前払対応の負担と機会損失が課題に。掛け払い導入で改善をめざす

――会社の概要と事業内容について教えてください。

網本様：当社はリクシルの100％子会社として2002年に設立され、タイルの販売を専門に事業を展開しています。社員数は54名で、東京本社に加えて札幌・名古屋・大阪・福岡に営業拠点を構え、全国規模で活動しています。

まず、主な営業活動先は商業施設、マンションやホテルを手掛ける設計者様、デザイナー様、ハウスメーカー様の住宅案件等ですが、販売先は主として取引口座を持つ代理店様となります。しかし、一部取引口座を持たない内装業者様や施工業者様は、従来までは前払取引のみでしたが、現在ではマネーフォワードの掛け払いサービスも大いに活用しています。

――ご担当者様の担当業務・ご経歴について教えてください。

盛様：私は経営管理部に所属していて、債権管理、与信管理、内部統制といった業務を中心に、会社全体の業務効率化や働き方の改善などにも携わっています。

網本様：私は取締役として、企画部と経営管理部の部長を兼任しています。商品の企画や調達、在庫管理、マーケティングなどの領域と、経営管理部としては人事総務、事業戦略、経理などバックオフィス全般の責任者です。もともとは一級建築士として、リクシルで商品企画やマーケティングに20年ほど関わっていて、関係会社に異動してからは事業企画や経営管理も担当してきました。そしてダイナワンに移った後、人事や経理にも携わるようになりました。

――掛け払い対応に関わっている社員の所属部署、役割について教えてください。

盛様：掛け払い対応は私ひとりで担当しています。債権管理や請求書の発行、入金管理も含めて、全国すべての営業所の分を、本社で一括して対応しています。

――以前はなぜ前払を行っていたのか、どのような取引相手に対して、月何件ほどの前払が発生していたのか詳しく教えてください。

盛様：以前は、新規の取引先様やスポットのお客様との取引が発生した際、基本的に前払取引で対応していました。継続的な取引が見込めず、口座を開設するほどではないケースが多かったため、その都度前払取引での対応を行っていた背景があります。

しかし、すぐに入金をお願いできるわけではなく、まずは社内ルールに従い、取引先様の規模や信用状況を確認し、請求書を発行したのち入金確認できてから出荷する流れでした。そのため、取引先様の確認から入金確認までに1週間ほど要することもあり、納期の遅れにつながるケースもありました。

スポット取引の件数も多く、たとえば2023年度は年間で439件にのぼりました。会社単位ではなく取引単位でカウントしていたため、同じお客様でも追加発注ごとに請求書を分けていたことも、件数がかさむ要因となっていました。

また、各営業所の営業担当が請求書を作成し、紙の請求書に社印を押して取引先様へ原本を郵送、本社への集約はファックスという、アナログな運用が続いていました。
現在はクラウドサービスを導入して、請求書の回覧・承認をオンラインで完結できるようになりましたが、営業所ごとにExcelで請求金額を一覧管理していた時期もあり、業務効率化が求められていました。

――マネーフォワードの掛け払い導入前の課題について教えてください。

網本様：当時は、前払取引がお客様にとって大きな負担になっていると感じていました。施工完了前や納品前に支払いを求めることは、心理的にも金銭的にもハードルが高く、実際に取引に至らなかったケースもありました。肌感覚ではありますが、機会損失は全体の年間取引件数の1割〜1割5分ほどあったと思います。

マネーフォワード導入後は掛け売りが可能になり、これまで取引が難しかったお客様とも継続的なお付き合いができるようになりました。新規取引の増加も、その効果の一つです。

管理面でも課題がありました。前払取引は経営管理部だけでなく、営業担当者にも負担がかかっていて、債権回収や入金管理に時間をとられていました。営業からは「早く取引先の商品を発送したいのに、入金確認や前払処理が終わらず出荷できない」といった声もあり、ストレスになっていたと思います。こうした生産性の低い業務の負荷を減らし、本来の営業活動に時間を使ってほしいという思いがありました。なお、未回収のリスクはもともと少なかったものの、だからこそ確実に業務の負荷や煩雑な作業を削減したいという意識はありました。

業務改善を目指して検討を開始。最終的に選んだのは信頼感

――どのような流れで掛け払いサービスを比較検討しましたか？他社比較のご状況も教えてください。

盛様：社内で「前払の対応をそろそろ見直したいよね」という話が出てきたのがきっかけです。業務改善につながる方法を探そうということで、いろいろ調べ始めました。

網本様：まず、他社の掛け払いサービスも含めて情報収集を開始しました。ちょうど親会社のLIXILが、別のサービスを利用していたこともあって、私自身もそれを参考にしながら比較検討を進めました。もちろん、LIXIL側からセキュリティ面の条件などはありましたが、基本的には当社で自由に検討して問題なかったため、必要な情報を収集して選定を行いました。

