クラウドストレージとは？導入メリット紹介や各サービスの機能比較も！

クラウドストレージとは、オンラインストレージとも呼ばれ、使用しているデバイスではなくインターネット（クラウド）上にファイルを格納するソリューションです。複数人でファイル共有が容易に行える点や、容量変更の柔軟性が高いことから、業務効率の向上やペーパーレス化を推進する効果が期待できます。また、クラウドストレージは強固なセキュリティで守られており、安全性の高いものが多いです。本記事ではクラウドストレージの導入メリットと代表的なサービスの機能比較を紹介します。

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは、インターネット上にファイルを格納するソリューションです。インターネットに接続されていれば、デバイスや場所を問わずアクセス可能な点が特徴で、昨今普及が進んでいるテレワークにも適しています。

また、ファイルがインターネット上にあることから、社内外の方とのファイル共有が簡単に行えるだけでなく、共同編集機能によって効率よくファイル編集が可能です。データ容量が柔軟に変更できる点もメリットの1つです。

さらに、クラウドストレージは高いセキュリティを誇るソリューションが多く、安心して使用できます。ストレージの実体が遠くにあることから、災害時のバックアップとしても役立つでしょう。

クラウドストレージを導入することのメリット

クラウドストレージを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。3つのポイントで解説します。

テレワークの業務効率化

昨今の新型コロナウイルスや働き方改革の影響で、オフィス以外の場所で働くテレワークが普及してきています。クラウドストレージはインターネットに接続していればアクセス可能なため、テレワークとは非常に相性がよいです。

また、テレワークでは同僚や顧客から離れた場所で働くことになるため、ファイルのやり取り1つにも苦労しがちです。しかし、クラウドストレージであれば、ファイルがある場所を伝えるだけですぐに共有できます。

また、共同編集機能を使えば、いちいち誰かが編集するたびにメールでファイルを送るといった手間も不要なので、業務効率も改善されるでしょう。

デバイスに依存せずファイルを参照可能

クラウドストレージではインターネット上にファイルが存在するため、デバイスに依存せずにファイルを参照可能です。たとえば、会社のデータを参照するためだけに、わざわざパソコンを持ち帰らなくても、自宅にあるパソコンからでもアクセスできます。（ただし、会社からの許可は必要）

また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからアクセスできる点もメリットだといえるでしょう。サッと確認したい議事録やノートの格納にも適しています。紙に印刷する機会も減るため、ペーパーレス化の推進につながるでしょう。

社外とのファイルのやりとりもかんたん

社外の方と機密情報をやり取りする際には、セキュリティに注意する必要があります。クラウドストレージは一般的に強固なセキュリティで守られていることから、機密情報のやり取りも安心して実施できる点が魅力です。

共有方法はファイルにアクセスするためのURLと、必要に応じてパスワードを伝えるだけです。もちろん、社外の方との共同編集も可能なため、顧客やクライアントとより密な連携が取れるようになるでしょう。

主なクラウドストレージの機能比較

ここでは代表的なクラウドストレージである、Google Drive、Dropbox Business、BOXについて、機能の比較を行います。選び方の参考にしてください。

容量と価格

Google Driveは30GBから必要に応じて容量が増やせるプランまで、幅広いプランを提供しているのが特徴です。上位プランでは高度なセキュリティ機能や、大人数でのビデオ会議も可能になります。

Dropbox Businessは個人向けのProfessionalプランがあるのが特徴です。1人から契約することができ、個人事業主の方でも気軽に使えます。

BOXは容量が無制限のプランがあり、データ量が大きい仕事を行う方にピッタリです。1ファイル当たりの容量は制限されていますが、ディスクの残容量を気にせず業務に集中できるのはありがたいのではないでしょうか。

セキュリティ

セキュリティ対応については、各社とも横並びになっています。不正アクセスを防ぐための2段階認証やデータの暗号化、閲覧制限や編集制限の設定、端末紛失時のアクセスブロックなどは、どのサービスでも利用できるため安心です。

ファイル復元

誤って大事なファイルを消してしまったり、編集してしまったりするトラブルは、誰にでも起こりうるものでしょう。クラウドストレージサービスはファイルの復元やバージョン管理が可能なため、このような事態にも対処できます。

すべてのサービスがバージョン管理に対応していますが、ファイルの復元が可能な期間には差があります。

ファイル復元可能な期間では、Dropbox Businessの180日が抜きんでています。

独自性

Google Driveは単なるクラウドストレージではなく、グループウェアであるGoogle Workspaceの一部として提供されているのが特徴です。個人でもよく使われるGmailやGoogleカレンダーに加え、ワードやエクセル、パワーポイントなどに相当するツールや、オンライン会議サービスのGoogle Meetも利用でき、業務効率の改善をトータルでサポートしてくれます。

Dropbox Businessは独自の自社インフラ網と特許技術により、いつでも安定した速度や信頼性を実現しています。ビジネスにとって、いつでも安定して使えることは非常に重要です。また、1ファイル当たりの容量が無制限であったり、削除後180日間ファイル復元が可能であったりする点もうれしいところでしょう。

BOXはBusinessプラン以上であればストレージ容量の制限がないことが一番の特徴といえます。ディスク容量が不足する度にファイルを整理するという作業が必要なく、業務に集中することが可能です。また、全世界でセキュリティに関するトラブルがこれまで発生していないそうで、その信頼性の高さもメリットだといえるでしょう。

主なクラウドストレージの機能比較について、より詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

まとめ

本記事ではクラウドストレージについて、導入メリットの紹介と代表的なサービスの比較をしました。今後もテレワークはさらに普及が進むとみられ、クラウドストレージの利用頻度もますます高まることでしょう。本記事を参考に、最適なクラウドストレージサービスを選んでもらえれば幸いです。

よくある質問

クラウドストレージとは？

インターネット上にファイルを格納するソリューションで、デバイスや場所を問わずアクセス可能な点が特徴です。

クラウドストレージを導入することのメリットは？

テレワークを業務効率化できる、デバイスに依存せずファイルを参照可能、社外とのファイルのやりとりも簡単、といった点が挙げられます。

主なクラウドストレージの機能を比較すると？

容量と価格、セキュリティ、ファイル復元、独自性といった点でそれぞれ特徴があります。