人材派遣業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月19日
人材派遣業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
人材派遣業界は競争が激しく、大手企業から中小企業に至るまで幅広く人材派遣事業に参入しています。
特に近年は派遣労働者数が増加の一途をたどっており、それに伴って労働者との雇用契約に絡む業務も増加していると見られます。厚生労働省が2023年8月に公表した『労働者派遣事業の令和4年6月1日現在の状況（速報）』によると、2022年6月1日の派遣労働者数は約186万人でした。無期雇用派遣・有期雇用派遣の両方においては、前年比10％超の増加があったと示されています。
人材派遣業界での競争に勝つには、より良い人材とサービスを提供することはもちろん、スピーディーな事業展開ができるよう、バックオフィスの部分にあたる契約業務の効率にも目を向けなくてはなりません。
人材派遣業界の経営において契約業務で悩みがちなポイント
①社内稟議のフローを効率化したい
人材派遣業界は景気変動の影響を比較的受けやすく、例えば、景気が悪化すると派遣先企業が人材関連の予算を縮小したり、雇い止めしたりするリスクが高くなります。逆に景気が良くなると需要が急に増す可能性があり、人材派遣を行う企業としては派遣先とのやり取りや新たな人材獲得など、対応に追われるでしょう。
社会情勢の変化によってニーズに応えることが重要です。機会損失につながらないよう、社内の業務・稟議フローを効率化することは重要な課題といえます。
②電子帳簿保存法に対応したい
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類に関して電子データでの保存を認める法律です。これまで契約書なども紙ベースで保存することが必要でしたが、電子データの状態で保存することも要件を満たせば可能です。
しかしながら、「どんな場合に・どのような書類を・どのように保管できるのか」といった知識が十分でなければ、その恩恵を十分に受けることはできません。人材派遣会社においても例外ではありません。
③収入印紙代や郵送代を減らしたい
人材派遣会社と派遣社員が交わす雇用契約、人材派遣会社と派遣先会社が交わす派遣契約に収入印紙代は発生しませんが、作成する文書の内容によっては印紙税が課されることもあります。
また、人材の派遣をする場合、契約書送付のやり取りを行うことも多く、労働者派遣法に基づいて特定事項を記載した書面の交付義務も課されています。紙のやり取りが多いとその分印紙税や郵送代、用紙代、印刷代などが発生してしまい、手間に加えコストもかかってしまいます。
人材派遣業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント
契約業務をオンラインで完結できるか
電子契約システムを導入するときは契約書の作成だけでなく、その後の申請→締結→保管に至るまでを一貫して対応できるかどうかをチェックすべきです。派遣労働者との契約、派遣先会社との契約など、多方面との契約が発生するので、できるだけ1つのシステム内で完結させて効率向上を図りましょう。全体のフローをオンライン上で進められることも重要なポイントの一つです。
収入印紙代や送料などのコストをカットできるか
電子契約システムの導入にはコストもかかりますが、文書が電子化されることで収入印紙代は発生せず、郵送代も0円にすることができます。また、電子契約システムの比較をするにあたっては導入コストだけで単純に比較すべきではなく、導入後の効果にも着目する必要があります。例えば導入コスト・ランニングコストがかかったとしても、従業員が派遣社員や派遣先会社とのやり取りで費やす時間を削減できれば人件費カットにもつながります。
電子帳簿保存法に対応できるか
電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入すれば、自社で調査して対応する必要がなくなります。同法は定期的に法改正があるため、その都度、自分たちで対応していくのは大変な作業です。派遣社員側も契約のことや電子帳簿保存法に関して詳しくない方が多いかもしれないので、「このシステムを使えば法令への準拠も問題ない」と安心できるシステムを選択すべきでしょう。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
紙契約による手間や時間を大幅削減
株式会社平プロモート様は、DX開発やサービスデザインにより各社の課題解決へ取り組まれています。機密管理が厳格なクライアントとの取引が多く、NDAの締結から基本契約書の作成、郵送、捺印など、契約が締結できるまでに1カ月ほどかかってしまうといった課題を抱えていました。「マネーフォワード クラウド契約」の導入によって契約業務の手間や時間を削減することに成功しています。
契約関連業務の担当者の負担を減らすことができ、事業を進めていく環境が整備できたこと、締結済みの契約書に関してもインポートすることで容易に検索できるようになったそうです。
オンライン対応で商圏も拡大
税理士法人TOTAL様は、税務顧問、経営相談から会社設立のこと、相続のことまで総合的に中小企業を支援されています。紙の契約書の増加による保管スペースの限界になったり、契約書の回収に時間がかかったりするなどの課題がありました。また、リモートでの面談対応も必要になっていたところ、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により、これらの問題を解決することに成功しています。
利便性の高さ、操作性の良さ、そして契約件数による料金の変動がないことなどを理由に同システムを選定されたようです。また、業務フローが電子化されオンライン対応が可能となったことで商圏が広がり、問い合わせ件数が増加したという成果も得られています。
押印申請フロー機能でリーガルチェックも確実に
Keioh株式会社様はWeb制作や水産事業、コンサル事業など、多角的な事業を展開しています。これまで契約業務だけで多くの時間をかけてしまっており、他にも過去の契約書を確認する際の手間、リーガルチェックにも問題を抱えていました。
「マネーフォワード クラウド契約」を導入したところ、業務効率が向上。検索も容易となり、また、標準搭載されている押印申請フロー機能の活用によりリーガルチェックもシステム上で完結することに成功しています。導入以前は個別にチェック依頼をしていたのが、押印申請フローの一環とすることで漏れがなくなりました。
契約業務の効率化に関する参考資料
【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
