タイムレコーダー導入後も作業の大変さは変わらなかった

市村様：私たちは、オフィス・商業ビルなどの超高層ビルや病院、倉庫等の構造設計を主に手がけ、免震構造により、社会の安心・安全を支えていくことをミッションとしています。

現在の従業員数は13名です。個々がプロジェクト進める形式であり、現場に直行・直帰するケースも多いため、各自の進捗や勤務実態を把握しにくい状況がありました。勤怠管理は総務職員1名が担当し、給与計算は私が担当していますが、当初はどちらも紙ベースで収集しExcelに手入力する形でした。

作業効率を上げるため、4年前にUSBでデータを取り込める電子タイムレコーダーを導入、また3年前にマネーフォワード クラウド給与を導入しました。しかし、給与計算は効率化できても、月初の勤怠集計・入力作業の大変さは変わりませんでしたね。直行や出張のために打刻ができていなかったり、打刻忘れをすることもあり、その度にタイムカードを書き直してもらわなければなりませんし、給与計算ソフトに直接データを入力できず、結局勤怠データは手入力が必要でした。

残業状況を把握できず、有休の残数管理も翌月の確認に

また、タイムレコーダーでは各自の残業状況をリアルタイムで把握できず、月末の締め日になって作業負担が偏っていたことが判明するという問題もありました。有給休暇の申請も紙で行っていたので、こちらの残数管理も1ヶ月後にずれ込んでいましたね。

国の働き方改革による残業規制や有休取得義務への対応が翌年に迫る中、「今のやり方では対応できない」と考え、クラウドの勤怠管理システムの導入を検討することにしました。

3日かかった作業が1日以内に短縮。従業員全体の残業も削減

導入後、月初の作業効率は飛躍的にアップしました。以前なら、勤怠集計から給与計算までに実労働で3日はかかっていたものが、1日もかからず終わるようになりました。有給休暇の申請・承認もシステム内で完結できますし、残業状況もリアルタイムで把握できます。残業時間数などに応じたアラート表示もされるので、働き方改革への対応も負担なくできました。

それに、作業を担当する私たちだけでなく、従業員のみなさんにとっても効率化ができるようになったと感じます。タイムカードの書き直しや、各種申請にかかる手間がなくなったことはもちろんですが、何より、一人ひとりが稼働時間を意識しながら働くようになりました。上長と共に、本人も残業時間数をリアルタイムで確認できるので、「今月は残業が多いからもっと効率化しよう」「誰か手の空いている人に頼ろう」「来月は残業を抑えるために仕事のペース配分をしよう」など、個々の意識が大きく変化しています。より自律的に“自分の働き方”を考えてくれるようになったと感じますし、結果的に会社全体の残業時間削減につながりました。