総合商社向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年5月14日
総合商社が契約業務の効率化を進めるべき理由
あらゆる分野の上流から下流に事業投資を行い、バリューチェーンを構築する総合商社にとって、契約業務は事業の中核をなすと言えます。いかに取引先と自社でWin-Winの関係を築ける条件を取りまとめられるかは、プロジェクトの成否に直結するでしょう。
契約内容の精査は非常に慎重に実施することが求められる一方で、特に海外との取引においてはスピード感も要求されます。迅速かつ正確な契約業務を進めるためには、業務フローを効率化し、契約内容の精査にリソースを投じられる環境づくりが欠かせません。
また、世界を相手にビジネスを行うことも多い総合商社は、高いコンプライアンス対応やSDGsへの取組も要求されます。
こういった情勢下で利益を上げ続けるためには、契約業務を効率化し、かつ環境にも配慮した形で業務改革を進めていくニーズが非常に高いと言えるでしょう。
総合商社の契約業務において悩みがちなポイント
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
総合商社自体が歴史ある伝統的な企業であり、付き合いの長い取引先にもレガシーな企業は多く存在します。そのため、慣習的に契約業務を含め、紙文化が根強く残る取引先も少なくありません。
しかし、紙での契約業務は効率の面からも、紙代・インク代などのコストの面からも、そしてSDGsの観点からも好ましいとは言えないでしょう。
世界を相手にする総合商社だからこそ、先進的かつ環境に配慮した業務改善が欠かせません。
社内稟議のフローを効率化したい
総合商社のビジネスにおける契約は、ときに膨大な金額となり社運を左右する内容にもなりかねません。そのため、契約内容の稟議は極めて慎重に行う必要があります。
一方で、特に国外でのビジネスにおいては契約のスピード感も求められることから、精度と速度の両方を要します。
内容の精査に十分な時間を確保しつつ、迅速に契約を締結するためにも、稟議のフローを簡略化しスムーズに契約業務全般を実施できる必要があるでしょう。
契約業務のコストを抑えたい
総合商社においては、あらゆる形態の契約が想定されます。印紙税法の課税対象となる契約も多く存在し、内容によっては印紙代が非常に高額であることも想定されるでしょう。
例えば、莫大な金額の不動産の売買、大規模な設備の建築や高額なM＆Aなど、事業の規模・金額が大きい分、契約書に貼る印紙税額も連動して高額になる傾向にあります。
また、紙の契約書のやり取りに発生する郵送コストも無視はできません。
総合商社の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド管理
システムの比較において、システム上で作成した電子契約だけでなく従来の紙の契約もまとめて管理できることは非常に重要です。
レガシーな業界との取引も多い総合商社においては、全ての取引先と直ちに電子契約に移行できるとは限りません。しかし、紙での契約が続いた場合であっても、紙の契約書をファイル化し、クラウド上で管理できるようにすれば、管理コストを大きく下げることが可能です。
契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結
契約書を作成してから稟議し、締結から保管までの全プロセスをシステム上で完結できることも欠かせないでしょう。地方や海外での契約業務も多く想定される総合商社では、オフラインのプロセスが生じる契約フローでは工数や時間がかかってしまいかねません。迅速かつ正確な稟議を行った上で、スムーズに契約業務を進めるためには全てのプロセスをオンラインで完結させられるような業務フロー構築が欠かせないのです。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子システムで作成した契約は、内容や記載の金額によらず印紙税を必要としません。 紙の契約であれば高額な印紙税が発生するような内容の契約も、印紙代0円で締結できます。総合商社においては金額が膨大な契約も多く想定されるため、印紙代のコスト削減効果は大きいでしょう。また、電子契約の場合はメールなどオンラインでのやり取りで締結できるため、契約書のやり取りにかかっていた郵送コストも0円にできます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
株式会社FAプロダクツ様の事例
技術革新をつなげ、新たなる価値・産業の創造を目指す株式会社FAプロダクツ様は、マネーフォワード クラウド契約を導入し、契約の一元管理を実現しました。
元々は紙を中心とした契約業務を実施していましたが、業務工数がかかることや業務が俗人化していることが課題でした。
システム導入により、契約書を一元管理できるようになったことで、新たな契約業務だけでなく、過去の契約の確認も容易になり管理工数削減ができています。
株式会社ジェイフード様の事例
ゲーム・トレカ専門店やフード事業などを展開する株式会社ジェイフードは、マネーフォワード クラウド契約の導入により大幅に業務を効率化できました。
他業種を展開し、多くの加盟店と提携するビジネスモデルにおいて、従来の紙の契約はスピード感やコミュニケーションコストの点で課題となっていました。
システムの導入により、契約フローがオンライン完結できることで、効率的かつスピーディーな契約業務が実施できています。
Dr.ルルルン株式会社様の事例
フェイスマスクブランド「ルルルン（LuLuLun）」を展開するDr.ルルルン株式会社様は、マネーフォワード クラウド契約によって業務効率化・ペーパーレス化を実現されました。
従来の業務フローでは、紙の契約書の押印や郵送などの事務作業が発生しているだけでなく、管理にも課題がありました。
システムの導入により、業務フローをオンライン化しながら業務上で利用する紙の量を減らし、効率とコストを両立させています。
契約業務の効率化に関する参考資料
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