IT業界のリモートワークを促進する電子契約システム
契約業務の非効率を解消

更新日：2024年2月13日

契約業務が膨大になりがちなIT業界

IT業界はリモート対応が進んでいる企業も多いですが、バックオフィス業務は他の業界と変わらず出社が必要となるケースがあります。特に契約業務などまでリモート化を進め切れていない現状もあるのではないでしょうか。

IT業界であっても業務遂行のスタートは契約締結であることが多いでしょう。知的財産権に関することなど、成果物に対する権利をめぐるトラブルを回避するためにも契約業務は重要な役割を果たしています。ただ、紙ベースで契約業務を行うと社内確認や契約の締結にどうしても時間がかかってしまい、出社が必要になることもあります。

業界のスピード感が増している今、バックオフィス業務の効率化も求められていると言えます。

IT業界で悩みがちなポイント

①リモートワークに対応したい

リモートワークの実施が常に最適解というわけではありませんが、「リモートワークも出社も選択できる」労働環境を作り出すことは重要です。リモートワークにも柔軟に対応できることで、さまざまな状況下でも働きやすくなり、従業員のニーズにも応えやすくなります。

特に契約業務のようなバックオフィスは各社でリモートワークを進めている例が多く、「リモートワーク可」である点は人材獲得の面においても有効です。

②契約業務のコストを抑えたい

IT業界ではSES契約や請負契約、労働者派遣契約など、必要となる契約書はさまざまです。このような契約を交わすとき、コストが発生します。契約金額のように一つひとつは大きな金額ではありませんが、契約業務の量が増えてくるとその分コストも大きくなってきます。

また、紙を使っている場合は契約書作成に用紙が必要となり、印刷、郵送、印紙などにもコストが発生してしまいます。

③電子帳簿保存法に対応したい

電子帳簿保存法により、これまで電子化対応ができなかった書類の作成や保管についても広く電子化が認められるようになってきました。同法では帳簿だけでなく契約書についても電子化を認めていますが、要件を満たす必要があります。

例えば、契約書を紙としてではなくデータとして作成したときやそのデータを受け取ったとき、あるいは紙の契約書をスキャンするときなど、状況に応じて電子帳簿保存法所定の要件を満たさなければなりません。

電子契約・契約書管理システムでできること

契約業務をオンラインで完結

契約業務では、契約書の作成からチェック、承認、そして取引先との契約締結などの対応が必要です。さらに、作成した契約書の保存とその後の管理にも欠かすことはできません。
電子契約・契約書管理システムを導入すれば契約書の電子化をした上で、契約書の社内申請から保存までをまとめてオンラインで完結できます。

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電子契約で印紙代や郵送費が0円に

電子契約システムの利用により、契約にかかるコストも削減可能です。紙ベースで契約締結を行っている場合、印紙代や印刷・郵送費などが毎回発生してしまう課題があります。
電子契約に切り替えるすることで、これらのコストをカットし、0円にできます。

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電子帳簿保存法にも対応

クラウド契約」を利用すれば電子帳簿保存法への対応もスムーズに行えます。システム上の機能として、相手先の押印者が書類に同意および押印をし、契約が締結すると、書面に同意済みの記録（証拠）としてタイムスタンプの付与を行えるのです。
必要事項を抜け漏れなく入力しておけば、同法における「電子取引」として求められている要件を満たせます。

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電子契約システムでIT業界の契約業務を効率化した事例

ペーパーレスで業務効率アップ

株式会社ワンオールシステムさまは、顧客管理や在庫管理システムのプロダクト開発などを手掛ける企業です。取引先がリモートワークを取り入れる中、同社は契約業務にあたり、捺印・郵送などのために出社が必要だったり、やり取りするドキュメントが多さによるステータス管理が煩雑だったりなど、業務効率の面で課題を抱えていました。

電子契約の導入によって、出社する機会をほとんどなくすことに成功し、ペーパーレス化も実現でき、業務効率の向上もできるようになっています。

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