通勤交通費申請書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

  1. テンプレート集
  2. 通勤交通費申請書テンプレート

通勤交通費申請書テンプレート

通勤交通費申請書とは

通勤交通費は名前の通り、通勤にかかる費用を補助する目的で、会社側が支払う給与の一部で、支給制度がある場合は申請書を提出しないと支払いができなくなります。申請のタイミングとしては入社の際に提出書類の中に申請書があったり、後日ご自身で記入の上、経理課に提出するという形があります。交通費という費用もありますが、こちらは会計科目の上では例えば営業の方が顧客先などに訪問する際に交通で使った費用を指します。

一方、通勤交通費は会計科目上では給与手当などに該当します。この通勤交通費は会社として補助するかしないかは任意となっており、必ずしも通勤に必要な費用を会社が負担しなければいけないという内容の法律はなく、会社毎の決まりがありますのでトラブルを防ぐためにも入社前にきちんと確認をとりましょう。

通勤手当は原則として非課税です。会社側は全額を損金とすることができ、従業員側は所得税がかからないお金になります。しかし注意したい点は限度額が定められています。例えば電車やバスの公共交通機関の場合、限度額は10万円です。運賃や時間、距離等を照らし合わせて最も経済的かつ、合理的な経路・方法な通勤方法が手当として認められます。超えてしまった額は、その部分は所得税などの課税対象になります。新幹線通勤も含まれますが、注意点はグリーン車両の料金は含まれず、給与とみなされ所得税等の対象となります。自家用車や自転車も手当対象です。その場合、距離によって非課税限度額が決められています。距離と限度額は国税庁HPで確認することができます。車は手当対象となりますがタクシー、運転手付き通勤は最も経済的かつ合理的な経路に該当しないため通勤手当として認めることができません。

何も気にせず受け取っている通勤交通費ですが、見直して再申請をしたり引っ越しを機に訂正申請をすることで会社側も従業員側も少しプラスに変えることができるかもしれません。

通勤交通費申請書の書き方

各会社によって書式など異なり、フォーマットがある場合には内容に沿って、詳細に記入していきます。提出だけを求められた場合、ウェブに無料テンプレートなどもありますのでダウンロードして使用しても良いでしょう。手書きで記入する場合の書き方をご説明します。まず、通勤交通費申請書は入社時、転居時、公共の交通機関の場合は運賃改定時に申請、または訂正申請を提出するようになります。

1.宛名・表題・申請者の情報・申請日
まずは宛名ですが、提出先の「総務課長殿」宛てがほとんどかと思います。そして表題は「通勤交通費申請書」とそのまま記載します。
次に、申請日ですが実際に提出する日付にしましょう。作成日にしてしまうと、すぐに提出せずに数日たってしまうと無効になってしまう場合がありますので注意が必要です。
そして申請者情報は、しっかり部署と氏名、住所を間違わずに記入してください。アパート名や部屋番号等も省略することなく記入してください。また、届け出には印鑑が必要になりますので、できるだけシャチハタではなく認印を使用してください。
万が一、提出要請があって当日中に提出を求められた際に持ち合わせていなかった場合は確認を取りましょう。

2.届け出理由
申請書を届け出るにあたり、新規なのか住所変更なのか理由を明記しましょう。

3.通勤方法・距離・所要時間・運賃等の金額
ここでは自宅から会社までの経路をどのような通勤方法を使用するのか、細かく記入してください。

例えば、自宅からバスを使って最寄り駅まで行き、電車を利用する場合
・自宅から最寄りバス停までの徒歩の距離、所要時間
・バス停(路線名・停留所名)から駅最寄りのバス停の距離、所要時間、片道運賃
・駅(路線名・駅名)から会社最寄り駅の距離、所要時間、片道運賃
・最寄り駅から会社までの徒歩距離・所要時間

最後に総通勤距離と時間を出します。必要によっては経路を簡略して地図として記載を求められる場合もありますので、簡単にでも書けるようにしましょう。