経費精算におけるマネーフォワード クラウド導入事例／他社システムからの乗り換えで、経費精算にかかる時間を全社で25％削減！

今回はマネーフォワード クラウド経費、クラウド経費BPO、マネーフォワード Pay for Businessを導入し、経費精算の業務効率化を実現した事例をご紹介します。導入先は、YouTuberやTikTokerをはじめとした、クリエイター支援事業やコンテンツ制作事業などを展開している、株式会社BitStar様です。

■本事例のポイント

はじめに、本事例における導入前の課題と、マネーフォワード クラウド活用のポイントを以下3点にまとめました。

１．以前の経費精算システムでは、領収書などの証憑は紙で提出してもらう必要があり、書類を取りまとめる手間が発生していた
マネーフォワード クラウド経費の導入で、領収書はPDFや画像データをアップロードすればOKとなり、書類の回収が不要に

２．申請された経費科目の妥当性確認や、領収書と申請内容の突合せチェックなどに手間がかかり、専任担当者を一人設けて対応していた
クラウド経費BPOの導入で、経費科目の妥当性確認や領収書と申請内容の突合せなど、細々とした経費精算業務を外注で対応できるように

３．以前利用していたコーポレートカードは、追加カード発行の申し込みをしても手元に届くのが遅く、従業員から依頼があってもスムーズにカードを配布できなかった
マネーフォワード Pay for Businessの導入により、バーチャルカード（実物のカードを発行することなく、カード番号や有効期限など決済に必要な情報のみを発行する仮想のカード）を即時発行できるようになり、従業員の依頼にスムーズに応えられるように

■導入前の課題

紙の領収書の回収や申請内容のチェックなど、細々した作業が負担に

以前は他社の経費精算システムを利用していた同社。経費の申請はシステム上で行えたものの、領収書などの証憑は紙で提出してもらう必要があったため、月末には従業員から提出された領収書の取りまとめ作業が発生していました。

また、申請された経費科目の妥当性確認や、領収書と申請内容の突合せチェックなど、細々した作業も多く、そのための専任担当者を一人設けて対応する必要がありました。

■導入検討のきっかけ

会社が成長して従業員数が100名を超えたあたりから経費精算のボリュームが一気に増加。事務作業の負担も重くなってきたため、経費精算システムの切り替えを決定しました。

■マネーフォワード クラウド導入の決め手

新たに導入するシステムは、担当者が前職で使用していたマネーフォワード クラウド経費に決定。さらに、あわせてクラウド経費BPO、マネーフォワード Pay for Businessの導入も決定しました。それぞれの導入理由は以下のとおりです。

・マネーフォワード クラウド経費
前職で使用し、うまく業務が回っていたことが決め手に。特にスマートフォンアプリで経費の申請・承認できる点が好評で、以前の経費精算システムのアプリよりも使い勝手が良く、経理部側だけでなく従業員側にもメリットが大きいため、稟議もスムーズだったようです。

・マネーフォワード クラウド経費BPO
経費科目の妥当性確認や領収書と申請内容の突合せなど、困っていた細々とした経費精算業務を外注できることが決め手に。

・マネーフォワード Pay for Business
元々は他社のコーポレートカードを利用していたものの、マネーフォワード クラウド経費への利用明細のデータ連携が遅いことや、カードの追加発行に時間がかかることが課題でした。

マネーフォワード Pay for Businessなら、マネーフォワード クラウド経費への決済データの連携がリアルタイムになることや、追加のカード発行が素早く、バーチャルカードならすぐに使えることが決め手となり、追加で導入を決定しました。

■導入後の効果

マネーフォワード クラウド経費を導入した結果、以下のような効果がありました。

効果①：会社全体で経費精算にかかる時間を25%削減！電帳法対応もスムーズに

・マネーフォワード クラウド経費、クラウド経費BPOの導入により、経理部、従業員双方の業務負荷が削減され、会社全体の経費精算業務の効率化につながりました。

・マネーフォワード クラウド経費の導入で、以前は紙で回収していた領収書もPDFや画像データをアップロードすればOKとなり、経理部は紙の領収書を回収する手間が不要に。

また、スマートフォンアプリにより領収書データを手軽に登録＆承認できるため、従業員の作業スピードも向上

・クラウド経費BPOの導入により、経費科目の妥当性確認や領収書と申請内容の突合せ確認など、細々とした業務を外注で対応できるようになり、専任の担当者の充当が不要に。

マネーフォワードのBPOサービス担当者とは適宜コミュニケーションをとり、自社の業務や経費科目に対する理解を深めてもらうことで、利用当初よりオペレーションがかなり洗練されてきているとのこと

・また、マネーフォワード クラウド経費は、スキャナ保存やタイムスタンプなど電子帳簿保存法対応に必要な機能を備えており、スムーズに電子帳簿保存法への対応を進められた

効果②マネーフォワード Pay for Businessの利用で、従業員のさまざまな経費精算ニーズに柔軟に対応

・マネーフォワード Pay for Businessの導入により、カードの利用明細がマネーフォワード クラウド経費へリアルタイムに反映されるように

・カード発行が早く、かつバーチャルカードは管理画面上で即時発行できるため、従業員からカード発行の依頼があった際にすぐに応えられるように

■まとめ

今回は、マネーフォワード クラウドを導入し、経費精算業務を効率化した事例を紹介いたしました。

導入を行ったBitStar様は「経費精算や経費利用に関しては、今後もさまざまなニーズが経理部門に寄せられると思います。これからもマネーフォワード クラウドのさまざまなサービスを上手に活用することで、ビジネスのニーズにうまく応えられる経理部でありたい」と語っています。

本事例のインタビュー記事全文はこちら