界の原価は、新しい情報を経営に素早く取り入れる必要がありますが、手作業での入力ではそれは叶いません。
経費精算システムで経理業務を効率化した事例
コンパクトなバックオフィス体制で一元管理を実現
小規模リフォームからフルリノベーションまでを手掛ける株式会社アートリフォームさまでは、紙ベースで行われてきた経費精算のデジタル化を進め、全国の支店へ「マネーフォワード クラウド経費」の導入を決めました。宅配便で回収していた領収書の原本もデジタル化し、データのやり取りへ切り替え。毎月の経費精算業務が1日短縮された他、在宅でも経理業務を進められるようになりました。
クラウド経費精算で効率化できるポイント
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
経費精算システムを導入することで、現場担当者からの各種経費申請と上長や経理担当者の承認、従業員への精算などが、スマホアプリやWebで完結することが可能です。外出先で対応できるため、現場担当者は経費申請のためだけに、本社まで出社する必要もありません。それにより、承認までの時間短縮にもつながります。
また、承認を得られた経費の会計情報は、会計システムに自動入力されるため、確認作業のみに集中できる経理担当者の負担も大幅に軽減します。
データ連携によって入力を効率化
経費精算システムを使うことで、さまざまな交通サービスやクレジットカード、電子マネー、eコマースなどと連携し、経費の明細がそのまま会計システムに登録されて科目も自動で分類できます。
建設現場で発生する従業員の交通費や車両の駐車場代、そしてさまざまな材料の調達費などの多くは会計システムへの入力が不要となるため、その手間を省くことができます。また、手入力によるミスを大幅に減らし、業務の効率化を図ることができるでしょう。
会計システムと連携
経費精算システムを使えば、会計システムと連携され、リアルタイムでの経費の分析が可能です。建設業では原価の予実管理が大変重要になっているため、策定した予算と実際にかかる経費が乖離しないように常に注意しなくてはなりません。会計システムと連携された経費精算システムでは、経費の情報は会計システムにリアルタイムで反映されます。
この情報をもとに予実管理を行うことで、工期を守り、無駄なコストを減らすことが可能となるでしょう。
経理業務の改善に役立つお役立ち資料
伝票処理が膨大になりがちな建設業界
建設業界では原価の高騰や人材不足、さらには2024年4月から時間外労働の上限規制が適用されることなどで、原価管理の適正化や業務の改善・効率化が大きな課題となっています。会計業務の簡素化のためこれまで広く行われてきた「どんぶり勘定」も、見直さなければなりません。
まず、建設業界の経費精算の特徴として、まず伝票が膨大になってしまうことが挙げられます。建設工事では材料などの仕入先が多岐にわたるうえ、一人親方などへの外注費も発生します。仕入先や外注先が小規模事業者・個人事業者などの場合は、紙の書類をやり取りするケースも多いのではないでしょうか。加えて、建設業界では内勤と現場、あるいはそれぞれの現場で、経費精算パターンが異なってしまう場合があります。たとえ現場ごとに経費精算システムを使用していたとしても、それぞれの精算パターンが異なれば、内勤の経理担当者は全ての伝票を手作業で入力し直さなくてはなりません。
以上のように、取引が多く、伝票も大量に発生する中、建築業界ならではの事情により経費などのデータの一元化ができていないことが多いのが、建設業界における経費精算の課題といえるでしょう。