通勤交通費申請書テンプレート一覧

通勤交通費申請書とは

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通勤交通費とは、通勤にかかる費用を補助する目的で会社側が支払う給与の一部です。支給制度がある場合は、申請書を提出しないと支払いができなくなります。入社時に申請するケースや、後日申請書を記入の上、経理課に提出するケースがあります。

通勤交通費は、会計科目上では給与手当に該当します。交通費という費用もありますが、こちらは例えば営業の方が顧客先に訪問する際に使用した費用などを指します。通勤交通費を会社として補助するかしないかは任意であり、必ずしも通勤に必要な費用を会社が負担しなければいけないという法律はありません。会社ごとに決まりがあるため、トラブルを防ぐために入社前に確認をとりましょう。

通勤交通費は原則として非課税です。会社側は全額を損金とすることができ、従業員側は所得税がかからないお金ですが、限度額が定められているため注意が必要です。例えば、電車やバスなどの公共交通機関の場合、限度額は10万円です。運賃や時間、距離等を照らし合わせて最も経済的かつ合理的な通勤方法が手当として認められます。限度額を超えてしまった場合、その部分の金額は所得税などの課税対象になります。新幹線通勤も含まれますが、注意点として、グリーン車両の料金は含まれず、給与とみなされ所得税等の対象となります。自家用車や自転車も手当対象です。この場合、距離によって非課税限度額が決められています。距離と限度額は国税庁のホームページで確認することができます。車は手当対象となりますが、タクシーや運転手付き通勤は最も経済的かつ合理的な経路に該当しないため、通勤交通費として認めることができません。

何も気にせず受け取っている通勤交通費ですが、見直して再申請をしたり引っ越しを機に訂正申請をしたりすることで会社側も従業員側も少しプラスに変えることができるかもしれません。

通勤交通費申請書の書き方

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会社によって書式などが異なり、フォーマットがある場合は内容に沿って詳細に記入します。フォーマットがない場合、ウェブに無料テンプレートなどもありますのでダウンロードして使用してもよいでしょう。

手書きで記入する場合の書き方をご説明します。まず通勤交通費申請書は、入社時、転居時、公共の交通機関の場合は運賃改定時に申請または訂正申請を提出します。

1.宛名・表題・申請者の情報・申請日
まずは宛名ですが、提出先の「総務課長殿」宛がほとんどです。そして表題は「通勤交通費申請書」とそのまま記載します。
次に申請日ですが、実際に提出する日付にしましょう。作成日にしてしまうと、すぐに提出せずに数日たって無効になる場合がありますので注意が必要です。
そして申請者情報は、部署と氏名、住所を間違わずに記入してください。アパート名や部屋番号等も省略することなく記入してください。また、届け出には印鑑が必要になりますので、できるだけシャチハタではなく認印を使用してください。
万が一、当日中に提出を求められて持ち合わせていなかった場合は確認をとりましょう。

2.届け出理由
申請書の届け出をするにあたり、新規なのか住所変更なのか理由を明記しましょう。

3.通勤方法・距離・所要時間・運賃等の金額
ここでは自宅から会社までの経路でどのような通勤方法を使用するのか、細かく記入してください。

例えば、自宅からバスを使って最寄り駅まで行き、電車を利用する場合
・自宅から最寄りバス停までの徒歩の距離、所要時間
・バス停(路線名・停留所名)から駅最寄りのバス停の距離、所要時間、片道運賃
・駅(路線名・駅名)から会社最寄り駅の距離、所要時間、片道運賃
・最寄り駅から会社までの徒歩距離・所要時間

最後に総通勤距離と時間を出します。必要によっては経路を簡略化した地図の記載を求められる場合もありますので、簡単にでも書けるようにしましょう。

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