――マネーフォワードの掛け払いを導入した決め手について教えてください。

盛様：固定費や初期費用がかからなかった点が大きかったです。利用するうえでのハードルが低く、コスト面でも導入しやすいと感じました。特に、手数料など月額費用が抑えられていた点は、当社にとって魅力的でしたね。

網本様：最終的には、マネーフォワードの営業担当者の方の対応が決め手になりました。とても丁寧に説明していただき、こちらの事情や課題もよく理解したうえで提案していただいたのです。導入後のサポートについても具体的に説明があって、信頼して任せられると感じたのが大きかったですね。

現場の負担を軽減できて取引数・売上の向上にも貢献

――掛け払いサービスを利用した感想を教えてください。後払いに変えたことで感じている効果はありますか？

盛様：まず、与信の仕組みが非常にわかりやすくて助かっています。一度、与信枠を設定しておけば、毎月の上限金額も可視化されますし、社内共有しやすいので、営業ともスムーズに連携がとれています。
また、以前は前払対応に最大で1週間近くかかっており、対応完了後に出荷していたのですが、導入後は最短で即日出荷できるようになりました。請求書も分割せずに統合できるようになり、管理面でもかなり効率が上がっています。その結果、前払取引そのものも導入から2年で約4割減少しました。

何より、新規のお客様との取引が増えたという点が大きいですね。前払取引の負担がなくなったことで、これまでアプローチしにくかった企業との取引が生まれ、結果として売上にもつながっています。売上の金額以上に、取引先が増えたという実感があります。社内でも若手社員が積極的にシステムを使ってくれていて、運用の定着も進んでいると思います。

操作面についても第一印象で「シンプルだな」と感じました。売上データは当社で別に管理しているのですが、そのデータを参照してマネーフォワード側のシステムに入力しています。現在は転記作業をしていますが、入力側の画面の操作感も直感的で使いやすいです。

網本様：営業側から見ても、前払取引の手続きが必要なお客様に対しては、二の足を踏んでしまうケースがありました。しかし、マネーフォワードを導入してからは、取引にかかる工数やストレスが減ったことで、新しい取引先様にも積極的にアプローチできるようになりました。結果的に売上も伸びていて、営業の感覚としては1割5分ほど伸びたように感じています。

――管理部の実務担当、管理者それぞれの変化はいかがでしょうか。

盛様：入金確認にかかるやり取りが減ったことで、精神的にも業務量の面でも負担が軽減されたと感じています。以前は、営業担当者から「入金ありましたか？」と電話が頻繁に入り、そのたびに銀行の画面を確認していました。特に受注の締切が午前中のため、「10時までに入金があるかどうか」と聞かれることが多くて、午前中に電話が集中していました。今はそうした電話対応もほとんどなくなり、請求書の枚数も減ったことで、売上チェックの時間も大幅に削減できています。

網本様：私は管理者として、常に全体の生産性向上を意識しています。営業の行動を見ていると、思いのほか内勤作業に時間を使っていることがわかり、そのあたりを削減できないかと模索してきました。今回の導入によって、営業の無駄な工数が明らかに減り、効果を感じています。今後も継続的に改善していきたいですね。

営業現場が実感。マネーフォワードは「小口取引にもってこい」の掛け払いサービス

――今後のチーム体制や業務についてお考えになっていることがあれば教えてください。

網本様：今後はオンラインビジネスにも注力していきたいと考えていますし、BtoC領域への展開にもチャレンジしていきたいですね。マネーフォワードの掛け払いは現状、BtoB中心ですが、今後はBtoC向けにも柔軟な後払い対応ができるとありがたいと感じています。

盛様：最初はコスト面が導入の大きな要素でしたが、利用してみて業務効率の向上、生産性の向上、情報共有の迅速化を実現といった効果を実感できています。与信審査は非常にスピーディーに対応してもらえていて、その点も大きなメリットだと感じています。今後も新規顧客獲得に貢献できると考えています。

――ご導入を検討している企業様に、導入におけるメリットやお勧めしたい機能・使い方等コメントがあれば教えてください。

盛様：操作性がとてもシンプルで、直感的に使えるシステムだと思います。複雑な操作や修正が難しいシステムもありますが、マネーフォワードは情報の取り出しや社内共有もしやすく、継続的に運用していくうえでは非常に使いやすいと感じています。特に、マネーフォワードは与信の返答が早いため、『小口取引にもってこい』だと思います。ぜひ一度使ってみていただきたいですね。