チームワークを支援するグループウェアの開発・販売・運用を行なっています。

御社の事業内容を教えてください。

「チームワークあふれる社会を創る」という企業理念のもと、『kintone』『サイボウズ Office』『Garoon』『メールワイズ』といったグループウェアを開発・販売・運用しています。また、チームワーク強化メソッドの研究・開発・提供も行なっています。

主に、直接契約のお客様のクラウドサービス及びパッケージ版のグループウェアご利用費用の請求業務において、マネーフォワード 掛け払いを利用させていただいています。

販売件数の増加に伴い、社内請求業務の工数増大が大きな課題になっていました。

なぜ請求代行の導入を検討されたのですか？

コロナ禍でリモートワークが普及し、DXも推進される中で、当社のサービスの販売件数も増加しています。一方で、販売件数に比例して、入金処理や催促業務にかかる工数が増えていました。具体的には、月間で1万件を超える入金処理、金額相違のお客様への対応、500件以上の催促メール送付、返信対応などです。販売件数が増えるのにつれて、こういった業務負荷が増大していくことへの課題感が強くありました。

そのため、請求から催促までを一貫して委託できるサービスの導入を検討しました。

社内基幹システムとの連携がスムーズである点と、信頼度で導入を決定しました。

マネーフォワード 掛け払いを選んだのはなぜですか？

社内で請求代行サービスをリサーチし、マネーフォワード 掛け払いを含めた3社ほどに候補を絞った上でコンペにて提案していただきました。

その際、「業務工数の増加を解消できるか」「会社の信頼性があるか」「社内基幹システムとの連携・開発がスムーズか」という点と「導入コスト」を合わせて複合的に評価・検討し、マネーフォワード 掛け払いに決めました。

特に社内システム部門では、APIなどの技術情報が整理・公開されており、APIを用いたシステム連携が容易である点から、マネーフォワード 掛け払いのシステムが最も高く評価されていました。

入金処理や催促に関わる作業工数を、100分の1以下に軽減することができました。

マネーフォワード 掛け払いを導入していかがでしたか？

今回のマネーフォワード 掛け払いの導入に関しては、社内基幹システムとの連携、及び会計に直結する請求業務の委託という意味で、創業以来の大規模なプロジェクトでした。そのため、既存のお客様に変更点をご理解いただけるか、システム移管作業に漏れが生じないか、APIによる情報処理が障害なく動作するかなどの不安は多くありました。

実際には、システム連携の部分も障害なく進めることができており、全体を通してスムーズに移管することができました。

また、カスタマーサクセスチームの方に適宜フォローしていただいたので大きなトラブルもなく、導入後も丁寧にサポートしていただけています。
作業工数の削減に関しては、請求書の発行の部分は、従前から自動処理していたため導入前後で大きな業務フローの変化はありませんでした。ただし、その後の入金処理や催促などの作業を大幅に軽減することができています。

具体的には、入金処理については、振り込んでいただく際の金額違いなどによるお客様確認対応件数が多かったので、その部分がなくなったのはかなり大きいと思っています。また、催促についても、メールをお送りした後の返信は1件ずつの手作業で対応しなければならず、かなり工数がかかっていたのですがその部分がなくなったので、今は本来注力したい業務に集中できるようになっています。加えて、口座振替依頼の手続きもおまかせできているので、依頼書の管理もなくなり、出社の必要もなくなりました。

結果的に、今回のマネーフォワード 掛け払いの導入によって、入金処理や催促に関わる作業工数が100分の1以下に軽減することができています。

また、今後電子帳簿保存法についてのお問い合わせが増えてくるかと思いますので、その際には『マネーフォワード 掛け払い インボックス』を請求書の保管先としてご利用いただけるよう、ご案内していければと思っています。

請求業務を一括で委託し、本来の業務に集中することをおすすめします。

最後に、今後の展望と導入を検討されている企業様へのメッセージをお願いします。

私達が所属する「セルポート部」というのは、「セールス」と「サポート」を掛け合わせた独自の造語です。営業担当が売ることに集中できるように、受注処理や見積処理に加え、顧客ニーズに合わせた提案を検討したり、お客様からの問い合わせによりスピーディーに対応できるような体制を整えるなどの役割があります。

従来は、入金や催促などの業務量に圧迫され本来の業務に集中することが難しい状況でしたが、今回マネーフォワード 掛け払いを導入し請求関連業務を自動化することで、本来注力すべき業務にリソースを集中させることができるようになりました。これから営業活動をより加速することで、国内だけでなく海外も含めたより多くのお客様にクラウドサービスを提供したいと考えています。

マネーフォワード 掛け払いは、入金処理や催促業務の業務効率を改善されたい方には特におすすめです。また、新規契約のお客様には当初からマネーフォワード 掛け払いでの請求をご案内できる一方、既存のお客様には振込先口座の変更やそれに伴うご案内などが生じるので、できる限り早い時期に導入されることをおすすめします。